Втратили важливі документи – хто винен, і що робити
Як причини втрати документів вкрай рідко виступають форс-мажорні обставини. А коли вже винен всюдисущий «людський фактор», то й відповідати комусь доведеться. Запитання: кому?
Дуже важливо, що саме спричинило зникнення паперів, адже саме від цього більшою мірою залежить вирішення питання про притягнення до відповідальності того, хто «проштрафився». На підставі пункту 1 статті 2.1 КоАП відповідальність може настати лише стосовно винної особи. Таким вважається той співробітник, якого покладено обов'язок дотримання правил і норм, порушення яких встановлено відповідальність. Як зазначають експерти журналу «Практична бухгалтерія», втрата документів спричинить покарання лише у тому випадку, якщо вона сталася з вини посадових осіб організації: керівника чи головного бухгалтера. Наприклад, порушення порядку й термінів зберігання документів цим співробітникам може загрожувати штраф у вигляді від 2000 до 3000 рублів (ст. 15.11 КоАП). То хто ж саме (керівник чи головбух) буде покараний за недотримання правил зберігання документів?
Отже, на керівника фірми покладено відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності (п. 1 ст. 6, п. 3 ст. 17 Закону № 129-ФЗ). У свою чергу, головний бухгалтер відповідає за формування облікової політики, ведення бухобліку та своєчасне подання повної та достовірної звітності (п. 2 ст. 7 Закону № 129-ФЗ).
Звісно, провину посадової особи треба ще довести. Причому якщо цими співробітниками справді порушено вимоги Закону № 129-ФЗ, уникнути притягнення до відповідальності досить важко, але можливо. Як уже говорилося вище,все залежатиме від обставин конкретної справи і від того, ким саме – керівником чи головним бухгалтером (а може й зовсім рядовим співробітником), загублені документи.
А директор ні до чого
Цілком логічно, що щоб уникнути покарання треба всього лише довести свою непричетність до інциденту, а конкретніше, спростувати провину. Розберемося по порядку, як це можна зробити.
Як доказ своєї невинності керівник може подати посадову інструкцію або розпорядження, на підставі яких окремому працівнику було доручено відповідати за збереження документів. Крім того, до аргументів варто додати також і підтвердження забезпечення цього співробітника всіма необхідними засобами безпеки та пояснення працівника з викладенням причин втрати документів.
Цікаво, що в подібних випадках до персоналу можуть бути застосовані лише заходи дисциплінарного стягнення, а ось відповідальність за статтею 15.11 КпАП до нього не може застосовуватися, оскільки винні працівники не є суб'єктами відповідальності за цією нормою.
До речі, відповідальність може настати і щодо організації, наприклад, за статтею 120 Податкового кодексу: штраф становитиме від 5000 рублів (якщо порушення скоєно протягом одного податкового періоду) або 15 000 рублів (протягом більше одного податкового періоду). Якщо ж порушення спричинили заниження податкової бази, то фірмі загрожують санкції у вигляді 10 відсотків суми несплаченого податку, але з менш 15 000 рублів.
Кращий захист - напад
Зняти з себе провину вдасться і тоді, коли податковим органом було порушено процедуру оформлення процесуальних документів. Зрозуміло, для цього доведеться перевірити правильність оформлення протоколу про адміністративне порушення.наявність повідомлення про його складання та й взагалі подання в ньому доказів провини. Якщо протокол оформлений із суттєвими недоліками, це зіграє на руку фірмі у разі розгляду справи судом, аж до повного звільнення від відповідальності.
Але навіть якщо вина порушника очевидна, можна спробувати пом'якшити покарання, наприклад, просити тих, хто виносить вердикт про зниження штрафу. Що для цього потрібно зробити? Насамперед, можна зазначити каяття у скоєнні правопорушення. Крім того, значного послаблення покарання очікується, якщо винуватець постарався усунути шкідливі наслідки протиправних дій, а також якщо має місце його важке матеріальне становище, або якщо вчинення адміністративного порушення було допущене у стані сильного душевного хвилювання, афекту (ст. 4.2 КпАП).