Заповнення видаткового касового ордера – видаємо готівку

Незважаючи на все більше поширення безготівкових розрахунків, у тому числі за операціями зі співробітниками, у практиці роботи підприємства зберігаються ситуації, коли не обійтися без видачі готівки з каси. Така важлива операція передбачає заповнення видаткового касового ордера (РКО). Крім організацій, з РКО останнім часом зіткнулися й багато індивідуальних підприємців, що особливо працюють із готівковою виручкою.

Шляхи вибуття готівки

Заповнення видаткового касового ордера може здійснюватися, наприклад, у таких випадках:

— при видачі готівки у підзвіт працівникам підприємства на господарські потреби та витрати на відрядження;

- при видачі позики працівнику готівкою;

- Виплата заробітної плати;

- Здача готівки в банк;

- Відшкодування працівнику перевитрати за авансовим звітом і т.п.

Форма видаткового касового ордера

Бланк видаткового касового ордера умовно можна поділити на кілька частин:

— у верхній частині бланка наводиться найменування організації, коди, назва документа «Витратний касовий ордер», його номер та дата;

— таблична частина містить інформацію про кореспонденцію рахунків та суму цифрами;

- У нижній частині документа розташовуються підписи: керівника, головного бухгалтера. Тут же при отриманні готівки особа, якій вони видаються, пише прописом суму, ставить дату та підпис, а також зазначаються паспортні дані одержувача. Усе це засвідчується підписом касира.

Кому та навіщо видали

Під таблицею вказується, кому видається готівка, наприклад:

- Для зарахування на розрахунковий рахунок у ВАТ «Альфа-банк» через касира Волкову І.О.;

- Степанову Михайлу Никифоровичу (при видачі підзвітній особі);

-Ромашкіну Петру Григоровичу (при видачі на відрядження)

- Кошкіну Олександру Сергійовичу (видача коштів підприємцю на особисті потреби) тощо.

- Часткова здача виручки від реалізації товару (Д51-К50);

- аванс на закупівлю канцтоварів (Д71-К50);

— на витрати на відрядження (Д71-К50);

- Перевитрата по відрядженню (Д71-К50);

- Видача заробітної плати (Д70-К50);

- підприємцю на особисті потреби (Д84-К50)

Зверніть увагу, що при видачі коштів підзвітній особі на господарські потреби працівник обов'язково пише заяву (довільна форма, вказується сума і мета видачі). На заяві керівник ставить свою візу: Дозволяю у сумі… на термін…, підпис та дата.

Бланк видаткового касового ордера можна завантажити тут.

Зразок заповнення РКО:

Процедура складання

Складений бухгалтером та підписаний керівником РКО надходить до касира, який видає готівку:

— одержувачу, який зазначений у РКО за пред'явленим ним паспортом;

— довіреній особі одержувача за довіреністю та її паспортом (іншому документу, що засвідчує особу).

Спочатку касир готує суму до видачі, потім передає одержувачу РКО, у якому пише суму прописом, ставить дату і розписується. Далі касир перераховує підготовлену суму до видачі на очах одержувача та здійснює видачу. Одержувач самостійно перераховує готівку під наглядом касира. Після видачі касир підписує РКО.

Якщо гроші отримані за дорученням, вона прикладається до РКО.

Тому перед поїздкою до банку складається початковий бланк РКО, без заповнення поля «Додаток». Касир дописує від руки суму отриманих готівкових прописів,ставить дату та підпис. А після повернення з банку з квитанцією документ дозаповнюється.

Особливості у ІП

ІП можуть не складати РКО на операції із собою:

- Видача грошей на особисті потреби ІП,

- Видача грошей ІП з каси для внесення на розрахунковий рахунок.

Як і раніше, потрібно складати РКО на операції з іншими особами, наприклад:

- Видача грошей підзвітній особі,

- Виплата заробітної плати (або оплати за договорами ДПГ) з каси.

---