3. Цільові установки у виставковій діяльності
Організація великої виставки за участю багатьох експонентів дуже дорогий захід. Однак невелика фірма може дозволити собі персональну виставку на спеціально орендованій площі або навіть на власній території, якщо має приміщення для розміщення експозицій та прийому відвідувачів. Нижче йтиметься саме про організацію невеликих персональних виставок/ярмарків, оскільки така інформація – через фінансову доступність заходу для багатьох підприємств, безсумнівно, буде корисною.
Перш ніж ухвалити рішення про виставку, потрібно однозначно визначитися з цілями її проведення. Якщо бізнесменом поставлено, чітко сформульовано лише одну мету, то від витівки слід відмовитися через невиправданість великих витрат. Проте головна мета заходу може бути лише одна: усі інші виявляться другорядними. Виставкова діяльність загалом спрямовано забезпечення збуту товарів, тобто стенд у сенсі функціонує як короткострокова торгова точка. Однак це не можна визнати головною метою виставки/ярмарку. Сьогодні найважливішим завданням, що реалізується під час виставкової діяльності, є вдосконалення іміджу фірми-експонента.
Питання про організацію виставки для покращення власного іміджу вирішується з урахуванням двох таких факторів:
а) наявності тенденції до організації та/або участі у виставках серед підприємств тієї ж галузі;
б) масштабу використання виставок компаніями-конкурентами як засіб просування своєї продукції над ринком.
В умовах, що склалися, великі підприємства проводять виставки з використанням великих стендів, причому роблять це систематично. Завданням таких виставок є залучення головним чином нових ділових партнерів, тобто спрямованістьзаходів трактується як В2В. Малі та середні підприємства, навпаки, організують виставки нерегулярно та обмежуються невеликими витратами на виставкове обладнання. Такі заходи покликані привернути пильну увагу ділових кіл, але насправді орієнтовані не на підприємців, а на безпосередніх покупців, які відвідують захід як ярмаркове шоу (В2С).
Організація виставок для підприємства методом:[19]
• знайти добрих фахівців для подальшої плідної співпраці;
• зустрітися у дещо неформальній обстановці та налагодити постійні контакти з керівниками інших великих заходів, які можуть бути зацікавлені у проведенні спільних презентацій;
• створити стійкий імідж і не сходити зі сторінок газет, вибившись до місцевих ньюсмейкерів від ділового світу.
Прийняття рішення про участь у ярмарку чи виставці передує підготовчому етапу та, у певному сенсі слова, відкриває його. Остаточну позицію з цього питання можна прийняти лише з урахуванням усіх цінових та технічних факторів. При цьому майбутній організатор зобов'язаний взяти до уваги такі моменти:
1. Розмір загальної експозиційної площі – від цього залежить масштаб заходу та кількість учасників; якщо площа надто мала при великих (за бюджетом фірми) витратах неї, то доцільніше відмовитися від задуму.
2. Ступінь популярності виставки – від цього фактора залежить віддача, тобто здатність повернути вкладені у захід кошти з отриманням додаткового доходу.
4. Успіхи великих організаторів виставок у регіоні за попередні роки – це цінний досвід, який слід використати; якщо нічого подібного в регіоніЧи не спостерігалося варто запитати, як вплине на клієнтуру подібний «маркетинговий прецедент»?
Важливо відзначити, що вплив заходу на імідж та інші тонкощі виступають по суті манівцями до досягнення трьох провідних цілей компанії, що зумовили потребу в організації виставки:
Таким чином, ухвалення рішення багато в чому зумовлене правильною оцінкою економічної ефективності майбутнього заходу.
3.3. Економічна ефективність виставок
Існує два типи економічної ефективності, що важливо мати на увазі при ухваленні рішення. По-перше, це швидке укладання контрактів з отриманням у доступній для огляду перспективі «живих грошей», що означає забезпечення фінансової стабільності та високу ліквідність активів. У разі ефективність виставки передбачає те, що у післявиставковий період фірма не виявляється на мілини, але своєчасно відновлює грошову масу покриття поточних витрат.
По-друге, ефективність може виражатися у укладанні довгострокових контрактів, що означає високу зайнятість фірми на рік-два вперед. Така ефективність вигідна підприємствам, які прагнуть швидко відновити колишній обсяг грошової маси, оскільки їхнє фінансове адміністрування і так успішно. Досягти такої ефективності означає забезпечити фінансову стабільність не миттєву, а у віддаленій перспективі за рахунок майбутніх надходжень. Така комерційна тактика відповідає стратегії сталого розвитку (sustainable development).
Зрештою економічна ефективність події визначається переважно за таким ключовим показником, як можливість окупності. Високу швидкість окупності мають дрібні регіональні та місцеві виставки, причому як для організаторів, так і дляучасників. У зв'язку з цим інші українські фахівці вважають корисним для всіх без винятку фірм створення та участь у невеликих експозиціях, не пов'язаних із серйозними витратами. Завдяки низьким вкладенням такі виставки окупаються безпосередньо під час роботи. (У Москві такі виставки представлені, наприклад, «Мосмежопторгом» та ярмарком у спорткомплексі «Динамо».) Це пов'язано не стільки з великою кількістю замовлень, скільки з низькою ціною площі.
Усі можливі способи отримання вигоди, включаючи і фактори мінімізації витрат на самий виставковий захід, повинні обумовлюватися в концепції виставки (вона ж концепція виставкового проекту). Концепція є організаційним документом, у якому фіксуються найважливіші цільові установки, принципи і правила, що регулюють діяльність ініціаторів, учасників та гостей події. Зокрема, саме тут зазначається факт спонсорської підтримки, що дозволяє на підставі концепції визначити положення про спонсорство та скласти договір спонсорства. Основні позиції цього документа наведені нижче.
Концепція [найменування виставкового проекту]
[Найменування виставкового проекту] (надалі – Виставка) проводиться [найменування компанії-організатора] за підтримки [найменування владної структури, яка надає адміністративну підтримку[20]]
1. Умови проведення
1.1. Термін проведення Виставки: з […] по […] р.
1.2. Місце проведення: […]
1.3. Організатор Виставки: [найменування компанії/компаній, контактна інформація] (надалі – Оргкомітет)
1.4. Також у підготовці та проведенні Виставки беруть участь: […]
На основі організаційно-технічне забезпечення Виставки доручено […]. Забезпечення заходів щодоінформаційному супроводу Виставки покладається на […].
2. Цілі влаштування та проведення Виставки Цілі проведення Виставки:
2.1. Підтримка розвитку виробничої сферы.
2.2. Пропагування досягнень української промисловості, науки та техніки.
2.3. Демонстрація результатів державної підтримки розвитку [найменування галузі].
2.4. Демонстрація зразків продукції фірм-учасниць.
2.5. Розвиток взаємовигідних ділових контактів, привернення уваги потенційних інвесторів та замовників до конкурентоспроможних компаній.
2.6. Активізація підприємницької діяльності, комерціалізація технологій.
3. Зміст виставкового проекту
3.1. Виставкова експозиція формується з [національних, міжнародних, міжнародних з переважанням національних] експозицій.
3.1.1. […] українська експозиція
[…] експозиція включає тематичні та галузеві українські експозиції, регіональні та/або місцеві експозиції, експозиції організацій та підприємств різних галузей народного господарства України.
3.2 Ділова програма
3.2.1. Тематика заходів ділової частини Виставки: […]. Розкриття цієї тематики передбачає підвищення ефективності використання фінансових вкладень та науково-технічних інновацій та чіткої орієнтації підприємств на виробництво конкурентоспроможного продукту.
3.2.2. Програмні заходи об'єднані завданням залучення інвестицій у зазначену сферу, технологічного переозброєння виробництва, розвитку ринку продукції даної галузі, покращення захисту об'єктів інтелектуальної власності у цій сфері бізнесу, об'єднання інтересів представників промислового та фінансового бізнесу.
3.3. Спеціалізовані проекти
Ярмарок проводиться длязабезпечення можливості обговорення та укладання контрактних угод між експонентами та відвідувачами з подальшою реалізацією частини експонатів безпосередньо на Виставці. З метою успішності проведення ярмаркових торгів у рамках Виставки Оргкомітетом складено та розтиражовано «Збірник бізнес-пропозицій учасників Виставки».
3.3.2. Конкурсна програма
4. Інформаційна підтримка
4.1. Системну інформаційну підтримку Виставці з висвітлення у ЗМІ заходів щодо підготовки Виставки та її робіт надає інформаційний партнер Виставки Найменування інформаційного партнера на умовах, погоджених з оргкомітетом.
5. Спонсорська підтримка
Задля більш якісної підготовки Виставки, включаючи PR-заходи, організується залучення спонсорів. Положення про спонсорську підтримку Виставки затверджується Оргкомітетом.
Вірним засобом мінімізації витрат і гарантією залучення більшої кількості клієнтів, ніж було б, є групова організація виставки, коли фірма-організатор знаходить собі помічників серед партнерів, жваво зацікавлених у демонстрації своєї продукції, якщо така успішно доповнює ключові експозиції на тему виставки. Так як провінційна фірма-організатор швидше за все запланує маленьку виставку з низькими розцінками, то учасники неодмінно знайдуться (зазвичай робоче місце на маленькій виставці коштує стільки, скільки квадратний метр площі, що орендується, на великій престижній). Ось чому фірмі-організатору важливо вміти привернути увагу всіх зацікавлених осіб до запланованої події, утримати всіх залучених та юридично грамотно оформити документи про партнерство.
На початковому етапі, коли ще ведуться переговори про співпрацю, від організатора потрібноскласти оферту – пропозиція брати участь у виставці як співекспоненти. Типовий текст цього документа наведено нижче.
Оферта щодо участі у виставковому заході [найменування події]
1. Предмет оферти
1.1. Оргкомітет надає послуги з проведення демонстрації експозицій та презентації [продукції, робіт, послуг], а Замовник оплачує ці послуги та проводить самотужки демонстрацію та презентацію відповідно до умов цієї оферти.
1.2.1. Під демонстрацією у цій оферті розуміється забудова виставки та облаштування експозицій силами експонентів та сторонніх (підрядних) організацій з метою показу експонентами результатів своєї комерційної діяльності.
1.3. Презентація проходить у [найменування населеного пункту] у період з […] до […] р. Технічні характеристики виставкових павільйонів зазначені у додатку № 1 до цієї оферти.
1.4. Проведення презентації можливе за двома варіантами:
1.4.1. Проведення презентації з [концертною програмою, конференцією, прес-конференцією, фуршетом] з використанням усіх технічних засобів, описаних у додатку № 2 до цієї оферти. Тривалість презентації до […] годин.
1.4.2. Проведення презентації без [вказати відпадаючий пункт]. Тривалість презентації до […] годин.
1.5. Форма проведення презентації визначається експонентом самостійно.
1.6. Оргкомітет за додатковим письмовим запитом експонента надає додаткові послуги з числа зазначених у цій оферті відповідно до ст.6 цієї оферти.
2. Графік роботи
2.1. Період проведення презентацій: з […] до […] р.
2.2. Попередній графік проведення презентацій: […].
3. Права та обов'язки сторін
3.1. Експонент зобов'язується
3.1.1. Сплатити замовлені послуги та направити до Оргкомітету копію платіжного доручення.
3.1.2. У термін до [дата] подати до Оргкомітету сценарний план проведення презентації для погодження.
3.1.4. Дотримуватись регламенту роботи, встановлений Оргкомітетом.
3.1.5. Дотримуватись правил користування наданими приміщеннями, майном.
3.1.6. Направити до Оргкомітету список учасників презентації, що включає П.І.Б. учасників, їх посади та функціональні обов'язки на час події.
3.1.7. Надавати необхідну інформацію щодо проведення презентації на прохання Оргкомітету.
3.2. Оргкомітет зобов'язується
3.2.1. Надати оплачені послуги.
3.2.3. Забезпечити безпеку та охорону громадського порядку під час проведення заходу.
3.2.4. Забезпечити безпеку реквізиту експонентів.
4.1. Вартість проведення презентації з [концертною програмою, конференцією, прес-конференцією, фуршетом]: […] рублів, у тому числі податок на додану вартість […] % – […] рублів.
4.2. У вартість проведення презентації з [концертною програмою, конференцією, прес-конференцією, фуршетом] відповідно до п. 1.4.1. входить: […].
4.3. Вартість проведення презентації без [вказати відпадаючий пункт]: […] рублів, у тому числі податок на додану вартість […] % – […] рублів.
4.4. У вартість проведення презентації без [вказати відпадаючий пункт] відповідно до п. 1.4.2. входить: […].
4.5. Інформація про знижки: […].
5. Умови проведення презентації та порядок оплати: […].
6. Додаткові послуги
6.1. Додаткове обладнання та додаткові послуги надаються за попередніми заявками.
6.2.Додаткове обладнання та додаткові послуги надаються на умовах попередньої оплати.
6.3. Вартість додаткових послуг (зазначена з урахуванням ПДВ): […].
7. Відповідальність сторін[21]