18. Види робочих заходів:презентація, прес-конференція, виставки, прийом, клубний вечір, діловий сніданок, благодійні заходи та їх характеристика.
Організація заходів як важливий напрямок зв'язків із громадськістю. Роль та значення спеціальних заходів у структурі PR-кампанії. Основні види робочих заходів та їх характеристика.
Сучасна теорія PR розглядає спеціальні заходи як важливий інструмент спеціаліста із СО, оскільки є ефективним засобом комунікації з цільовими групами, вони забезпечують паблісіті та увагу широкої аудиторії.
Спец. захід-ретельно спланована акція, яка проводиться в рамках загальної комунікаційної програми і, як правило, є одним із її ключових етапів. Саме на момент проведення спец. заходи можливе максимальне заповнення інформаційного поля навколо об'єкта.
Підготовка спец. події повністю перебуває у компетенції PR-фахівця. Здебільшого робота з організації спец. заходи ведеться за трьома напрямками:
Функції PR-фахівця зводяться до контролю за процесом та узгодження термінів підготовки окремих елементів події. Також: визначення місця проведення заходу, часу, тривалості події
Ця робота може бути побудована в 3 етапи:
запрошення та акредитація представників ЗМІ на спец. захід;
робота зі спільної підготовки та контроль за виходом матеріалів (прес-кит)
Існують різні види спец. заходів:
Презентація-це ефективний спосіб уявити громадськості компанію, продукт, послугу, результати, вихід на новий ринок. При організації цього заходу необхідно приділити велику увагу пресі, тому що його основною метою є отримання максимальної кількості публікацій щодо представленого об'єкта. Презентацію можна дуже вдало прив'язати до певного інформаційного приводу,це допоможе підвищити інтерес ЗМІ.
Прес-конференція- найважливіший засіб PR, що вимагає ретельної підготовки, що складається з наступних етапів:
Вибір дати та часу проведення (не допускати збігу з іншими заходами: вівторок, середа, четвер з 10 до 15 год.)
Вибір відповідного приміщення (необхідно перевірити наявність необхідного обладнання: стільці, стіл реєстрації, мікрофони та ін.)
Повідомлення представників ЗМІ про майбутню прес-конференцію (запрошення за 7 днів і містять: тему, повне ім'я основних доповідачів, небагато подробиць, потрібно переконати в необхідності присутності; позначити дату, місце проведення, час, тривалість прес-конференції)
Підготовка текстів доповідей (готуються заздалегідь, мають бути доступні всім, розсилаються журналістам, що не присутнім (+прес-кит))
Заключний етап (в день конференції) Усі приготування мають бути закінчені за 30 хвилин до початку (найгірший варіант). Співробітники, які задіяні у заході, повинні мати бейджі.
Після виступів доповідачі відповідають на запитання ЗМІ. Можлива організація індивідуальних інтерв'ю.
Може передбачатися фуршет.
Виставки-хороша можливість привернути до себе увагу ЦА, поширити інформацію про організацію, презентувати продукт. Участь у виставці дає такі можливості:
Провести дослідження (вивчити попит та потенційний ринок продукту)
Встановити партнерські відносини з компаніями-учасниками, провести переговори з потрібними людьми,
Підвищити рівень популярності компанії серед громадськості.
Процес підготовки до участі у виставці складається з кількох блоків:
Планування участі(визначити, як виглядатиме стенд, вибирається площа ввиставковому залі, що призначаються відповідальними за підготовку, планується бюджет.
Організація підготовлених робіт( підготовка поліграфічної та сувенірної продукції, освітлення стенду, підготовка та розповсюдження запрошень лягає на організаторів, можна організувати власну розсилку).
Забезпечення необхідних ресурсів для ефективності участі (1-й день виставки - встановлення ділових контактів. У прес-центрі необхідно розмістити прес-реліз та ін. матеріали)
Прийоми слід розглядати як один із важливих заходів щодо зміцнення ділових зв'язків та налагодження комунікацій між керівництвом компанії та представниками різних груп громадськості.
Прийоми зазвичай проводять у таких випадках:
відвідування компанії важливою особою (групою осіб, делегацією), яка представляє інтереси ділових партнерів, місцевої громадськості тощо;
проведення компанією великого заходу (виставки, презентації, торгового показу та ін.) із запрошенням великої кількості представників ділових кіл, інвесторів, акціонерів, постачальників, споживачів тощо;
підписання довгострокового контракту, укладання великої угоди з бізнес-партнерами;
настання ювілею чи іншої урочистої дати у житті компанії, пов'язаної з її заснуванням, успішним освоєнням нової продукції, виходом на нові ринки тощо;
У перерахованих випадках організовуються, як правило,представницькі прийоми.Вони мають епізодичний характер і завчасно і ретельно готуються фахівцями внутрішньофірмової служби з СО.
Основні цілі проведення представницьких прийомів
налагодження нових перспективних взаємин із потенційними партнерами по бізнесу
формування чи змінасформованого іміджу компанії та ін.
Процес підготовки представницьких прийомів включає в себе такі види робіт:
. визначення мети прийому, його форми та тривалості, кількості та складу основних учасників (як делегацій, так і окремих осіб);
- розробка програми прийому з детальним плануванням окремих елементів; .
. написання сценарію прийому з усіх протокольних формальностей;
. складання схеми розсадження запрошених осіб, вибір страв для основного та додаткового меню, сервірування та обслуговування столу;
. підготовка спеціальних промов, тостів та інших виступів, передбачених сценарієм прийому;
. відбір та навчання персоналу компанії, що залучається для проведення прийому та обслуговування гостей.
Основними різновидами представницьких прийомів є:
. денні прийоми («сніданок», «келих вина» та ін);
. вечірні прийоми («обід», «вечеря», «чай», «фуршет», «коктейль» та ін);
. неформальні прийоми (незаплановані візити гостей із наступним запрошенням їх на ланч)
Організуючи клубний вечір, клубним працівникам слід проявити максимум винахідливості та вигадки, подбати, щоб він був викритий у яскраву емоційну форму, щоб ніхто не йшов з вечора байдужим.
Поряд з усними виступами зазвичай широко використовуються наочні та художні ілюстрації, що доповнюють та збагачують кожен окремий виступ і всю тему. Добре, коли демонструються нові методи роботи, зразки продукції, моделі машин, що діють, схеми, діаграми, показуються сцени зі спектаклів, фрагменти з кінофільмів, твори образотворчого мистецтва, виконуються різні музичні твори.