Вирішення проблем з документацією, бухгалтерією та звітністю в ІП
Спрощена система оподаткування для мене як ІП – штука дуже зручна: я начебто можу не морочитися всілякою паперовою звітністю, а просто перераховувати раз на квартал 6% з усіх надходжень – ось і вся звітність.
Звичайно, все це можна робити в Word або Excel, вбиваючи в шаблони відповідні дані - деякий час я так і робив. Але потім прагнення все оптимізувати змусило шукати розумніші рішення ведення справ зі свого ІП, і я почав вивчати різні системи звітності та ведення бухгалтерії для індивідуальних підприємців та малого бізнесу. При цьому цілком очікувано виявилося, що використання подібних систем дуже помітно заощаджує мені час – за рахунок автоматизації багатьох завдань, якими доводиться постійно займатися.
Тема ця – просте та ефективне ведення справ малого бізнесу, – наскільки я знаю, цікавить багатьох моїх читачів, тому я планую зробити кілька оглядів подібних систем, які вивчав для вирішення своїх завдань.
Сьогодні розглянемо систему, яка мені зараз подобається найбільше, - це "Бухгалтерія. Контур" (колишня "Ельба").
При вивченні перед цією (і іншими розглянутими) системою ставив такі завдання.
- Ведення всієї моєї документації (договори, рахунки, акти).
- Відстеження та ведення звітності до ФСС, ФНП та ПФР (ось це для мене завжди було найскладніше).
- Ведення моєї внутрішньої звітності.
- Вирішення різних бухгалтерських завдань.
Крім вирішення всіх вищезазначених завдань від системи була потрібна простота як в освоєнні, так і в роботі. Тому що я всіма справами свого ІП займаюся сам, але при цьому майже нічого не розумію ні в бухгалтерії, ні у звітності, ні у всякихОКПО ККД КПРС і ЗКУД, ІПН мені в дишло! Значить, система повинна розуміти за мене, інакше навіщо вона взагалі потрібна правильно?
Щоб огляд був досить наочним, давайте просто створимо нового індивідуального підприємця в системі та зімітуємо його бурхливу підприємницьку діяльність.
До речі, система взагалі платна (ціна залежить від обраного набору послуг), проте дозволяє спробувати роботу з системою безкоштовно, а крім того, там передбачено хоч і обмежений, але повністю безкоштовний тариф. Ну і також є демоверсія – для тих, хто не хоче реєструватись, щоб спробувати систему в роботі.
Особисто мене безплатність не хвилює - за хорошу систему треба платити, так що без проблем - аби робила, що потрібно.
Гаразд, тепер давайте дивитися, як це все працює.
Після підтвердження e-mail отримуємо доступ до системи, логінимось і відразу вирушаємо заповнювати реквізити свого ІП – без цього роботу не розпочати.
Перша закладка – "Реквізити для звітності".
Друга закладка – "Реквізити для бізнесу".
Причому в налаштуваннях для бізнесу можна завантажити свій друк з підписом, логотип і прайс-лист.
Друк та підпис у процесі завантаження акуратно підганяються – ви завжди можете вибрати найкращий варіант.
Також там є така зручна річ, як бізнес-візитка, яку можна надсилати діловим партнерам.
Тепер йдемо в основну закладку нашого особистого кабінету. Там - надходження та списання, завдання, документи.
Ідемо в закладку "Договір". Там можна створити новий договір, вставивши текст зі своїми пунктами у заготовлену форму, а можна викликати готовий шаблон.
Меніготові шаблони не підходять, тому створюємо новий договір. З'являється така форма (клікабельно).
При заповненні поля "Клієнт" пропонується відразу запровадити реквізити клієнта, після чого вони збережуться в базі та одночасно потрапляють у договір.
Якщо заповнюється поле "Назва замовлення", то договір зберігається в конкретному замовленні і потім можна додавати й інші відповідні документи - рахунок, акт і так далі.
Після збереження договору можна відправити клієнту, роздрукувати, змінити.
Та й створений документ з'являється у списку.
Тепер із цього договору треба виставити рахунок. Створюємо новий рахунок.
Ось готовий рахунок.
І це можна відразу відправити клієнту.
Приходить рахунок у форматі PDF ось у такому чудовому вигляді.
Як тільки оплата за рахунком надійшла, ви можете занести це надходження по банку та зв'язати його з цим рахунком.
Отримуємо акт, надсилаємо його клієнту.
Після підписання клієнтом виставляємо статус "Підписано" - і все замовлення закрито.
Тепер створюємо новий договір, причому, що зручно, його можна створити на основі вже існуючого договору.
Зробили повний комплект, одержали гроші.
У системі ведеться база клієнтів та постачальників, яку можна заповнювати окремо (а можна під час створення документів).
За клієнтом можна заповнювати різну інформацію - контактну особу тощо.
Давайте внесемо туди нового клієнта, взаємини з яким будуються без будь-яких документів, чи мало, може, це теж ІП зі спрощенкою.
Цей клієнт зробив замовлення тасплатив його. Вносимо гроші без жодних договорів.
Ну і тепер переходимо до розділу "Гроші" і дивимося всі наші вражаючі фінансові потоки.
Тепер йдемо до розділу "Звітність" і дивимося, що там від нас потрібно.
Ми не сплатили страхові внески до пенсійного фонду. Добре, давайте сплатимо – натискаємо на посилання.
Нам показують суму платежу, при цьому ми можемо вибрати вид оплати - через інтернет-банк, за допомогою платіжного доручення, квитанцією Ощадбанку, або ж можна сформувати платіжку в системі, щоб потім сплатити це все одним скопом.
Зрозуміло, щоби сформувати правильний документ, спочатку треба буде заповнити реквізити для сплати страхових внесків.
Якщо у вас є якісь неоплачені платежі та податки, які були до реєстрації в системі, їх можна викликати, вручну ввести суму надходжень за відповідний період, після чого система підготує відповідну платіжку.
Якщо підприємство має співробітників, то інформацію щодо них та виплати можна занести до спеціального розділу.
У списках завдань відразу з'являться платежі внесків із зарплати до пенсійного фонду.
Ще один цікавий розділ - "Шпигунство". Насправді це, звичайно, ніякий не шпигунство, а просто якщо вам потрібно перевірити клієнта, в якому ви з якихось причин сумніваєтеся, то з його ІПН або ОГРН можна отримати витяг з державного реєстру. Робиться виписка автоматично, надходить за кілька годин.
Виписка являє собою довгу "простирадло", що починається якось так.
Там перелічені всілякі відомості з держреєстру, включаючивиди діяльності, ліцензії, громадянства, дати постановки на облік у податкових інспекціях тощо.
Ну, ніби й усе. На мою думку, система робить все, що мені потрібно як ІП, і побажань у мене до неї виникло дуже і дуже небагато: програма майже повністю влаштовує, я тепер справи свого ІП тільки там і веду. Тепер закінчилися файли Excel зі списком клієнтів та відстеження, скільки і коли вони перевели; про всі необхідні платежі мене тепер попереджають заздалегідь і видають готові платіжні доручення; я бачу всі свої фінансові потоки з ІП; з легкістю роблю готовий комплект документів на будь-яке замовлення. Зручно дуже зручно.
Скільки це все обходиться? Особисто мене влаштовує мінімальний тариф "Життя вдалося" - це 1800 рублів на квартал і 6800 рублів на рік. Ціна, на мій погляд, більш ніж розумна – це виходить лише 570 рублів на місяць. Часу та, відповідно, грошей ця система мені економить значно більше.