Заповнення авансового звіту складні деталі простого механізму, Сайт для бухгалтерів бюджетних
Звіт про використання коштів, виданих на відрядження чи під звіт (у народі — авансовий звіт), — це один із тих нечисленних випадків, коли бухгалтер може на законних підставах залучити додаткового помічника (підзвітну особу) до своєї роботи. Однак апріорна «підозрілість» готівкової форми розрахунків і тут у деяких ситуаціях не дає бухгалтеру спокійно заповнювати цей документ. З огляду на це мета цієї статті — нагадати нашим читачам про порядок заповнення авансового звіту, про що ми вже писали раніше (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 80, с. 19), а також розглянути деякі, пов'язані з цим питанням, чи спірні ситуації.
Інструкція № 59— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
* Про відмінності цього порядку заповнення авансового звіту від раніше чинного див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 8, с. 7.
** Зверніть увагу, що дані терміни збігаються зі строками повернення підзвітних коштів лише для відрядження витрат.
Мета видачі авансу
Строк надання Звіту про використання підзвітних коштів
Форма видачі авансу
у готівковій формі
у безготівковій формі для використання із застосуванням корпоративних платіжних карток та платіжних документів*
розрахунки проводилися готівкою, знятою з платіжних карток
розрахунки проводились у безготівковій формі
На виконання окремих цивільно-правових дій (рішення виробничих (господарських) питань)
До закінчення5-го банківського дня, наступного за днем, у якому працівник придбав товари (роботи,послуги) за дорученням та за рахунок роботодавця, який видав гроші під звіт(п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ)**
Для покриття витрат на відрядження
До закінчення5-го банківського дня, наступного за днем, у якому працівник завершує відрядження(п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ)
До закінчення3-го банківського дняпісля закінчення відрядження(п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ)***
Не пізніше10 банківських днівпісля закінчення відрядження (до 20 банківських днів**** за наявності поважних причин)(п.п. «б » п. 170.9.3 ПКУ)
Для вирішення виробничих (господарських) питань у відрядженні
Звертаємо увагу, що вищевказані терміни складання авансового звіту податківці рекомендують застосовувати не лише юрособам, а йфізичним особам-підприємцям, які видають гроші під звітсвоєму найманому працівникові. Також податківці роз'яснюють, що такі ж терміни застосовуються і в тому випадку, якщо працівник на господарські потреби підприємства витративвласні гроші(без отримання коштів під звіт), за винятком того, що у разі несвоєчасного подання Звіту за такими коштами фінансові санкції не застосовуються. Зрештою, якщо працівник після повернення з відрядженняне може з поважних причин особисто здати Звіті повернути залишок невикористаних коштів, виданих йому на відрядження, то згідно з роз'ясненнями податківців, вінможе передати їх до бухгалтерії через інша матеріально відповідальна особа на підставі належним чином оформленої довіреності. При цьому терміни подання Звіту залишаються незмінними (див. консультації вЄБНЗ, розд. 07.16, які хоч і втратили чинність, проте навряд чи говорять про зміну позиції контролюючого органу).
Прокількості та напрямки використання коштів, виданих під звіт, працівник повинен звітувати шляхом надання роботодавцю Звіту.
У Звіті працівник заповнює всі графи, крім:
—«Звіт перевірено»,«Залишок унесень (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт — заповнюються посадовими особами підприємства, які надали працівникові кошти (п. 5 Порядку № 1276);
—«Звіт затверджено у сумі»— підписується керівником (податковим агентом) (п. 5 Порядку № 1276).
Якщо аванс на відрядження видававсяв безготівковій формішляхом перерахування накорпоративну платіжну картку, то у графі«Витримано»працівник вказуєтільки використану(списану з платіжної картки) суму коштів,а не всю суму, яка була перерахована на таку картку для відрядження. Якщо ж аванс перерахований на особисту платіжну картку, то у графі«Отримано»слід зазначати всю суму такого авансу.
Відривна частина звіту(«РОЗПИСКА») заповнюється та підписується посадовою особою підприємства, якому працівник здає Звіт. Для працівника вона є документом, що підтверджує своєчасність надання звіту.
До Звітудодаються оригінали документів,що підтверджують вартість понесених витрат, із зазначенням форми їх оплати.Якщо розрахунки проводилися за допомогою платіжної картки, до Звіту додаються також документи про отримання готівки з поточного рахунку. Такими документами можуть бути чек банкомату, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп,квитанція торгового терміналу і т. д. (п. 2.12 Положення № 637). Водночас, як пояснюють податківці, у разі відсутності документів, що підтверджують отримання готівки, бухгалтерія все одно повинна приймати такий Звіт, взявши при необхідності витяг з банку про рух коштів на рахунку (див.ЄБНЗ, розд. 07.19, на даний момент втратила чинність, проте по суті це нічого не змінює).
Працівник не прозвітував за раніше виданий аванс
Строки повернення виданих під звіт та на відрядження коштів встановленоп. 2.11 Положення № 637, а строки звітності про використання коштів, виданих на зазначені цілі, визначенопп. 170.9.2, 170.9.3 ПКУ. Перші застосовуються податковими органами визначення фактів порушення правил готівкового звернення, другі — з метою оподаткування доходів фізичних осіб. Відповідно до абз. 4 п. 2.11 Положення № 637 видача відповідній особі готівки під звіт провадиться за умови, що вона в установленому порядку звітувала за раніше отримані під звіт суми. Іншими словами,обов'язковою умовою отримання нового авансу є факт звіту працівника за попередній аванс.При цьому, на нашу думку, цілком можлива ситуація, коли звіт за попередній аванс та отримання нового здійснюються протягом одного й того ж дня. Зауважте, що йдеться саме про звіт, а не про здійснення повного розрахунку.
Однак можлива й інша ситуація, коли працівник, отримавши аванс, не виконав доручення та повернув усі отримані під звіт кошти до каси. Формально в даному випадку працівник не звітував за отримані під звіт кошти, але оскільки жодні операції з виданими коштами не проводилися, вони мають бутиповернуто, причому без подання авансового звіту, після чого працівник може спокійно отримувати наступний аванс.
Повний розрахунок між працівником та підприємством не відбувся
Не повернено працівником залишок невитрачених коштів.Сума невитрачених коштів повертається підзвітною особою до каси або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх видала,до або під час подання Звіту(абз. 4 п.п. 170.9.2 ПКУ). Якщо ж платник не повертає суму зайво витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, то така сума підлягає оподаткуванню на доходи фізичних осіб відповідно до п.7. 167.1 ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць (п.п. 170.9.1 ПКУтап. 3 Порядку № 1276). Однак, якщо такий працівник звітував у встановленому порядку за отримані раніше суми, то, на нашу думку, йому може бути надано наступний аванс. Принаймні прямих вказівок щодо неправомірності таких дій ніПКУ, ніПоложення № 637не містять.
Не повернена працівнику сума перевитрати коштів. Відповідно до абз. 6п. 11 розд. II Інструкції № 59якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата вказаних коштів повинна здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником авансового звіту . Таким чином, з цієї норми випливає, що підприємство зовсім не зобов'язане видавати працівникові перевитрачені ним кошти на день складання авансового звіту*. Оскільки працівник за раніше виданий авансзвітів(уп. 2.11 Положення № 637йдеться саме про складання авансовогозвіту, а чи не повному розрахунку між підприємством і працівником за витрачені останнім власні кошти), виникає ситуація, у якій новий аванс може бути виданий працівникові без погашення підприємством заборгованості за старим авансом.
* Разом з тим слід зазначити, що порівняно нещодавно в Інструкції № 59 взагалі не були прописані терміни, протягом яких підприємство має повернути працівникові перевитрату, а вищевказані терміни стосувалися лише відряджень за кордоном (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 84, с.27-28). Більше того, оскільки Інструкція № 59 є обов'язковою лише для бюджетних організацій, терміни видачі працівникові надмірно витрачених ним коштів можуть бути ще тривалішими.
Залишок (або перевитрата) за попереднім авансом
Одним із найбільш спірних моментів заповнення авансового звіту є порядок відображення інформації в полі «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» . Одним із варіантів заповнення даного поля щодозалишкувважаємо ситуацію, коли працівник вирушає у відрядження і у відрядженні набуває тих чи інших активів на господарські потреби. У цьому випадку після повернення з відрядження працівник може становитидва авансові звіти(якщо такий порядок прийнято на підприємстві). Якщо працівник, наприклад, одержав на господарські потреби 1000 грн. і витратив 800 грн., то у «господарському» авансовому звіті працівник вказує 200 грн. у полі«Залишок», а в «відрядженні» авансовому звіті (складеному на ту саму дату) він вказує ці ж 200 грн., але тільки вже в полі«Залишок попереднього авансу».
Аналогічно справа в тому випадку, якщо в ситуації зі складанням «відрядження» та «господарського» авансового звіту мавмісцеперевитрата. Однак перевитрата, на відміну від залишку, можлива також у тому випадку, якщо йдеться про отримання працівником нового авансу без погашення заборгованості підприємства перед ним за старим авансом. У цьому випадку поле«Залишок (перевитрата) попереднього авансу»також буде заповненим.
Разом з тим повинні попередити, що вищеописаний порядок заповнення поля«Залишок (перевитрата) попереднього авансу»Порядком № 1276не регламентований, тому вважаємо, що не буде помилкою не заповнювати зазначені поля навіть у у разі виникнення описаних тут ситуацій.
Наш сайт є корисним для вас?
Підписатися на найактуальніше розсилання для бухгалтера бюджетної установи