Журнал видачі трудових книжок на руки зразок та порядок заповнення документа

Трудові книжки співробітників, вкладиші до них та нові бланки повинні знаходитись на зберіганні у роботодавця. Для обліку цих документів застосовується журнал видачі трудових книжок. Трудове законодавство Україна передбачає обов'язкове ведення журналу обліку та руху трудових книжок на підприємствах та в організаціях будь-якої форми власності. Журнал обліку видачі трудових книжок дає можливість підтвердити справжність трудової книжки, у разі потреби або відновити документ, у разі втрати.

Порушення правил ведення журналу обліку (відсутність або недбале ведення) загрожує адміністративним покаранням.Для посадових осіб штраф становить від 1 до 5 тисяч рублів, а для організацій - від 30 до 50 тисяч рублів.

Правила ведення журналу обліку видачі трудових книжок

У журналі реєструються трудові книжки, що надходять при прийнятті співробітника на роботу. Обліку підлягають і книжки, заведені на підприємстві для працівників, які вперше приступають до трудових обов'язків.

У журналі використовується порядкова нумерація кожної трудової книжки, що надходить. Оформлення нової книжки вимагає заповнення11-ти граф під час вступу працювати і ще 2-х, при звільненні співробітника.

Які відомості вказуються у журналі видачі трудових книжок?

Журнал обліку видачі трудових книжок – зразок заповнення ви можете завантажити за наступним посиланням.

Заміна журналу видачі трудових книжок на руки

При необхідності замінити поточний журнал на новий, можна діяти двома способами:

Вести запис на останній сторінці старого журналу про завершення його дії. Здати документ до архіву та завести наступний журнал, яксамостійний документ із новою нумерацією.
Не вказувати на старому журналі про його завершення, а розпочати вести новий, продовжуючи нумерацію попереднього. Таким чином, оформлений за всіма правилами журнал стає продовженням попереднього.

Обидва правила активно використовуються фахівцями з кадрового обліку. Важливо дотримуватися процедури оформлення відповідно до нормативів. В архіві організації журнал обліку ТК зберігається від 50 до 75 років.

Що робити у разі відсутності журналу обліку видачі трудових книжок?

Журнал обліку видачі трудових книжок є важливим документом, який може призвести до накладення штрафних санкцій, у разі перевірки трудовими інспекторами.

Тому, керівнику або уповноваженій особі слід вжити заходів, при виявленні такого порушення:

написати доповідну записку про відсутність журналу;
завести новий журнал, який відповідає всім правилам;
внести всі записи з підписами співробітників у хронологічному порядку (першим вказати того, хто був зарахований на роботу раніше за всіх і так далі). При цьому дата заповнення журналу та дата прийому на роботу можуть відрізнятися;
у неможливості відновити будь-які дані, складається акт, з перерахуванням втрачених даних. В акті вказує причина, що перешкоджає їх відновленню.

Зразок журналу видачі трудових книжок:

Зразок журналу обліку руху трудових книжок та вкладишів у них.

Дізнатися, як заповнити журнал реєстрації наказів з основної діяльності та завантажити його зразок, ви можете тут.

Помилки та виправлення

Журнал видачі трудових книжок на руки заповнюється акуратно, кульковою або чорнильною ручкою синього, чорного абофіолетовий квіти.Кожному запису надається унікальний номер, під яким фіксуються всі відомості про рух трудової книжки.

Для можливості коректного внесення виправлень до документа доцільно видати внутрішній наказ чи нормативний акт, який дозволяє уповноваженому співробітнику виправляти помилки.При цьому встановлюються стандарти процедури внесення виправлень.

Варіанти внесення виправлень до журналу ведення обліку трудових книжок:

Запис, в якому допущена помилка, закреслити однією суцільною лінією. Поруч внести правильний запис. Зробити позначку «виправленому вірити» і написати посаду, прізвище та ініціали особи, яка виправила помилку.
У графі, що йде за помилковим записом, написати: «запис за номером (вказати номер) вважати недійсним» або «запис у колонці (вказати колонку) вважати недійсним».Далі, внести необхідний запис без помилок.

Обидва способи рівнозначні, з погляду закону.

Однак у рамках однієї організації рекомендується вибрати єдиний метод виправлення допущених помилок, затвердивши його внутрішніми інструкціями, що регламентують ведення журналу обліку трудових книжок та вкладок до них.

Категорично забороняється виправляти помилки та описки такими методами:

прати гумкою;
користуватися коректором;
закреслювати номер або літеру, вносити редагування безпосередньо в тексті.

Заповнення титульного листа

Оформлення головного аркуша документа - функція відповідального за нього співробітника. У зв'язку з тривалим терміном експлуатації документа, рекомендується оформляти журнал у твердій обкладинці.

Підготовка журналу обліку до експлуатації передбачає такіпроцедури:

пронумерувати сторінки;
прошити журнал;
підписати;
опломбувати.

На титульному листі журналу вказується найменування підприємства, у точній відповідності до установчих документів. Там же вказуєтьсятип власності та форма підприємства.

На титульному аркуші необхідно вказати термін зберігання документа. Позначити період перебування журналу у створенні можна, видавши внутрішній указ чи акт.Термін зберігання документа такого типу становить від 50 до 75 років.

Журнал видачі трудових книжок на руки – зразок бланка для заповнення ви можете завантажити тут.

Заповнення останніх граф журналу видачі трудових книжок на руки

При звільненні співробітника трудова книжка видається на руки, після внесення необхідних записів у графах 12 і 13. Складнощі із заповненням цих пунктів можуть виникнути у кадровика, у разі неявки співробітника.

У цьому випадку можливі такі варіанти вирішення проблеми:

надіслати рекомендований лист на ім'я співробітника, з пропозицією забрати ТК. При цьому номер вихідного листа (номер поштової квитанції) та дату відправлення потрібно внести до граф №12 та №13 відповідно;
на прохання співробітника, що звільнився, допускається видача його трудової книжки третім особам (другу, родичу, колезі), за наявності завіреної нотаріусом довіреності. При цьому, номер довіреності вказується в графі № 12;
у разі смерті співробітника, видати трудову книжку можна родичам, за пред'явленням свідоцтва про смерть, паспорта та документа, що свідчить про наявність кревності. При цьому, у графах №12 та №13 фіксується дата та дані документа, що дозволяє видачу трудової книжки

У цій статті ви можете прочитати про те, як правильно заповнити журнал обліку робочого часу на підприємстві та завантажити його зразок.

Як правильно заповнити останні графи журналу обліку видачі трудових книжок?

Фіксування тимчасової видачі трудової книжки

З ініціативи (письмового запиту) працівника, може бути тимчасово передана трудова книжка.При цьому, співробітник, відповідальний за журнал обліку руху трудових книжок, може оформити процедуру одним із трьох способів:

зафіксувати тимчасову видачу у графі № 12, а після повернення документа, зробити новий запис;
внести доповнення до стандартної форми журналу, ввівши наказом неуніфіковану форму журналу обліку;
завести та відповідно оформити окремий журнал обліку, для фіксації тимчасової видачі та повернення трудових книжок.

Обов'язкова наявність журналу видачі трудових книжок на підприємствах та організаціях, передбачається трудовим законодавством РФ.Правила ведення документа передбачають як жорсткі вимоги, так і можливість вибору способу вирішення конкретної задачі.

Для створення умов максимальної точності ведення обліку ТК рекомендується прийняти локальні правила щодо вирішення спірних питань при заповненні журналу.

Визначити метод внесення виправлень, спосіб заповнення останніх граф при неявці співробітника.