3. Форми бухгалтерського обліку
Форма обліку - певна система використання різних за будовою облікових регістрів, що зумовлює послідовність та способи облікових записів.
За часи існування бухгалтерського обліку застосовувалися різні форми. Спочатку форма обліку була гранично простою і складалася з пам'ятної книги (меморіал), до якої операції записувалися в хронологічній послідовності, журналу, в якому вказували кореспонденцію рахунків. З журналу робили запис до Головної книги, на підставі якої складали баланс. Найпростіші форми обліку - стара і нова італійська, було неможливо задовольняти вимогам, які почали пред'являтися до обліку зі зростанням виробництва та збільшенням господарських операцій. Розвиток форм пішло шляхом створення окремих регістрів для ведення обліку за однорідними об'єктами обліку. З'явилася перша багатожурнальна форма обліку. Поступово на зміну книгам прийшли картки, і книжкові форми обліку були замінені картковими (картково-ордерна, картково-копіювальна, конторольно-шахова).
Основними ознаками, що визначають ту чи іншу форму обліку, є:
види застосовуваних регістрів, взаємозв'язок між ними;
послідовність записів у них;
застосування засобів обчислювальної техніки.
В даний час застосовуються кілька форм бухгалтерського обліку:
Меморіально-ордерна (її різновид – Журнал-Головна)
Спрощена форма бухгалтерського обліку
Застосування тієї чи іншої форми бухгалтерського обліку залежить від обсягів підприємства, кваліфікації працівників, наявності коштів оргтехніки. Незалежно від способу ведення обліку, його основу становить документування, де документи відіграють роль первинних носіїв облікової інформації.
Меморіальний ордер №__ за ______р.
За дебетом рахунку(шифр)
За кредитом рахунки (шифр)
Синтетичний облік при меморіально-ордерній формі ведуть у двох регістрах – у журналі реєстрації та Головній книзі. Реєстраційний журнал застосовується під час реєстрації бухгалтерських проводок (меморіальних ордерів) у хронологічному порядку із зазначенням номера, дати, суми. У цьому журналі кожному меморіальному ордеру надається порядковий номер.
Реєстраційний журнал за ______р.
Порядкові номери меморіальних ордерів
Потім меморіальні ордери записують до Головної книги. Після закінчення кожного місяця в Головній книзі підраховують підсумки оборотів за дебетом та кредитом, виводять сальдо за кожним рахунком, і становлять оборотну відомість за синтетичними рахунками.
Аналітичний облік ведеться переважно на картках, або на картках та в книгах. Після закінчення місяця на рахунках аналітичного обліку підраховують підсумки сум оборотів та становлять оборотні відомості, які звіряють з оборотною відомістю за синтетичними рахунками. Обороти по дебету та кредиту синтетичних рахунків зіставляють із сумою обороту у журналі реєстрації меморіальних ордерів. Після звіряння та контролю становлять бухгалтерський баланс. Меморіально-ордерна форма обліку дозволяє щомісяця звіряти записи в облікових регістрах, застосовувати розподіл праці серед працівників бухгалтерії. Недоліками є:
громіздкість та трудомісткість обліку, що виражається в дублюванні записів у регістрах обліку;
відставання аналітичного обліку від синтетичного, т.к. регістри не поєднують ці два види обліку;
безпосередньо за даними облікових регістрів не можна скласти звітність без додаткових розрахунків та вибірок.
Журнал-Головна є різновидом меморіально-ордерної форми обліку. Характерною її особливістю єте, що регістри для хронологічного та систематичного запису за рахунками синтетичного обліку об'єднані в одній комбінованій книзі Журнал-Головна.
Номер меморіального ордера
Шифр та найменування рахунків
51 «Розрахунковий рахунок»
Операції до книги Журнал-Головную записуються безпосередньо з первинних чи зведених документів або на підставі меморіальних ордерів. На початку місяця в Журнал-Головну переносять сальдо за синтетичними рахунками. Потім записуються операції, підраховуються підсумки по дебету та кредиту рахунків та виводять сальдо на кінець місяця. Аналітичний облік ведеться на картках чи книгах. Схему меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку наведено на рис.2
Мал. 2. Схема меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку
1.Суцільні лінії показують послідовність виконання облікових записів.
2.Пунктирні лінії показують звірку записів
Журнально-ордерна формаотримала свою назву за основним регістром, що використовується при цій формі - журналу-ордеру. Вона застосовується на підприємствах різних форм власності. Хронологічна та систематична записи господарських операцій здійснюються одночасно. Журнально-ордерна форма обліку дозволяє поєднати у часі синтетичний та аналітичний облік. У журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку застосовуються переважно два види регістрів.
Журнали-ордери – це бухгалтерські регістри, побудовані за шаховим принципом. Записи у яких ведуться принаймні надходження документів чи як результати залежно від характеру та змісту операції. Журнали-ордери ведуть за кредитом одного або кількох рахунків за кожним первинним документом, або за підсумками за день, або за підсумками за триваліший період. Наприклад, у журналі-ордері №1 покредиту рахунки 50 «Каса» проводяться записи підсумку протягом дня виходячи з звітів касира, підтверджених доданими до них документами. При незначній кількості касових документів допускаються записи операцій у регістри не кожен день, а 3-5 днів. Дані первинних документів реєструються тільки за кредитом рахунків у кореспонденції з рахунками, що дебетуються.
Крім журналів-ордерів застосовуються допоміжні відомості, у яких ведуть аналітичний облік за рахунками великою номенклатурою аналітичного обліку. Підсумки відомостей наприкінці місяця переносять у журнали-ордери.
Підсумки журналів-ордерів наприкінці місяця переносяться до Головної книги, яка використовується для узагальнення даних з журналів-ордерів, взаємної перевірки правильності зроблених записів за окремими рахунками та для складання звітного балансу. У ній показують вихідне сальдо за кожним синтетичним рахунком. Обороти за кредитом синтетичного рахунки відображаються одним записом, а обороти по дебету в кореспонденції з рахунками, що дебетуються. Правильність записів, зроблених у Головній книзі, перевіряється підрахунком оборотів та сальдо за всіма рахунками. Суми дебетових та кредитових оборотів, а також дебетових та кредитових сальдо мають бути відповідно рівними.
Головна книга відкривається на рік, на кожен рахунок приділяється один аркуш. На підставі Головної книги та низки регістрів заповнюються баланс та інші форми звітності.
Журнал-ордер №1 за кредитом рахунка 50 «Каса» у дебет рахунків.
З кредиту 50 рахунки до дебету рахунків
Разом за кредитом
51 «Розрахунковий рахунок»
52 «Валютний рахунок»
70 «Розрахунки з персоналом з праці»
Рахунок 51 «Розрахунковий рахунок»
Обороти за дебетом
Разом по дебету
Оборот за кредитом
З кредитурахунки ______ за журналом-ордером №___
Маючи низку переваг, а саме об'єднання синтетичного та аналітичного обліку, підпорядкування регістрів вимогам складання звітності, контролю та аналізу, дана форма заснована на використанні ручної праці, і в цьому сенсі поступається автоматизованій формі обліку. Схема журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку представлена на рис.6.3
Рис.6.3. Схема журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку
1.Суцільні лінії показують послідовність виконання облікових записів.
2.Пунктирні лінії показують звірку записів.
Спрощена форма бухгалтерського облікупризначена для суб'єктів малого підприємництва та має два різновиди:
Проста форма без використання облікових регістрів;
Спрощена форма із використанням відповідних облікових регістрів.
Проста формазастосовується у разі, коли підприємство не має основних засобів, розрахунки з контрагентами ведуться відразу (відсутні заборгованості на кінець періоду), відсутні перехідні залишки (наприклад, немає незавершеного виробництва). При простій формі бухгалтерського обліку застосовується Книга обліку господарських операцій.
Книга (журнал) обліку господарських операцій
Наявність та рух майна підприємства
Оборот за період
Книга (журнал) обліку господарських операцій відкривається записами сум залишків початку року (початок діяльності підприємства) в кожному виду майна, зобов'язань та інших коштів, якими вони є.
Потім у графі «Зміст операції» записується місяць та у хронологічній послідовності позиційним способом на підставі кожного первинного документа відображаються всі господарські операції цього місяця. При цьомусуми за кожною операцією, зареєстрованою у Книзі за графою «Сума», відображаються методом подвійного запису одночасно за графами «Дебет» та «Кредит» рахунків обліку відповідних видів майна та джерел їх придбання.
Після закінчення місяця підраховуються підсумкові суми оборотів за дебетом та за кредитом усіх рахунків обліку коштів та їх джерел, які повинні дорівнювати підсумку коштів, показаному за графою «Сума». Після підрахунку підсумкових дебетових і кредитових оборотів коштів та його джерел (бухгалтерських рахунків) протягом місяця виводиться сальдо за кожним їх виду (рахунку) на 1-е число наступного місяця, з урахуванням яких складається бухгалтерська звітність.
Поряд із Книгою обліку фактів господарської діяльності (форма К-1) для обліку розрахунків з оплати праці з працівниками (а також з податку на доходи фізичних осіб тощо) треба вести також відомість обліку заробітної плати за затвердженою формою (форма В- 8). Крім того, ведеться касова книга, особові рахунки працівників тощо.
Форма звикористанням регістрівмалого підприємства застосовується організаціями, які мають власні основні засоби та інші товарно-матеріальні цінності, а також провідними розрахунки з наступною або попередньою оплатою.
В якостіоблікових регістрівдля обліку майна та джерел його утворення застосовуються відомості, які складаються для обліку операцій по одній групі бухгалтерських рахунків, що використовуються на підставі первинних документів: В-1 - В-8, також для узагальнення даних відомостей і Для перевірки застосовується шахова відомість (форма В-9).
Сума за будь-якою операцією записується у двох відомостях одночасно: в одній - за дебетом рахунка із зазначенням номера кредитованого рахунку (у графі «Кореспондуючий рахунок»), в іншій- за кредитом кореспондуючого рахунку та аналогічним записом номера рахунку, що дебетується.
В обох відомостях у графі «Зміст операції» робиться запис виходячи з первинної облікової документації про суть досконалої операції.
Залишки коштів у окремих відомостях мають звірятися з відповідними даними первинних документів, виходячи з яких було зроблено записи (касові звіти, виписки банків та інших.).
Узагальнення місячних підсумків фінансово-господарську діяльність малого підприємства, відбитих у відомостях, провадиться у відомості (шахової) формою В-9, виходячи з якої складається оборотна відомість, є основою складання бухгалтерського балансу підприємства.
Автоматизована форманині одна із основних напрямів сучасного бухгалтерського обліку. Це пов'язано з тим, що автоматизація бухгалтерського обліку характеризується високою швидкістю роботи, великий ємністю пам'яті, великим набором виконуваних операцій.
Автоматизована форма обліку ведеться з допомогою комп'ютерної техніки з допомогою спеціальних програм.
Найбільш поширеною програмою є «1С-Бухгалтерія», що дозволяє користувачеві одночасно працювати з Планом рахунків, журналом реєстрації господарських операцій та формувати різні вихідні форми. Ця програма може базуватись як на журнально-ордерній формі обліку, так і на інших формах.
При використанні програми «1С-Бухгалтерія» бухгалтер перевіряє і обробляє первинні документи і вводить дані в персональний комп'ютер на технічні носії інформації. Введення даних здійснюється найчастіше з клавіатури вручну відповідно до графіка документообігу.
Програма«1С-Бухгалтерія» містить набір типових проводок, у тому числі бухгалтер може вибрати необхідні відображення господарських операцій. При необхідності можливе введення проводок, які не передбачені в цій програмі.
На основі введеної з первинних документів інформації та обраної кореспонденції рахунків створюється журнал господарських операцій, який може бути виведений на друк. Програмою передбачено отримання як проміжної інформації, що систематизована в журналах-ордерах, меморіальних ордерах, садових оборотних відомостях, шахових відомостях та балансах.