Зразкове положення про архів
Підписка на журнал
Інші наші видання
Рубрики у номері
Рубрика «Діловодство»
Л.Ф. Яновська, Економіст
Приблизне положення про архів розроблено на підставі кваліфікаційної характеристики «Завідувач архівом», що міститься у випуску 1 Єдиного кваліфікаційного довідника посад службовців (ЕКСД) «Посади службовців для всіх галузей економіки» [1], та вимог Державного стандарту Республіки Білорусь (3)-2. «Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь у. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
(найменування організації) __________________________________________
(керівник організації чи інше посадове
особа, уповноважена затверджувати документ)
(підпис) (ініціали, прізвище)
1 Загальні положення
1.1 Архів є самостійним структурним підрозділом организации[2].
1.2 Архів створюється, реорганізується та ліквідується наказом керівника організації, виконує певні функції, не є відокремленим структурним підрозділом організації, не має свого фінансового господарства, не є юридичною особою. Реорганізація та ліквідація архіву здійснюються з дотриманням трудового законодавства, колективного договору та повідомленням профспілкового комітету.
1.3 Архів безпосередньо підпорядковується керівнику організації (начальнику відділу документаційного забезпечення – залежно від організаційної структури управління).
1.4 Архів очолюється завідувачем, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника організації за поданнямначальник відділу кадрів.
1.5 На посаду завідувача архіву призначається особа, яка має вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту та стаж роботи з діловодства не менше трьох років.
1.6 Завідувач архіву має заступника (заступників).
1.7 Обов'язки заступника (заступників) визначаються (розподіляються) завідувачем архіву відповідно до посадових інструкцій та цього Положення.
1.8 Заступник (заступники) та керівники структурних підрозділів, що входять до складу архіву, призначається (призначаються) на посаду та звільняється (звільняються) з посади наказом керівника організації за поданням завідувача архіву.
1.9 Архів у своїй діяльності керується:
1.9.1 Статутом організації (Положення про організацію).
1.9.2 Нормативними правовими актами щодо ведення діловодства та організації архівної справи.
1.9.3 Наказами та розпорядженнями керівника організації.
1.9.4 Правил внутрішнього трудового розпорядку.
1.9.5. Колективним договором.
1.9.6 Цим Положенням.
2 Основні завдання
Основними завданнями архіву є:
2.1 Прийом, реєстрація, систематизація, забезпечення безпеки та використання документів за призначенням.
2.2 Створення науково-довідкового апарату.
2.3 Інструктування працівників структурних підрозділів про порядок формування, підготовки та здавання справ до архіву.
2.4. Методичне керівництво роботою структурних підрозділів архіву.
3 Організаційна структура
3.1 Структура, штатний склад та чисельність архіву змінюються та затверджуються наказом керівника організації увідповідно до типових структур, нормативів чисельності, особливостей та умов діяльності організації за поданням завідувача архівом та за погодженням з ООТіЗ, ОК, ЮрО за напрямами діяльності зазначених структурних підрозділів.
3.2 Архів має у складі підлеглі структурні підрозділи (бюро, сектори, групи) чи окремих фахівців, відповідальних за:
- діловодство та комплектацію;
- впровадження та експлуатацію інформаційно-пошукових систем та сучасних інформаційних технологій та ін.
3.3 Обов'язки між працівниками архіву розподіляються завідувачем архіву на підставі відповідних посадових інструкцій.
4 Функції
Відповідно до основних завдань на архів покладаються такі функції:
4.1 Прийом, реєстрація, систематизація документів, забезпечення їх збереження та використання відповідно до встановленого порядку.
4.2 Керівництво роботою зі складання науково-довідкового апарату, що полегшує облік та використання архівних документів, а саме: описи, картотеки, каталоги, покажчики, путівники, огляди, історичні довідки та ін., а також відповідні облікові документи (книги обліку надходження та вибуття справи) , списки фондів, листи фондів, відносини фондів).
4.3 Надання методичної допомоги у пошуку необхідних документів.
4.4 Інструктування працівників структурних підрозділів про порядок формування, підготовки та здавання справ до архіву.
4.5 Контроль за своєчасністю надходження до архіву документів, закінчених діловодством.
4.6 Забезпечення проведення роботи з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справи постійного та тимчасового зберігання.
4.7 Керівництво роботою зі складанняописів справ передачі документів у державні архіви, актів про знищення, документів, терміни зберігання яких минув.
4.8 Контроль за станом документів, своєчасністю їх відновлення, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення збереження документів.
4.9 Облік документообігу та кількості справ.
4.10 Видача архівних довідок на основі даних, що є у документах архіву.
4.11 Складання встановленої звітності.
4.12 Участь у розробці положень та інструкцій щодо ведення діловодства та організації архівної справи.
4.13 Робота із захисту інформації, що становить державну, комерційну та службову таємницю.
5 Права та обов'язки
5.1 Архів має право:
5.1.1 Надавати структурним підрозділам організації та окремим співробітникам вказівки про порядок формування, підготовку та здавання справ до архіву щодо складання описів справ для передачі документів до державних архівів та інших питань, що належать до компетенції архіву.
5.1.2 Запитувати та отримувати від інших структурних підрозділів та окремих фахівців необхідні документи та матеріали з питань, що входять до компетенції архіву.
5.1.3. Вести листування з питань, що належать до компетенції архіву, а також з інших питань, що не потребують погодження з керівником організації.
5.1.4 Вимагати від працівників підрозділів організації своєчасного повернення документів, інших інформаційних матеріалів, одержаних в архіві на тимчасове користування; комплектної здачі документації; пояснень з приводу неповернення, псування документів та ін.
5.1.5 Не приймати документи, що підготовлені з порушенням встановлених правил.
5.2 Начальник архіву має право:
5.2.1 Ознайомитись із проектами рішень керівництва організації з питань діяльності архіву.
5.2.2 Вносити на розгляд керівництва організації пропозиції щодо вдосконалення діяльності архіву та організації загалом у межах своєї компетенції.
5.2.3. Встановлювати службові обов'язки для підлеглих йому працівників.
5.2.4 Вносити на розгляд керівника організації пропозиції про заохочення за зразкове виконання трудових обов'язків, тривалу та бездоганну роботу підлеглих йому співробітників або накладення матеріальних та дисциплінарних стягнень на підлеглих йому працівників, які не дотримуються або неналежно дотримуються виконання своїх посадових обов'язків. призначення, переміщення, звільнення працівників архіву.
5.2.5 Вимагати від підлеглих працівників дотримання норм та правил охорони праці та пожежної безпеки, дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку.
5.2.6 Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
5.2.7 Перевіряти правильність обліку та зберігання бланків суворої звітності.
5.2.8 Контролювати правильність експлуатації та справність виробничих приміщень, наявність та справність засобів пожежної безпеки.
6 Взаємини. Зв'язки
6.1 З усіма структурними підрозділами з питань:
- передачі документів, їх копій для користування на місці та в межах архіву; з правом винесення з архіву протягом встановлених термінів для розмноження (виготовлення копій);
- Пошук необхідних документів, інформації;
- Повернення документів в архів;
6.2 З канцелярією з питань:
- ведення діловодства (у тому числі підготовки та подання документів для здачі вархів);
- отримання та видачі документів, що підлягають розмноженню чи копіюванню;
7 Відповідальність
7.1 Відповідальність за належне та своєчасне виконання покладених цим Положенням на архів завдань та функцій відповідно до чинного законодавства, повноту та правильність використання наданих прав несе завідувач архіву.
7.2 Завідувач архіву несе персональну відповідальність за:
7.2.1 Дотримання чинного законодавства щодо здійснення своєї діяльності.
7.2.2 Організацію та ведення архівної справи в організації.
7.2.3 Правильний добір, раціональне розміщення та використання кадрів відповідно до професійних, ділових та моральних якостей.
7.2.4 Дотримання правил обліку та зберігання документації, прийнятої на зберігання та виданої для використання.
7.2.5 Створення необхідних умов роботи з документами, які у архіві.
7.2.6 Дотримання працівниками архіву трудової та виробничої дисципліни.
7.2.7 Дотримання правил та норм охорони праці, пожежної безпеки, внутрішнього трудового розпорядку самим особисто та підлеглими працівниками.
7.2.8 Матеріальні збитки, заподіяні з його вини, в установленому порядку.
7.3 Відповідальність інших співробітників архіву встановлюється їхніми посадовими інструкціями.
7.4 Працівники архіву несуть колективну відповідальність за розголошення інформації, що становить державну, комерційну та службову таємницю.
Керівник структурного підрозділу _____________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Начальник відділу організації праці та заробітної плати (ООТіЗ)
(підпис) (ініціали, прізвище)
Начальник відділу кадрів(ОК)
(підпис) (ініціали, прізвище)
Начальник юридичного відділу (ЮрО)
(підпис) (ініціали, прізвище)
[2] Архів може також входити до складу (є підпорядкованим структурним підрозділом) відділу документаційного забезпечення.