Журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур

Журнал обліку рахунків-фактур – особливий різновид звітності, необхідний деяких організацій. Він повинен вестись за встановленим порядком і періодично надаватися до наглядових органів.

Хто має заповнювати документ

Донедавна цей документ мали вести всі підприємства, які працюють із ПДВ. З 2016 року ця вимога щодо них була скасована, тому що. відомості, що вносяться до журналу, дублюються у книзі купівлі та продажу.

А ось підприємства, які займаються посередництвом у сфері збуту товарів, надання послуг та виконання робіт, забудовники, які наймають підрядників, а також організації, що працюють у галузі транспортних перевезень та залучають до своєї діяльності сторонніх експедиторів, цей журнал вести повинні.

При цьому те, за якою податковою схемою (загальною, «спрощенкою» чи «вмененкою») працює те чи інше підприємство – значення не має.

Навіщо потрібний журнал

Цей документ можна зарахувати до методів контролю над тими організаціями, які подають у податкові інспекції декларації з податку додану вартість (через звільнення відповідно до законом, чи відсутності такої обов'язки у принципі).

Виходячи з взятих з облікового журналу даних, податківці перевіряють, чи сходиться ПДВ, вказаний посередниками при збуті товарно-матеріальних цінностей, сум податку, прийнятих набувачами цих ТМЦ до вирахування. І так само у зворотному напрямку: чи відповідають розміри відрахувань, зазначені комітентами з куплених ТМЦ, ПДВ, нарахованого продавцями цих товарів до податкових виплат.

Журнал ведеться поквартально та відображає інформацію про рахунки-фактури, виставлені у тримісячний період звіту.

Куди віддавати документ

Журнал обліку рахунків-фактурнеобхідно здавати до територіального податкового відділення за місцем реєстрації підприємства.

Після отримання журналу податківці проводять його аналіз, і за результатами перевірки можуть попросити письмових пояснень щодо неясних моментів, а також зажадати додаткових документів, у тому числі спірних рахунків-фактур, первинних паперів тощо.

Періодичність надання журналу – один раз на квартал, до 20 числа місяця, наступного за періодом звіту (при цьому, якщо крайня дата випадає на вихідний, то кінцевий термін відправки журналу переноситься на найближчий понеділок або інший робочий день).

Як передавати журнал і що буде, якщо не здати

За законом журнал допускається вести у паперовому вигляді та на комп'ютері.

Зверніть увагу! У податкові органи на сьогоднішній день передбачено лише електронну здачу журналу, через компанію – спецоператора електронної системи документообігу, при цьому використовуватися мають лише офіційно затверджені формати документа.

Якщо організація не надасть вчасно заповнений бланк, вона може бути піддана адміністративному покаранню у вигляді штрафу (до 10 000 рублів), а також штраф може бути накладений на відповідальних посадових співробітників (директора та головного бухгалтера).

Особливості документа та зразок журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур

Журнал обліку рахунків-фактур має уніфіковану, обов'язкову для використання форму, затверджену на законодавчому рівні. Функція заповнення журналу зазвичай доручається спеціаліста відділу бухгалтерії.

Цей документ складається із стандартної «шапки» та двох розділів.

Заповнення першої сторінки форми

У «шапку» вноситься:

найменування організації;
її ІПН, КПП;
квартал, за який здається звітність за рахунками-фактурами.

Далі до першого розділу журналу включаються відомості про видані рахунки-фактури.

Деякі організації – банківські, кредитні установи, страхові компанії, недержавні пенсійні фонди, ПІФи тощо – заповнюють тільки цей відрізок журналу. При цьому, якщо видача рахунків-фактур взагалі не проводилася, цей розділ можна залишати незаповненим.

Інформація насамперед вписується, виходячи з дати виставлення кожного рахунку-фактури, за хронологією. При цьому враховуються всі бланки, у тому числі коригувальні та виправлені, незалежно від того, оформлені вони у друкованому вигляді (у комп'ютері) чи «живому».

Після формування рахунка-фактури до журналу слід внести:

дату, код виконаної операції, число-місяць-рік та номер заповнення бланка;
за необхідності реквізити всіх правлених та коригувальних документів;
назва покупця, його ІПН, КПП;
інформацію про посередницьку діяльність;
грошову одиницю, у якій здійснюється платіж за рахунком-фактурою;
розмір вартості товарно-матеріальних цінностей, послуг, робіт, зокрема ПДВ;
дані про різницю з коригувальними документами (якщо такі були).

Заповнення другої сторінки форми

Друга частина документа відведена під інформацію про отримані рахунки-фактури. Дані сюди включаються також по порядку, незалежно від того, в якій формі вони прийшли – у паперовій або електронній. Відомості сюди вносяться аналогічно до першого розділу.

Після закінчення журналу

Після завершення чергового кварталу журнал необхідно роздрукувати. Усі його листи пронумеровуються, скріплюються товстою, суворою ниткою (алетільки не степлером), проштампуються (за умови, звичайно, що компанія використовує штемпельні вироби для візування паперів) та засвідчуються підписом відповідального співробітника.

Потім журнал має підписати керівник підприємства. Електронну версію журналу перед передачею до податкової служби необхідно підписати за допомогою офіційного електронного цифрового підпису.

Зберігати журнали обліку рахунків-фактур слід період, встановлений законодавством чи термін, прописаний у внутрішніх нормативно-правових актах фірми (але щонайменше чотири роки). Після втрати актуальності та закінчення терміну зберігання бланк можна видалити з комп'ютера або знищити (паперову версію) з дотриманням встановленої законом процедури.