Втрачено трудовий договір, як діяти - Трудовий договір - Кадрова справа, Практичний журнал
Статті на тему
Втрачено всі трудові договори. Як роботодавцю їх можна відновити? Як правильно оформити дублікат трудового договору? Чи укладається трудовий договір наново? Працівник звернувся із проханням завірити йому копію трудового договору. Як правильно завірити цю копію? Яких санкцій чекати на роботодавця, який не видав на руки працівнику примірника його трудового договору?
Втрачено всі трудові договори. Як роботодавцю їх можна відновити?
У трудовому законодавстві безпосередньо не прописано порядок відновлення трудових договорів. Тому роботодавець може самотужки його розробити індивідуально для своєї компанії. Наприклад, скласти окремий локальний нормативний акт, присвячений цьому питанню, внести відповідну графу до Інструкції з кадрового діловодства (ст. 8 ТК РФ).
Заздалегідь можна зазначити, що якщо через будь-які причини відбудеться втрата оригіналу трудового договору, оформляється його дублікат (ГОСТ Р 7.0.8-2013). Одночасно необхідно вказати, на підставі яких документів відбувається оформлення і в які терміни.
До речі, роботодавець може визначити такий порядок: загублені оригінали трудових договорів можна відновити на підставі екземплярів, що є на руках працівників. Таким чином, якщо це право роботодавця буде прописано у внутрішніх нормативних актах компанії, законним буде протягом трьох робочих днів з моменту виявлення втрати зажадати у працівників їхніх трудових договорів. Роботодавець, керуючись ними, складе дублікати та поверне екземпляри працівникам. Подібні дії мають бути обмежені певними часовими рамками. Наприклад, роботодавець або кадровик як його представник зобов'язується все зробитипротягом робочого тижня.
У трудовому законодавстві не прописано терміни для складання дубліката трудового договору. Термін, отже, може бути будь-яким, але в межах розумного, а не розтягнутим на довгі місяці.
Роботодавець може додатково занести свої екземпляри трудових договорів до електронної бази. Тоді у локальному нормативному акті можна прописати, що паперові дублікати договорів складатимуться на підставі електронних документів. Значить, не доведеться вимагати у співробітників їхні екземпляри, що допоможе помітно знизити паперову тяганину.
Як правильно оформити дублікат трудового договору?
Якщо обидва екземпляри трудового договору втрачені, як правильно оформити його дублікати?
Повторимося, що у законодавстві немає встановленого порядку оформлення дубліката трудового договору. Роботодавець залишає за собою право самостійно його створити, прописавши в локальному нормативному акті.
При створенні порядку оформлення дублікатів кадровик не повинен забувати про такі обставини:
За правилами, оригінал трудового договору письмовій формі полягає у двох примірниках, у яких кожна зі сторін ставить свій підпис (год. перша ст.67 ТК РФ). Значить, і дублікати загублених документів теж мають бути оформлені та скріплені таким чином. Крім того, працівник обов'язково має розписатися на дублікаті роботодавця, завіривши цим підписом отримання свого примірника документа.
Відомості, зазначені у дублікаті, повинні відповідати змісту загубленого оригіналу трудового договору. Необхідні для укладання трудового договору відомості та умови, прописані у статті 57 Трудового кодексу.
Роботодавець може також відтворити ці відомості та умови, керуючись наказами про прийом на роботу,почерпнувши їх із трудової книжки, особистої картки або інших документів співробітника, що знаходяться в наявності.
Чи укладається трудовий договір наново?
У відділі кадрів заводу втрачено трудовий договір із працівником, співробітник також не знайшов свого примірника. Чи можна укласти трудовий договір наново, не оформлюючи його дублікат?
Відповідь ствердна. За відсутності у законодавстві норм щодо відновлення втрачених трудових договорів, роботодавець вільний у своїх діях під час вирішення подібної проблеми. Навіть якщо зникли обидва екземпляри, керівник цілком може створити і оформити новий трудовий договір з працівником, не вдаючись до виготовлення дубліката, проте не забуваючи при цьому про відомості та умови, які були прописані в загубленому першому документі (ст.57 ТК РФ).
Дату ставимо фактичну, на момент укладання та підписання договору, а окремим пунктом виносимо дату прийому співробітника на роботу. Настійно рекомендується включити до тексту нового договору позначку про те, що укладено та підписано він замість втраченого.
Працівник, який втратив свій екземпляр, просить роботодавця видати йому копію трудового договору. Чи зобов'язана компанія задовольнити прохання працівника?
Законодавчо встановлено, що у документи, пов'язані з роботою, роботодавець зобов'язаний видати працівникові копії з його письмовій заявою (ст. 62 ТК РФ). Оскільки перелік цих паперів відкритий, працівник має право зажадати копію трудового договору. Роботодавець зобов'язаний абсолютно безкоштовно протягом трьох робочих днів надати працівникові таку копію після подання заяви.
Може так вийти, що у відділі кадрів випадково, за непорозумінням, взяли у працівника гроші за виготовлення копії трудового договору. Негайно поверніть йому суму з вибаченнями.
Працівник звернувся із проханням завірити йому копію трудового договору. Як це правильно зробити?
Законодавчо встановлено порядок засвідчення копій (ГОСТ Р 6.30-2003), отже видана співробітнику копія трудового договору має бути засвідчена належним чином (ст. 62 ТК РФ).
Для правильного закріплення паперової копії необхідно в нижній частині аркуша після всіх внесених відомостей написати слово «Вірно» (без лапок та інших розділових знаків), вказати посаду уповноваженої особи, яка завірила копію, попросити її поставити підпис і розшифровку, проставити дату завірення документа (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).
Чи варто проставляти на копії договору печатку, вирішує роботодавець, але для надання документу юридичної значущості копія скріплюється печаткою.
На вимогу співробітника видати йому нотаріально засвідчену копію трудового договору роботодавець має право відповісти відмовою. По трудовому законодавству (ст. 62 ТК РФ) він не зобов'язаний видавати такі документи, якщо, звісно, подібне не прописано в локальному нормативному акті. За наявності такого запису роботодавець має виконати вимогу співробітника, у своїй оплатити послуги нотаріуса зі своєї кишені (ст. 62 ТК РФ).
Яких санкцій чекати на роботодавця, який не видав на руки працівнику примірник трудового договору?
Співробітника прийняли на роботу, він підписав два екземпляри трудового договору, після чого документи були передані керівнику на погодження. Пройшов деякий час, але співробітник так і не отримав назад свій екземпляр договору. Чи загрожує це покаранням роботодавцю?
Трудовий договір оформляється у двох примірниках. І якщо один документ знаходиться на зберіганні у роботодавця, то другий неодмінно передається на руки працівнику (ч. перша ст. 67 ТК РФ).
Норми трудового законодавства є обов'язковими до виконання. Якщо роботодавець порушує існуюче правило, мимоволі чи мимоволі, він може зазнати адміністративного покарання (ст. 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення).
За таке правопорушення загрожує штраф, посадових осіб – у вигляді від 1 тис. до 5 тис. крб., організація, крім штрафу від 30 тис. до 50 тис. крб., може бути піддана адміністративному зупиненню діяльності терміном до 90 діб.
Посадова особа, яка не передала співробітнику його екземпляр трудового договору і раніше чинила аналогічне правопорушення за цією статтею, може бути піддана дискваліфікації терміном від року до трьох років.
Під скоєнням аналогічного правопорушення розуміється як повторна невидача працівникові його екземпляра договору, а й скоєння іншого порушення трудового законодавства.