Втрата (псування) документів, необхідність відновлення, податкові наслідки (Орлова Е
Жодна компанія не застрахована від втрати чи псування документів, причому це може статися не тільки через пожежу, розкрадання, затоплення, крадіжки, аварії тощо. Іноді важливі документи просто губляться через людський чинник. Чи потрібно відновлювати втрачені та зіпсовані документи? І якщо потрібно, то як це правильно здійснити? Зробити копію, дублікат чи просто виписати заново? Бентежить і те, що відновлений екземпляр старого документа явно відрізнятиметься від паперів, що збереглися пожовклих від часу - і на це відразу зверне увагу будь-який перевіряючий.
Вимоги до наявності та забезпечення збереження документів
Відсутність первинних облікових документів, рахунків-фактур, регістрів бухгалтерського чи податкового обліку є одним із грубих порушень правил обліку доходів та витрат, об'єктів оподаткування, що тягне за собою стягнення штрафу за ст. 120 НК Україна (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ). За таке грубе порушення правил обліку, яке не спричинило заниження податкової бази, встановлено штраф у наступному розмірі: - 10 000 руб., якщо правопорушення скоєно протягом одного податкового періоду (п. 1 ст. 120 НК РФ); 5>Якщо внаслідок відсутності первинних облікових документів відбулося заниження податкової бази, розмір штрафу становить 20% від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 руб. (п. 3 ст. 120, п. 1 ст. 122, ст. 123 НК РФ). Неподання у встановлений термін організацією до податкових органів документів та (або) інших відомостей,передбачених законодавством про податки та збори РФ, за відсутності ознак податкових правопорушень, передбачених ст. ст. 119, 129.4, 129.6 НК РФ, тягне за собою стягнення штрафу в розмірі 200 руб. за кожний непредставлений документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Якщо роботодавець відмовився подати до територіальних органів ПФР або ФСС Україна затребувані ними документи (копії документів), на нього може бути накладений штраф у розмірі 200 руб. за кожен документ (ст. 48 Закону N 212-ФЗ). Організація повинна забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін. При цьому за організацію зберігання документів бухгалтерського обліку відповідає не головний бухгалтер, а керівник організації (ч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 29 Закону N 402-ФЗ). , Ч. 3, 4 ст.15.33 КоАП РФ): - у розмірі від 2000 до 3000 руб. - за порушення порядку та строків зберігання облікових документів; - у розмірі від 300 руб. до 500 руб. - за неподання документів та відомостей, витребуваних під час перевірки податковим органом, ПФР чи ФСС. У той же час керівник може передати свої повноваження співробітнику організації шляхом оформлення відповідного наказу (розпорядження). У цьому випадку уповноважений співробітник також відповідатиме за порушення порядку зберігання документації.
Чи потрібно відновлювати документи?
Які документи потрібно відновлювати?
Порядок дій при відновленні документів
Крок 1. Документальне підтвердження факту втрати документів
Крок 2. Створення комісії з розслідування причин зникнення, загибелі документів
При втраті первинних облікових документів керівникорганізації повинен створити комісію з розслідування причин їхньої зникнення, загибелі. За потреби для участі в роботі комісії можуть бути запрошені представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду. Такий порядок передбачено п. 6.8 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105, яке досі не діє у частині, що не суперечить Закону N 402-ФЗ (ч. 1 ст. 30 Закону N 402-ФЗ , Інформація Мінфіну України N ПЗ-10/2012). Вказаний порядок дій передбачено для випадків втрати первинних облікових документів. Але керуватися ним доцільно також у разі пошкодження чи втрати інших видів документів, оскільки інших правил не установлено. Створення комісії оформляється наказом з організації.
Зверніть увагу! Форми, які у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, далеко ще не всі були первинними обліковими документами. Закон N 402-ФЗ пред'являє вимоги виключно до первинних облікових документів. До них належать документи, що оформлюють факт господарського життя. У свою чергу факт господарського життя в бухгалтерському обліку пов'язується зі зміною фінансового стану організації (п. 8 ст. 3 Закону N 402-ФЗ). Тому якщо оформляється операція, що призводить до зміни фінансового стану організації, то в цьому випадку первинні облікові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог Закону N 402-ФЗ. документом є авансовий звіт. Тільки визнання керівником організації реальної заборгованості перед відрядженим працівником суми, яка витрачена ним у відрядженні та відображена уавансовому звіті, змінює фінансовий стан організації. А сам наказ про направлення працівника у відрядження ніяк не впливає на фінансове становище організації, він лише передує факту господарського життя.
Крок 3 (тільки для надзвичайних ситуацій). Проведення обов'язкової інвентаризації
Крок 4. Оформлення акта
Після встановлення причин втрати (псування) документів комісія за результатами своєї роботи складає акт, який затверджує керівник організації (п. 6.8 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105). Акт складається у довільній формі з обов'язковим зазначенням у ньому складу комісії, переліку втрачених документів та причин їхньої втрати.
Крок 5. Відновлення документів
Такий загальний порядок відновлення первинних облікових документів, серед яких дуже багато первинних облікових документів з обліку праці та її оплати.