Витрати на відрядження важливі уточнення

Автор:Юлія Юр'єва, експерт МЦФЕР Держфінанси

Поїздки у відрядження – невід'ємна частина роботи багатьох працівників. По дорозі та у місці відрядження працівники змушені витрачати значні кошти на проїзд, проживання, харчування тощо. А бухгалтеру доводиться вникати у тонкощі оподаткування коштів, що виплачуються працівникам. Нагадаємо, у яких випадках потрібно утримати ПДФО, нарахувати страхові внески та які витрати можна врахувати при оподаткуванні прибутку.

Загальні правила оформлення відряджень

Зазначимо, що далеко не всі службові поїздки можна вважати відрядженнями. Відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ст. 166 Трудового кодексу РФ. Тому службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється в дорозі (наприклад, водіїв) або має роз'їзний характер, відрядженнями не зізнаються.В той же час вважається відрядженням:

На організацію, яка направляє співробітника у відрядження, покладається низка фінансових обов'язків. Працівнику треба відшкодувати (ст. 168 ТК РФ): добові; витрати на проїзд та наймання житлового приміщення; інші витрати, вироблені з дозволу чи відома організації.

З 2015 року суттєво спростилася процедура направлення співробітників у відрядження. Установа має оформляти їм відрядження і службове завдання. А працівники не повинні подавати звіт про те, що завдання виконане. Проте вести документообіг із метою внутрішнього контролю установа зобов'язана. Оформлення відряджень: документообіг за новими правилами >>>

при відрядженнях по території України –Постановою №729;
добові при закордонних відрядженнях – Постановою №812.

Далі розглянемо оподаткування витрат на відрядження.

Розрахунок добових

Витрати, що перевищують зазначені розміри, відшкодовуються за рахунок економії коштів, що склалася у процесі виконання бюджетного кошторису одержувача коштів федерального бюджету, коштів бюджетів державних позабюджетних фондів, а також плану фінансово-господарської діяльності федеральної держустанови.

Розміри добових, що виплачуються працівникам федеральних держорганів, державних позабюджетних фондів, федеральних держустанов при службових відрядженнях біля іноземних держав наведено у додатку № 1 до Постанови № 812. Їх розмір залежить від держави, куди їде співробітник.

ПДФО. До доходу працівника, що підлягає оподаткуванню, не включаються добові, виплачені в наступних розмірах (абзац десятий п. 3 ст. 217 НК РФ): 700 руб. на день – при відрядженнях по Україні; 2500 руб. на день – при закордонному відрядженні.

Податок на прибыль. Виплачені співробітнику добові враховуються у складі інших витрат, що з виробництвом та реалізацією (абзац четвертий подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При цьому законодавство не передбачає жодних лімітів за сумами, що можуть бути враховані при оподаткуванні прибутку. Однак треба мати на увазі, що видатками визнаються лише обґрунтовані та документально підтверджені витрати (п. 1 ст. 252 НК РФ). Тому установа обов'язково має мати: наказ про направлення у відрядження; проїзні документи, а при закордонному відрядженні – ксерокопія закордонного паспорта (сторінки з відмітками про перетин кордону); платіжка або «витратник», що підтверджують виплату добових.

Тому для підтвердження підійдуть будь-які первинні документи. Страхові внески. Вся сума сплачених добових звільняється від оподаткування страховими внесками.