Знищення документів архівних, на місці, що не підлягають зберіганню справ, в організації
Способи знищення
Існує безліч способівпозбутися непотрібних паперів, їх можна здати на макулатуру, тим самим принести прибуток компанії, але якщо вони містять конфіденційну інформацію, то їх ліквідація повинна гарантувати збереження всіх даних, що зберігаються. У такому разі, знищити документи, що не підлягають зберіганню, краще наступними методами:
- подрібнити їх руками – дуже трудомісткий та непрактичний процес;
- використовувати шредер - машинка для знищення документів;
- спалити – цей спосіб повинен застосовуватися лише за умови дотримання пожежної безпеки, а також під наглядом відповідальної особи.
Який вибір зробити, залежить в першу чергу від обсягу архівних папок, наприклад, якщо їх не більше десяти штук, то немає сенсу купувати шредер, можна виділити одного співробітника, і він впорається з поставленим завданням за кілька годин.
Другий метод дозволить знищити документи на місці, також він буде вигідний у підприємствах, які регулярно потребують послуг такого апарату, згодом він навіть окупить витрати, і його можна здавати в оренду.
Якщо вмісту бухгалтерського архіву накопичилося стільки, що знадобиться не один шредер і кілька днів, звичайно, можна знищити документи і справи за допомогою останнього варіанту. Але оскільки він небезпечний, до нього краще ставиться дуже серйозно, і запросити команду пожежників для попередньої консультації чи допомоги у разі виникнення спалаху в непередбачених місцях.
У будь-якому випадку порядок знищення бухгалтерських документів в організації, де вони утворилися, це лише половина справи, оскільки після цього потрібноскласти окремий акт, у певній формі. Зразок акту можна побачити на нашому сайті.
Цей акт передається до спеціальної організації, де оформлюють приймально-здавальну накладну. Лише після цього справу можна вважати закінченою, а, головне, вона буде законною. Зразок акта про знищення документів можна знайти на нашому сайті.