Вказівка ЦБР від N 1116-У - Про порядок введення реквізитів документів на паперових носіях
Зі змінами та доповненнями від:
Інформація про зміни:
Дане Указування встановлює порядок введення в автоматизовані системи Банку України реквізитів документів на паперових носіях, на підставі яких скоєні операції відображаються на відповідних рахунках бухгалтерського обліку, реквізитів Розпоряджень на встановлення ліміту внутрішньоденного кредиту та кредиту овернайт (далі - документи) забезпечення інформаційної безпеки під час реалізації цього порядку.
Дія цього Вказівки поширюється на:
а) на всі установи, організації та підрозділи, що входять до системи Банку України та включені до Довідника БІК України (далі - УБР);
Інформація про зміни:
б) на такі види документів:
- Розрахункові документи, що надійшли до УБР від кредитних організацій (філій);
- Розрахункові документи, що надійшли в УБР від клієнтів, які не є кредитними організаціями;
- Розрахункові документи, що надійшли до УБР від інших УБР;
- розрахункові документи, сформовані безпосередньо в УБР, у тому числі за своїми операціями;
- документи, що є засобом для здійснення розрахунків між УБР при поштовому та телеграфному способах спрямування платежів;
- касові документи УБР;
- меморіальні ордери УБР;
- Розпорядження на встановлення ліміту внутрішньоденного кредиту та кредиту овернайт.
Введення реквізитів документів здійснюється з метою:
- Здійснення автоматизованої обробки документів;
- формування вихідних форм, що видаються внаслідок автоматизованої обробки документів;
- Відображення скоєних операцій на відповідних рахунках бухгалтерського обліку.
1. Введення реквізитівдокументів здійснюється за технологією "подвійного введення".
Технологія "подвійного введення" включає операцію введення реквізитів документів (первинне введення), яка виконується працівником, що здійснює функції оператора введення (оператор введення), і операцію контролю правильності введення реквізитів документів (контрольне введення), яка виконується працівником, який здійснює функції контролера введення (Контролер введення).
Процес "подвійного введення" реквізитів документів вважається завершеним, якщо документ, складений в результаті первинного та контрольного введення реквізитів, підписаний кодами аутентифікації (далі - КА) оператора введення та контролера введення.
2. Первинне введення та контрольне введення реквізитів документів здійснюються з одного примірника документа, оформленого відповідно до вимог нормативних актів Банку України. Використання у технології "подвійного введення" більше одного екземпляра документа не дозволяється.
3. Допускається поєднання однією робочому місці функцій прийому документів від клієнтів і первинного введення реквізитів цих документів.
5. Розміщення АРМ контрольного введення реквізитів документів у операційних залах УБР не дозволяється.
6. Оператор введення та контролер введення повинні мати унікальні персональні ключі для вироблення кодів аутентифікації.
7. Введення реквізитів документів та контроль правильності їх введення повинні виконуватись різними працівниками. Поєднання одним працівником функцій оператора введення та контролера введення при обробці тих самих документів не дозволяється.
8. На АРМ первинного введення оператором введення здійснюються такі операції:
8.1. уведення цифрових реквізитів документів;
8.2. уведення текстових реквізитів документів;
8.3. візуальна звірка введених цифровихта текстових реквізитів документів із цифровими та текстовими реквізитами документів на паперових носіях;
8.4. підписання документів, складених внаслідок первинного введення реквізитів, кодом автентифікації оператора введення.
9. На АРМ контролю введення контролером введення здійснюються такі операції:
9.1. перевірка правильності коду аутентифікації оператора введення;
9.2. уведення цифрових реквізитів документів;
9.3. автоматизована звірка цифрових реквізитів документів, введених оператором введення та контролером введення;
9.4. візуальна звірка введених оператором введення текстових реквізитів документів із текстовими реквізитами документів на паперових носіях;
9.5. підписання документів кодом аутентифікації контролера введення при позитивному результаті звіряння;
9.6. передача документів, складених у результаті первинного та контрольного введення реквізитів, з кодами аутентифікації оператора введення та контролера введення в автоматизовану систему для здійснення подальших операцій.
10. При негативному результаті звірки в присутності адміністратора інформаційної безпеки проводиться розбір ситуації, що виникла, і виконуються такі дії:
10.1. виправлення помилок контролером введення, якщо їх допущено з його вини;
10.2. повернення документів, складених у результаті первинного введення реквізитів, та документів на паперовому носії оператору введення для виправлення зроблених ним помилок.
11. При виявленні оператором введення або контролером введення виправлень, помарок та/або підчисток реквізитів документів на паперових носіях про це негайно доповідається керівництву УБР та керівництву підрозділу безпеки та захисту інформації УБР для ухвалення рішення про проведення службовогорозслідування.
12. Відповідальність за правильність введення реквізитів документів покладається на оператора введення, а результат контролю введення і своєчасність передачі в автоматизовану систему - на контролера вводу. Ця відповідальність встановлюється розпорядчим документом УБР.
13. Установою Банку України розробляється регламент взаємодії своїх структурних підрозділів щодо організації роботи за технологією "подвійного введення" реквізитів документів.
Регламент повинен, зокрема, відображати порядок передачі документів на паперових носіях:
- від працівника, який здійснює формування та/або прийом документів від клієнтів, оператору введення;
- від оператора введення контролеру введення;
- від контролера введення, працівникові, який здійснює брошурування бухгалтерських документів, проведених протягом операційного дня.
Передача документів від одного працівника іншому має здійснюватися під розписку у журналі. При цьому повинні фіксуватися кількість документів, що передаються, їх загальна сума, час і дата передачі. При необхідності, журнал може включати додаткову інформацію. Форма журналу та місце його зберігання визначається УБР.
Встановлений керівником УБР порядок взаємодії не повинен порушувати регламентовані нормативними документами Банку України правила здійснення операцій та їх відображення у бухгалтерському обліку.
- документів, що використовуються при здійсненні внутрішньорегіональних та міжрегіональних електронних розрахунків – з моменту його підписання;
- інших документів, зазначених у підпункті б) преамбули цієї Вказівки – з 1 травня 2003 року;
- документів, зазначених у підпункті б) преамбули цього Вказівки, реквізити яких вводитимуться у новіавтоматизовані системи - з моменту прийняття цих систем в експлуатацію, але не пізніше 1 травня 2003 року.
Голова Центрального Банку Укаїни