Зміна персональних даних працівника

Статті на тему

За час трудової діяльності у житті кожної людини відбуваються різні події, у зв'язку з якими змінюються його анкетно-біографічні дані. Класична ситуація: співробітниця вийшла заміж та змінила прізвище. Або розлучилася і повернула дівоче прізвище. Буває, що анкетні дані змінюють чоловіки. Причиною може послужити також одруження, неблагозвучне прізвище або бажання змінити ім'я. При зміні прізвища доводиться змінювати чи переоформлювати багато документів, які містять персональні дані працівника та використовувані кадровими працівниками та бухгалтерами для ведення обліку.

У разі зміни окремих персональних даних підлягають заміні особисті документи громадянина:

паспорт громадянина РФ;
свідоцтво ІПН;
страхове пенсійне свідоцтво;
страховий медичний поліс;
закордонний паспорт;
посвідчення водія та ін.

Стаття 85 ТК Україна під персональними даними працівника розуміє інформацію, необхідну роботодавцю у зв'язку з трудовими відносинами та стосовно конкретного працівника.

Персональні дані працівників містяться у кадрових та бухгалтерських документах, і у разі зміни персональних даних потрібно вносити зміни до особистих документів працівника, до облікових документів, до реєстраційних форм, у т. ч.:

у трудову книжку;
до книги обліку руху трудових книжок та вкладишів у них;
в особисту картку працівника;
у особовий рахунок;
у трудовий договір;
до картки обліку сум нарахованих ЄСП та внесків на пенсійне страхування.

Зазначені зміни зазвичай проводяться на підставі особистої заяви працівника з проханням внести зміни до документів, що містятьперсональні дані. Подання заяви – не обов'язковий, але доцільний крок. До такої заяви працівник прикладає копії документів, що підтверджують зміну персональних даних (паспорти, свідоцтва про реєстрацію шлюбу, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища або імені, по батькові, рішення суду та ін.), які засвідчуються в установленому порядку та підшиваються в особисту справу працівника якщо воно ведеться. Оригінал цих документів працівник пред'являє роботодавцю.

Приклад оформлення заяви працівника з проханням внести зміни до документів, що містять персональні дані

Керівник організації у резолюції на заяві призначає особу, відповідальну за внесення змін до кадрових та бухгалтерських документів, та встановлює строки.

На підставі заяви працівника видається наказ щодо особового складу про внесення змін до облікових документів. Цей наказ буде підставою для внесення змін до кадрових та бухгалтерських документів організації, де містяться персональні відомості працівника, які змінилися. Наказ складається в довільній текстовій формі, в ньому обов'язково повинні міститися відомості як про старі, так і нові дані працівника, реквізити документів, на підставі яких вносяться нові відомості.

Приклад оформлення наказу про внесення змін до документів, що містять персональні дані

Особливу увагу слід приділити тексту наказу, оскільки практично часто використовуються некоректні формулювання: «Вважати Іванову Петрової у зв'язку з реєстрацією шлюбу…» чи «Внести зміни у персональні дані працівника…»

Наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані, реєструється у відповідній реєстраційній формі, наприклад,Журнал реєстрації наказів за особовим складом.

Із наказом про внесення змін до документів, що містять персональні дані, необхідно ознайомити самого працівника та осіб, відповідальних за внесення змін.

До речі сказати

Копії документів працівника обов'язково засвідчуються роботодавцем за встановленою формою.

Відмітка про засвідчення копії, як правило, проставляється від руки та включає засвідчувальний напис «Вірно», найменування посади особи, яка завірила копію, її особистий підпис, її розшифровку та дату завірення, наприклад:

Зміна відомостей про працівника у трудовій книжці

Пунктом 2.3 Інструкції із заповнення трудових книжок, утв. постановою Мінпраці України від 10.10.03 № 69 (далі – Інструкція), встановлено такі правила внесення змін до відомостей про працівника у трудовій книжці:

Зміна (доповнення) на титульному листі трудової книжки записів про отримані працівником нові освіту, професію, спеціальність здійснюється шляхом доповнення наявних записів або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів (п. 2.4 Інструкції).

Якщо на момент закінчення бланка трудової книжки та оформлення вкладиша у працівника змінилися прізвище, освіта чи спеціальність, то ці зміни вносяться на титульний лист трудової книжки, а на вкладиші фіксуються нові дані. Посилання відповідні документи у своїй дається один раз – на внутрішній стороні обкладинки трудовий книжки.

Зміна відомостей про працівника в особистій картці

На практиці використовують кілька варіантів внесення змін до особистої картки працівника.

Відомості про документ, що підтверджує зміну прізвища, та засвідчувальний підпис кадрового працівника можуть бути зазначені також урозділ Х особистої картки «Додаткові відомості».

Ще один варіант, який використовується в такому випадку в кадровій практиці, – це роздрукування сторінки особистої картки із внесеними змінами або додатковими рядками під графою для внесення змін. При цьому на старій сторінці робиться відмітка про те, що здійснено заміну сторінки у зв'язку зі зміною прізвища. На новій сторінці також відображається факт заміни.

Аналогічні рекомендації можна дати щодо зміни інших відомостей про працівника у його особистій картці.

Зміна відомостей про працівника у трудовому договорі

Прізвище, ім'я, по батькові працівника, відомості про документи, що засвідчують особу працівника, належать до відомостей. Відповідно до ч. 3 ст. 57 ТК Україна «відсутні відомості вносяться безпосередньо до тексту трудового договору, а умови, що бракують, визначаються додатком до трудового договору або окремою угодою сторін». Ймовірно, аналогічно слід чинити у разі зміни відомостей, тобто вносити зміни до тексту трудового договору (в обидва екземпляри) і при цьому завіряти нововнесені відомості підписами сторін – працівника та роботодавця. Стаття 72 ТК Україна також підтверджує, що лише за зміни умов трудового договору оформляється окрема угода.

Приклад внесення змін до трудового договору

Заміна страхового свідоцтва про обов'язкове пенсійне страхування

На території України на кожну застраховану особу Пенсійний фонд Україна (ПФР) відкриває індивідуальний особовий рахунок з постійним страховим номером, при цьому індивідуальний особовий рахунок застрахованої особи ПФР зберігає протягом усього життя застрахованої особи (ст. 6 Федерального закону від 01.04.96 № 27- ФЗ «Про індивідуальне (персоніфіковане)обліку у системі обов'язкового пенсійного страхування»). При зміні у застрахованої особи прізвища, імені та по батькові (прізвища, яке було у застрахованої особи при народженні), дати народження, місця народження, статі нові анкетні дані повинні бути відображені у його індивідуальному особовому рахунку.

Приклад оформлення заяви про обмін страхового свідоцтва

Заява про обмін страхового свідоцтва оформляється протягом двох тижнів та подається до територіального органу ПФР. Після цього протягом місяця відповідний орган ПФР видає застрахованій особі нове (натомість видане раніше) страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування з тим самим страховим номером індивідуального особового рахунку. Якщо застрахована особа працює за трудовим договором, заміною страхового свідоцтва пенсійного займається страхувальник, тобто роботодавець. Працівник має здати старе страхове пенсійне свідоцтво до відділу кадрів, і подальші дії (передача документів до ПФР, отримання нового свідоцтва) робить роботодавець. Нове страхове свідоцтво працівник отримує у відділі кадрів.

Непрацюючі застраховані особи повинні самостійно подати заяву про обмін страхового свідоцтва до органу Пенсійного фонду за місцем проживання. При зверненні до ПФР при собі необхідно мати старе страхове свідоцтво, документ, що засвідчує особу, та копію документа, на підставі якого змінюються дані у страховому свідоцтві (наприклад, свідоцтва про шлюб).

Визначимо послідовність дій у разі зміни прізвища працівника у зв'язку із одруженням: 1. Працівник пише заяву з проханням внести зміни до облікових (кадрових) документів у зв'язку зі зміною прізвища. 2. Роботодавець нана підставі свідоцтва про укладення шлюбу видає наказ про внесення змін до облікових документів. 3. Роботодавець вносить зміни до трудового договору, в т. ч. і до примірника, що зберігається у працівника. 4. Роботодавець вносить зміни до трудової книжки працівника, до книги обліку руху трудових книжок. 5. Роботодавець вносить зміни до особистої картки. 6. Роботодавець вносить зміни та підшиває копії документів у особисту справу (якщо вона ведеться). 7. Роботодавець вносить зміни до бухгалтерських документів: до особового рахунку; картку обліку сум нарахованих ЄСП та внесків на пенсійне страхування. 8. Роботодавець забезпечує заміну та видачу застрахованій особі нового (замість виданого раніше) страхового свідоцтва обов'язкового пенсійного страхування з тим самим страховим номером індивідуального особового рахунку.