3.3. Методи здійснення аудиту

Функції нічного аудиту можуть виконуватися вручну за допомогою механічної та електронної техніки. Розглянемо їх кожен окремо.

При неавтоматизованій (ручній) системі аудитор переважно користується наступною документацією:

v бухгалтерської книгою;

v відомостями обліку готівки;

v добовими та додатковими стенограмами;

v підсумковими аудиторськими відомостями.

При ручній системі нічний аудитор складає добові та додаткові стенограми шляхом перенесення даних з кожного розрахункового листа на відповідну лінію на стенограмі, визначаючи таким чином загальні операції по рахунках за кожен день. Інформацію зі стенограм та відомостей обліку готівки переносять у підсумкову відомість подану в таблицю 3.2, яка відображає всі денні операції.

Багато великих готелів покладаються на ручний процес аудиту. Нічний аудит, що проводиться вручну та напівавтоматичний, дуже стомлюючий. З появою множини щодо недорогої облікової техніки такі методи аудиту стали неефективними.

Зараз багато хто вважає, що ручний аудит - це чудовий засіб для вивчення концепції та аудиту.

табл. 3.2 "Ручне резюме обліку".

Ручне резюме звіт

Оплата за перерахування

Важливим кроком у розвитку облікових операцій у готелях стало використання облікових машин. Облікові машини (касові апарати) записують гостьові операції на касових стрічках, і одночасно виконують безліч інших дій, які спрощують роботу бухгалтерів та аудитора.

Раніше облікові машини випускалися електромеханічними, а зараз - електронні.

Форми, що використовуються в напівавтоматичній системі, включають дані про готівку - еквівалент відомостей готівки в ручному аудиті, та звітаудитора, який іноді називається «Д» - картою. У таблиці 3.3 наведено простий закінчений звіт.

Нічний аудиторський звіт Нічний аудиторський автоматичний баланс №

Аудиторський контроль 960

- Контроль за нулем

- Аудиторський контроль захищений

Ця форма обліку є найпростішою до виконання. Автоматичні машини можуть бути пов'язані з іншими приладами та обладнанням готелю та використовуватись для швидких та точних автоматичних записів безпосередньо в електронні рахунки.

Ці та інші завдання можуть бути виконані набагато швидше, ніж іншим способом. Комп'ютеризовані системи дозволяють аудитору більше часу приділяти перевірці операцій та аналізу роботи готелю. Якщо в кінці аудиторської перевірки баланс не сходиться, це означає, що неправильно введена в комп'ютер інформація або є збої в самій комп'ютерній системі.

Перевага комп'ютерних систем полягає ще й у тому, що вони можуть складати та рахувати записи набагато швидше, ніж вручну. У випадку аудиту комп'ютер може набагато більше обробляти інформацію, виконувати безліч обчислень і підбивати миттєво підсумки.

Комп'ютерні системи дають можливість частого доступу до інформації, що дозволяє керівництву повністю контролювати операції. Звіти про доход, дані про заповнюваність, прибуття, статус номерів та ін. оперативна інформація може бути отримана та відображена у звіті або як частина регулярного аудиту. У таблиці 3.5 показано щоденний комп'ютерний звіт.

Облікова система бухгалтерії готелю багато в чому залежить від операційної документації, що дозволяє забезпечити точні записи та зберегти ефективні операційні дії. Знаходження та усунення помилок – це сутність процесу нічного аудиту. Він розроблений так,щоб забезпечити інтеграцію рахунків за допомогою перехресних посилань. Рахунки бухгалтерської книги порівнюються з первинними документами, щоб довести правильність окремих записів та загальні підсумки. Розбіжності, знайдені протягом аудиту, мають бути виправлені.

Нічний аудит, із введенням комп'ютерів, це необов'язково нічна діяльність. Багато комп'ютерних систем здатні подати у будь-який час безпосередню інформацію та забезпечити резюмуючи звіти на вимогу.

Ступінь перевірки, потрібна від аудиту - це функція від частоти появи помилок та обсягу операцій, які необхідно перевірити.

Перший із цих чинників залежить від професійної підготовки рахункових працівників, другий - від розмірів та розгалуженості інфраструктури готелю. Великі готельні комплекси зазвичай вимагають ретельнішої перевірки завдяки великому обсягу операцій.

До компетенції нічного аудитора зазвичай входять:

завершення незакінчених записів;
правильність заповнення рахунків;
узгодження розбіжностей у статусі номерів;
складання балансів усіх підрозділів;
перевірка розцінок на номери та місця;
перевірка заздалегідь замовлених номерів;

Розглянемо ці функції окремо.

Завершення незакінчених записів

Головною функцією аудиту є переконання, що всі операції, що впливають на звітність, записані у відповідні рахунки. Перший крок у цьому напрямі завершити незакінчені записи. Хоча більшість працівників намагаються записувати операції в потрібні рахунки в міру їх отримання, нічний аудитор повинен підтвердити, що всі операції були записані до аудиту. Незавершені записи призведуть до помилок у балансі та нічній звітності.

Погодження розбіжностей у статусі номерів

Розбіжності у статусі номерів мають бути вирішені якнайшвидше. Помилки статусу номера можуть призвести до втрат доходу від недостатньої повноти та помилок у записах. Наприклад, якщо гість виписаний, а агент забув правильно оформити процедуру виїзду, то номер вважатиметься зайнятим, хоча насправді він вільний.

Якщо СПиР вважає, що номер зайнятий, а звіті поверхової служби він вважається вільним, то аудитор повинен прояснити істину. В цьому випадку може бути таке:

o гість, поспішаючи, міг виїхати, але забув виписатися;

o гість міг виїхати, не збираючись виписуватись;

o агент чи касир могли закрити лист.

Аудитор, перевіривши всі обставини, має пред'явити аркуш для закриття та визначитися зі статусом номера.

У комп'ютеризованій системі процес виписки автоматично змінює статус номера.

Баланс усіх відділень (торгових точок)

Нічний аудитор зводить баланс усіх відділень, використовуючи всі первинні документи. Аудитор підводить баланс усіх рахунків СПіР та інформації щодо операцій інших підрозділів. Документи, які отримують бухгалтер, та інші первинні документи резюмуються та порівнюються. Навіть повністю автоматизовані готелі зазвичай зберігають первинні документи для вирішення можливих розбіжностей.

Детальний аудит окремого підрозділу передбачає перевірку всіх записів доти, доки помилка не буде знайдена. Процес аудиту може бути заплутаним із цього погляду. Зазвичай вважається ефективнішим спочатку звести баланс у всіх відділеннях, та був шукати окремі помилки у записах.

Однак баланс у рахунках та підсумках підрозділів ще не означає, що правильні рахунки були обрані для запису. Запис правильної суми на неправильні рахунки також призведе донеправильний результат. Цей тип помилок буває непоміченим доти, доки виникають проблеми з рахунками клієнтів.

Перевірка цін на номери (місця)

Нічний аудитор може вимагати у СПіР дати звіт з доходу від номерів (див. табл. № 3.6). Цей звіт показує розцінки за кожний номер та фактичні розцінки, за якими номери здано, що дає змогу мінімізувати дохід від номерів. Якщо розцінки та фактичні розцінки не збігаються, то виникає кілька питань, які аудитор має вирішити:

§ Якщо номер зайнятий членом туристської групи або корпоративним клієнтом, який має пільги, чи правильно застосовані знижки до розцінок?

§ Якщо в номері лише один гість, а фактичні розцінки дорівнюють приблизно половині, чи є гість одним із зареєстрованих? Якщо так, то чи зареєструвався другий гість.

Правильне використання інформації про доход та облік номерів може стати основою для аналізу доходів від номерного фонду, копію цього звіту можна підготувати для головного менеджера готелю.

Цей крок можна застосувати лише до комп'ютерних систем. Так як комп'ютер усуває необхідність ведення всіляких облікових документів з бронювання номерів, їх статусу і т.д., то СПіР стає дуже залежною від комп'ютерної системи, що правильно функціонує.

Підтримка звіту має бути пред'явлена періодично для перевірки гладкої роботи готелю на випадок поломки комп'ютерної системи.

Звіти наприкінці дня розробляються і друкуються комп'ютером зазвичай, принаймні друкуються два гостьові списки: одна копія для бухгалтера, а інша - для управління готелем. Звіт про статус номерів дозволяє агентам визначити вільні та готові номери.

Нічний аудитор зазвичай відповідає запідготовку звітів, що свідчать про ефективність діяльності СПиР. Кінцевий детальний та сумарний звіти по підрозділах, балансовий звіт та спеціальні звіти можуть бути підготовлені для огляду керівництвом готелю.

Кінцевий детальний та сумарний звіти по підрозділах готуються та зберігаються з первинними документами у бухгалтерії.

Балансовий звіт показує кількість гостей, які наблизилися до обмеження кредиту (див. табл. 3.6). У комп'ютеризованій системі комп'ютер повинен бути запрограмований так, щоб міг складати такий звіт на вимогу.

Балансовий звіт з головної гостьової книги

Аудитор Саморобок А. А. Перевірений Коротєєв С. С.

Прізвище, ініціали гостя

Зв'язувалася – заплатив. Адреса та кредит затверджений підтвердженим замовленням

VIP, дійсна карта

Ам. експрес підтверджено

Ост 3 повідом, зі мною не зв'язувався: необх. увага

Хоче розрахуватися чеком – залишити повідом, щоб зв'язалася зі мною

Часто нічний аудитор є відповідальним за підготовку готівкового депозиту як частини процесу аудиту. Оскільки баланс підрозділів часто включає операції з готівкою, депозит готівки може залежати від успішного аудиту. Якщо прихід готівки не був покладений на депозит, аудитор порівнює записи готівки при отриманні та виплати з фактичною готівкою на руках. Копія звіту може бути включена до конверту депозитної готівки для підтримки будь-якого перебору або недобору.

Гостьовий звіт, як показано в таблиці № 3.7, містить кінцевий звіт балансів усіх зареєстрованих гостей.

Таблиця № 3.8 містить очікувану інформацію щодо прибуття та вибуття на кілька наступних днів.

Вихідні дані комп'ютера мають бути записані на магнітних дисках.

Нічний аудитор повинен організувати складання звітів у зручному вигляді, їхню своєчасну доставку у потрібне місце. Розподіл звітів - це заключний крок у роботі аудиту і дуже важливий для оперативної роботи готелю. Якщо всі звіти складено точно та достовірно, і доставлено своєчасно, то буде зроблено більше правильних оперативних рішень.

Автоматизована система аудиту (system update)

Оскільки автоматизована система працює цілодобово, вона уможливлює функціонування систем реорганізації файлів, системи обслуговування, складання звітів та забезпечує підбиття підсумків наприкінці дня. З того часу, як комп'ютерна система виконує поточний аудит операційних записів у міру їх появи потреба в аудиті, що робить записи по рахунках, практично зникає. Облікова система СПиР може бути пов'язана з плановими доходами автоматизованих записів із системи обліку відвідувань точок продажу, внутрішньокімнатних переміщень, барів тощо. Аудитор повинен перевіряти процедуру взаємодії, щоб бути впевненим у тому, що зареєстровані вихідні операції ретельно керуються. Якщо гарантовані замовлення не відображаються, записи можуть бути запрограмовані так, щоб автоматично переноситись у файл рахунків. Якщо операція має бути зареєстрована незалежно, електронне відображення можна обмежити монітором комп'ютера для обробки.

Суперечності стані номерів нетипові повністю в автоматизованих системах, т.к. полиці номерів у СПіР усунуті, а реєстраційні та виписні призначення внутрішньо пов'язані з призначеннями стану номерів.

Комп'ютер може визначити проблему досить швидко, щоб дати можливість готелю підготувати номери до передачі у продаж із мінімальною втратою.прибутку.

Звітний баланс підтримується протягом усього часу. Як тільки ціна замовлення введена до списку, вона негайно йде до гостьової та контрольної картки. Контрольна карта – бухгалтерський документ для внутрішнього використання, для підтвердження всіх бухгалтерських записів СПіР. Для збалансування підрозділів готелю комп'ютер порівнює всі контрольовані карти, що надходять, з контрольними картами. Не збіг балансів також підходить для визначення проблеми у техніці автоматичних записів.

Деталізовані звіти підрозділам можуть бути зібрані та пов'язані із записами для підтвердження рахункових надходжень у будь-який час протягом дня. Комп'ютерна система може бути запрограмована на складання різних звітів різної довжини та змісту. Оскільки «S U.» стосується реорганізації комп'ютерних файлів так само, як і деталей підрахунку, більшість вихідної інформації (документів) відрізняється від їх не комп'ютеризованого дубліката.