Зразки протоколів загальних зборів
Усі важливі рішення, ухвалені на загальних зборах, обов'язково повинні протоколюватися. Документальна фіксація того, як відбувався захід, може надалі знадобитися у разі розбіжностей - аж до звернення до вищих інстанцій.
Що це за документ
Зразки протоколів загальних зборів повинні відповідати низці вимог, які ми розглянемо в нашій статті. Якщо правильної форми його не дотримано, з юридичної точки зору прийняті рішення можна вважати недійсними.
Саме тому знання правил того, як скласти протокол, дуже важливе. Кожен, хто має за це відповідати, повинен володіти цією інформацією.
Обов'язкові до складання протоколи, якщо загальні збори учасників ТОВ присвячені зустрічі з представниками інших фірм, вирішенню суперечок і проблем, що виносяться на комісію, виробничим переговорам. Його головна мета – зафіксувати документально ті домовленості, які спільним рішенням виявилися ухваленими у ході заходу.
Якщо зачіпаються такі серйозні моменти, як зміни у складі засновників, питання реформування чи повної ліквідації фірми тощо, протокол складається з попереднім вивченням того зразка, який брався до уваги під час написання попереднього аналогічного документа.
Право перевірки правильності його ведення належить контролюючим органам. Якщо ними виявляться юридичні невідповідності, результати заходу будуть оголошені недійсними.
Що саме він містить
Складається протокол у двох примірниках і не пізніше ніж через 15 днів з дати, коли проводилися збори. Ось списоквідомостей, обов'язкових для зазначення у ньому:
Обов'язковим пунктом є перелік питань, які містять порядок денний. Головні з них, що підлягають дозволу, формулюються у формі тез та перераховуються у бланку протоколу. В обов'язковому порядку фіксується та інформація про прийняте рішення щодо кожного конкретного пункту.
Попередня підготовка
Той, хто відповідає за організацію та проведення всього заходу, має подбати про виконання низки попередніх процедур, а саме: він формулює порядок денний зборів, піклується про збирання потрібних документів і оповіщає про його місце та дату всіх, хто має право на участь. Ті мають бути проінформовані з питань передбачуваного порядку денного, щоб мати можливість підготуватися.
Інформація про присутніх вноситься до протоколу секретарем на початок наради. Для цього кількість зафіксованих у протоколі голосів повинна знаходитись відповідно до попередньо складеного переліку передбачуваних присутніх.
Різні форми ведення
Законодавство дозволяє вести протокол у розгорнутому чи короткому вигляді. Остання форма отримала назву протоколу-схеми. Туди, як правило, заноситься інформація про доповідачів та короткі підсумки дебатів. У докладній формі розписується суть кожного з виступів.
Який саме вид документа вибрати, вирішує посібник. Найчастіше це питання узгоджується головою із учасниками.
Протокол загальних зборів ТОВ не може бути визнаний дійсним, якщо в ньому не зазначено назву організації у повному вигляді. Скорочена абревіатура має бути прописана лише після того.
Усі дані мають відповідати установчим документам. У заголовку протоколу вказується вид засіданняабо найменування органу, що його проводить. Далі секретарем прописується вся інформація щодо ведення заходу, який може бути плановим, позачерговим чи щорічним. Можливі інші варіанти.
Закон вимагає складання протоколів із періодичністю не рідше одного разу на рік. Форма заходу також є обов'язковою до фіксації в протоколі і мається на увазі з особистою присутністю учасників або заочною.
Що ще важливо
Важливим пунктом є реєстрація кожного члена зборів. При цьому вказується його ПІБ, посада та кількість голосів, що є у володінні. Якщо йдеться про акціонерне товариство, вносяться дані паспортів чи довіреностей.
Час початку та закінчення наради також фіксується секретарем, що важливо. Якщо буде виявлено фактичні (навіть формальні) похибки заповнення бланка, всі ухвалені рішення стануть недійсними.
За результатами виступів вписуються їхні основні тези без наведення повного тексту кожної доповіді, тобто інформація подається секретарем тезисно. Процедура завершується підписанням протоколу головою та секретарем з обов'язковим проставленням фактичної дати заповнення.
Якщо має бути зібрання трудового колективу
Таке проводиться щодо подій, значимих всім. Мета його - вирішити розбіжності, що накопичилися, проконтролювати виконання нормативних внутрішніх актів підприємства і т.д.
Відповідно до Трудового кодексу, кількість присутніх має становити від половини до 2/3 всього колективу. Рішення, як правило, приймається простою більшістю голосів.
Вимоги до протоколу таких зборів аналогічні наведеним для загальних випадків. Складено документ має бути на фірмовому бланку підприємства (організації). Перераховувативиступаючих прийнято із зазначенням посади кожного.
Якщо порядок денний складався з кількох питань, трудовий колектив зобов'язаний розглянути кожен із них окремо та прийняти рішення в індивідуальному порядку. У підведених підсумках мають відбиватися питання, якими рішення виявилося позитивним чи, відповідно, негативним.
Як складаються протоколи загальних зборів багатоквартирного будинку
В даний час багато питань виникає за зборами власників багатоквартирних будинків або ТСЖ. Це стосується як ведення самих зборів, так і правильного оформлення протоколів.
Слід зазначити, що єдиної законодавчо прийнятої універсальної форми цього документа немає. У кожному ТСЖ чи багатоквартирному житловому будинку (МКД) може бути власний шаблон такого документа. У зв'язку з цим часом можуть виникнути суперечності на тему того, як скласти протокол, які питання можна і потрібно включати до нього.
Насамперед, це питання про призначення голови та секретаря. Вони обираються з-поміж власників, які зібралися на заході. Якщо запропоновано одразу кілька кандидатур, рішення ухвалюються голосуванням. Потім головою доручається секретареві протоколювання результатів.
Про лічильну комісію
Часто власники на таких зборах обирають і лічильну комісію, хоча житловим кодексом цю процедуру не передбачено. Оскільки згідно із законом подібна дія не належить до обов'язкових, то відсутність комісії не зробить результатів голосування недійсними.
Винятком є варіант, коли обирати в обов'язковому порядку лічильну комісію було вирішено на попередніх загальних зборах власників. Тоді недотримання цього та інших пунктів регламенту виявиться порушенням. В такомуу разі інша форма ведення заходу може бути оскаржена у судовому порядку.
Чиї підписи важливі
Найчастіше виникають розбіжності щодо питання, хто має підписувати підсумковий протокол. Дехто вважає, що це завдання всіх власників, присутніх на заході. Насправді такої потреби немає.
Якщо збори проводяться в очній формі, завдання кожного з прибулих - до початку заходу відзначитись у реєстраційному листі. Підписи, що ними проставляються, свідчать про наявність кворуму.
У процесі ведення протоколу кількість голосів тих, хто "за", "проти" та "утримався", підраховується поголовно та заноситься секретарем у призначену для цього відомість. Для надання юридичної сили такому підрахунку і, щоб уникнути неточностей, є сенс кожному з тих, хто голосує, видати бюлетень для особистого проставлення необхідних даних із власним підписом.
Така процедура оформлення результатів гарантує прозорість та точність підрахунку. Зразки протоколів загальних зборів зобов'язують застосовувати аналогічний бюлетень, якщо збори проводяться у заочній формі.
Чи потрібні подробиці?
Але найправильніше буде орієнтуватися на те, яка саме інформація є суттєвою, а яка ні. Запроваджувати найменування пунктів " поточні питання " чи " різне " недоцільно. Така інформація не має жодного цінного змісту і не дає можливості власникам заздалегідь підготуватися до заходу і виробити виразну думку щодо запропонованих до вирішення питань.
Не слід забувати, що повідомлення про захід, що планується, кожен з власників повинен отримати не пізніше, ніж за 10 днів до його дати проведення. При цьому він повинен бути проінформований про те, які питання передбачається виносити на порядок деннийдня. Саме тому, як у попередньому повідомленні, так і в підсумковому протоколі рекомендується наводити якомога конкретніші формулювання.