Введення в організацію

"Кадровик. Кадрове діловодство", 2008, N 2

Загальновідомо, що доки людина не адаптується в колективі, продуктивність його праці нижча, ніж могла б бути. Тому роботодавці приділяють особливу увагу саме вроблюваності нових працівників у колектив.

Фахівці вважають, що люди постійно перебувають у стані адаптації. Світ настільки динамічний і зміни кожного дня можуть бути значними. Тому працівники постійно перебувають у стані пристосування до умов праці, що змінюються. Але не секрет, що роботодавців найчастіше цікавить адаптація нових членів колективу.

Давно помічено, що працівники найчастіше звільняються протягом перших місяців після прийому на роботу саме через нездатність адаптуватися до умов праці та колективу. При цьому витрати роботодавця на найм нового працівника, навчання, додатковий контроль, виправлення помилок тощо. залишаються без віддачі, не окупаються. Відхід співробітника, що не зумів адаптуватися, - прямі збитки для роботодавця. І ці витрати можуть бути дуже істотні.

На сьогоднішній день стандартних процедур та зразків документів для оформлення проведення програми адаптації нових співробітників не існує. Тим не менш, є кілька рекомендацій, які можна врахувати, регламентуючи таке неоднозначне явище, як адаптація новачка і колективу.

Для якнайшвидшої адаптації новоприйняті співробітники мають бути ознайомлені з організацією та низкою локальних документів: організаційною структурою компанії; розташуванням основних приміщень; правилами внутрішнього трудового розпорядку організації; іншими локальними нормативними актами, що стосуються трудових функцій працівника; порядком оплати та стимулювання праці; порядком оплативідпустки та лікарняних листів; з короткою історією; основними положеннями корпоративної культури; правилами користування офісними комунікаціями тощо. У різних компаніях та організаціях це завдання вирішується різними способами та оформляється різними документами: новачкові може вручатися інформаційний буклет, книга працівника організації, зазначені питання можуть бути регламентовані в положенні про адаптацію або положення про наставництво.

У положенні про адаптацію працівників можна передбачити такі розділи.

У цьому розділі можна позначити призначення положення (наприклад, для введення єдиної процедури адаптації в структурних підрозділах організації) та самої процедури адаптації (наприклад, для забезпечення якнайшвидшого входження на посаду нового співробітника, формування позитивного образу компанії, зменшення дискомфорту перших днів роботи, зниження стартових витрат , оцінки рівня кваліфікації та потенціалу співробітника під час проходження ним випробувального терміну).

У разі потреби в цьому розділі може вказуватись тривалість проходження програми адаптації. Наприклад, якщо новачкові згідно зі ст. 70 Трудового кодексу України встановлюється випробувальний термін під час укладання трудового договору або новачок прикріплюється до наставника, термін проходження програми адаптації може бути прирівняний до випробувального терміну або регламентований іншим чином.

Крім того, у розділі може бути позначено коло осіб, які використовують у своїй роботі це положення (наприклад, відповідальні за адаптацію співробітники компанії). Можна також відзначити закріплення відповідних функцій за певним структурним підрозділом організації, наприклад, за службою управління персоналом, відділом навчання.

Порядок проведення адаптації

Крім того, цей розділ може передбачати основні етапи програми адаптації.

Наприклад, після оформлення всіх необхідних формальностей при прийомі на роботу та ознайомлення з інформацією про організацію, а також необхідними локальними нормативними актами новачок може бути представлений колективу компанії. Цей розділ положення про адаптацію може передбачати процедуру подання працівника, показ основних приміщень офісу.

Ознайомлення співробітника з функціями і структурою відділу, порядком взаємодії відділу коїться з іншими підрозділами компанії, посадовими обов'язками новоприйнятого співробітника, зазвичай, доручається керівника структурного підрозділи, приймаючого новачка.

Крім того, якщо в організації не розроблено спеціальне положення про наставництво, у цьому розділі може бути розглянуто питання про призначення новоприйнятого працівника наставника. Як правило, наставник призначається за поданням керівника структурного підрозділу. У цьому розділі можна передбачити процедуру призначення наставника.

Атестація за результатами випробувального терміну

Якщо в організації не проводиться періодична атестація і немає спеціального положення про атестацію, питання атестації після закінчення випробувального терміну можна передбачити у положенні про адаптацію. У цьому розділі може бути описано процедуру проведення атестації, а також регламентовано необхідну документацію для проведення такої атестації.

Цей розділ може також містити рекомендації щодо порядку дій в залежності від успішності проходження працівником випробувального терміну, підвищення заробітної плати, продовження випробувального терміну без збільшення оплати праці. Якщо працівник не витримує випробування, тозгідно зі ст. 71 Трудового кодексу України він може бути звільнений до закінчення випробувального терміну як такий, що не витримав випробування. Процедура звільнення може бути розглянута в цьому розділі положення про адаптацію.

Наставництво можна вважати найкращим способом набуття навичок та знань для нових співробітників організації. В організації може діяти положення про наставництво, що детально регламентує питання взаємодії учня та наставника, їх права та обов'язки, питання оплати та ін. Положення про наставництво може містити такі розділи.

У даному розділі доцільно визначити сферу застосування положення, основні поняття, що використовуються при здійсненні наставництва в організації, цілі здійснення наставництва та ін.

Наставництво - форма адаптації та професійної підготовки нових співробітників у компанії, це виконання ділових функцій під наглядом наставника.

Наставник – досвідчений співробітник компанії, який здійснює наставництво.

Стажер - особа, яка надійшла на роботу в компанію, яка здійснює свою діяльність під наглядом наставника протягом певного терміну, відведеного для оцінки його здібностей.

Оцінка - визначення рівня ефективності виконання роботи співробітником (стажером), вимір його досягнень.

Порядок організації наставництва

Цей розділ визначає вимоги до організації наставництва:

- може містити перелік осіб, які потребують наставника (наприклад, для практикантів, стажистів, нових співробітників, у виняткових випадках для працівників, які не справляються зі своїми посадовими обов'язками, до покращення показників роботи);

- може пред'являти професійно-кваліфікаційні вимоги до наставника(спеціаліст, який володіє високими професійними якостями, має стабільні показники в роботі, має здатність і готовність ділитися досвідом, що має системне уявлення про свою роботу);

- може визначати порядок призначення наставника (наприклад, затвердження співробітника (фахівця) як наставника може здійснюватися наказом керівника, підставою може бути подання керівника відповідного підрозділу, подання заступника директора);

- може встановлювати порядок контролю та систему звітності;

- може встановлювати термін (період) наставництва.

Вимоги Конституції України та Трудового кодексу України визначають необхідність наявності в положенні про наставництво пункту про попередню добровільну згоду передбачуваного наставника із закріпленням за ним учня.

Доцільно було б ув'язати додаткові обов'язки щодо навчання, що їх найбільш досвідчені співробітники організації, з матеріальним стимулюванням таких працівників. У цьому випадку або у випадку, коли в силу складності роботи потрібен значний час наставника, у цьому розділі може бути передбачено пункт про обмеження числа учнів, які можуть бути закріплені за одним наставником.

Крім того, в даному розділі може міститися програма ознайомлення учня з організацією та роботою у ній, а також з нормативними документами організації, основні етапи та терміни ознайомлення. Обов'язок ознайомити з ними новачка може бути покладено на наставника та детально регламентований у положенні про наставництво. В обов'язок наставника може бути покладено складання індивідуального плану адаптації нового працівника, в якому можна відобразити такі ключові позиції: основнікомпетенції з посади; знання, навички, здібності, що забезпечують набуття основних компетенцій; заходи щодо підвищення кваліфікації; терміни виконання; оцінки наставника; доручення наставника, звітність та ін.

У цьому розділі може бути описано процедуру проходження атестації після закінчення терміну наставництва.

Права та обов'язки наставника

Цей розділ детально регламентує діяльність наставника, обов'язки, покладені нею у зв'язку із здійсненням наставництва, і навіть права наставника.

Наставник має право:

1. Приймати рішення щодо участі співробітника (стажера) у діяльності підприємства.

2. За згодою безпосереднього керівника підключати для додаткового навчання працівника (стажера) інших працівників.

3. Запитувати звіти про виконану роботу співробітника (стажера) як у усній, і у письмовій формах.

4. Запитувати інформацію про роботу співробітника (стажера) у безпосереднього керівника співробітника або керівника роботи, в якій бере участь співробітник.

1. Знати вимоги локальних нормативних актів, що визначають права та обов'язки співробітника (стажера) на посаді.

2. Розробляти разом із співробітником (стажером) індивідуальний план підвищення кваліфікації.

3. Передавати свої знання та досвід при здійсненні своїх обов'язків.

4. Всебічно вивчати ділові та моральні якості співробітника (стажера), його ставлення до роботи, колективу.

5. Особистим прикладом розвивати позитивні якості співробітника (стажера), залучати до участі у суспільному житті колективу, сприяти розвитку загальнокультурного та професійного кругозору.

6. Складати звіт про результати діяльності співробітниказавершення терміну наставництва.

Права та обов'язки учня

Співробітник (стажер) має право:

1. Участь у розробці індивідуального плану підвищення кваліфікації.

2. Звертатись за допомогою до свого наставника у будь-який зручний час.

Співробітник (стажер) зобов'язаний:

1. Реалізувати індивідуальний план підвищення кваліфікації.

2. Дотримуватись рекомендацій наставника під час виконання завдань.

3. Прагнути підвищення рівня своєї професійної компетенції, розвитку навичок і здібностей, отримання знань.

4. Подавати звіти про виконану роботу як в усній, так і в письмовій формі.

5. Після закінчення терміну наставництва проходить атестацію.

Багато компаній вручають своїм новачкам спеціальні інформаційні буклети, що містять усю необхідну інформацію для новачка. Іноді ці буклети є цілі книги. У них може бути така інформація:

1.1. Ціль книги співробітника компанії:

- Ознайомити з історією створення компанії, визначити місце організації у сучасному бізнесі.

- Позначити мету та основні цінності компанії.

- Розповісти про професійні та етичні побажання та вимоги, які пред'являє до своїх співробітників компанія.

- Дати інформацію, яка допоможе швидше зорієнтуватись на новому робочому місці.

2. Інформація про компанію.

Створення та коротка історія компанії.

3. Мета та цінності компанії.

4. Кодекс корпоративної поведінки.

5. Путівник по компанії.

5.1. Оформлення на роботу.

5.2. Введення у компанію.

5.3. Введення на посаду.

5.8. Зовнішній вигляд працівника компанії.

6. Правила внутрішнього трудового порядку.

6.1.Робочий час.

6.2. Святкові дні.

7.1. Щорічна оплачувана відпустка.

7.2. Планування відпустки.

7.3. Відпустка без збереження заробітної плати.

7.4. Реалізація права на відпустку у разі припинення трудових відносин.

8. Лікарняний лист.

Оформлення лікарняного аркуша.

12. Оплата праці.

12.1. Порядок, місце та строки виплати заробітної плати.

12.2. Порядок відкриття рахунків та банківських карток працівникам.

13. Персональні дані працівника.

"Особиста справа" працівника.

Деякі компанії активно використовують анкетування при прийомі на роботу або через деякий час для виявлення труднощів, що виникають у новачків, вузьких місць у програмах адаптації, прогалин в організації навчання нових співробітників на робочих місцях. Як правило, в анкетах необхідно з'ясувати такі позиції: