5 способів уникнути претензій щодо витрат на відрядження
Оформляючи відрядження співробітників, багато бухгалтерів чинять прикрі помилки, причому, як показує практика, досить стандартні. Майже всі вони стосуються обліку витрат. Ми постаралися проаналізувати найпоширеніші помилки, і даємо 5 порад, як уникнути претензій з боку податківців.
1. Правильне формулювання
Перш ніж оформити завдання, варто замислитись. Якщо людина не досягне поставленої перед нею мети у відрядженні, виправдати витрати буде нелегко. Тому завдання потрібно висловити так, щоб за будь-якого результату витрати на поїздку були економічно виправдані. Наприклад, замість «підписати контракт» можна написати «за наявності такої можливості провести переговори і, якщо угода буде досягнута, укласти договір». З таким формулюванням службове завдання буде виконане навіть якщо контрагент не з'явиться на зустріч або сторони не досягнуть взаєморозуміння та не укладуть угоди про співпрацю. Отже, ризик претензій з боку інспектора буде виключений.
2. Права іноземців
Витрати на виплату відрядження іноземцю не завжди можна врахувати для оподаткування прибутку. Якщо у вас працює громадянин іншої країни, то потрібно мати на увазі таке.
3. З терміном оренди
Дні, коли в орендованій квартирі мешкає відряджений співробітник, оплачуються обґрунтовано. Залишається лише підтвердити ці витрати документами: наказ про направлення у службове завдання, квиток, посвідчення про відрядження, договір оренди (або рахунок за готель) тощо.
4. Повне повернення
Якщо службова поїздка планувалася, але не відбулася, то зараховувати вже понесені витрати, пов'язані з нею, до відрядження не можна. Про які витрати йдемова? Наприклад, фірма планує підписати договір з іноземним контрагентом. Були куплені квитки, заброньовано та оплачено житло, але раптом консульство відмовило у видачі візи. І ніхто нікуди не їде. Гроші за неотриманий дозвіл на виїзд до іншої країни ніхто вже не поверне. Квиток, скажімо, неповоротний. А готель узяв штраф за відміну бронювання. Куди віднести ці витрати?
Часто бухгалтер, розмірковуючи, що здійснені витрати планувалися на службову поїздку, відносить їх до відрядження. Так не рекомендується. Позиція фінансового відомства з цього питання однозначна: враховувати витрати по поїздці, що не відбулася, у складі відрядження не можна.
Зовсім інша ситуація із поверненням квитків та оплатою житла. Неустойку порушення оренди чи договору перевезення пасажирів, до якого дорівнює повернення квитків, можна включити у позареалізаційні витрати (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Згідно з ПК, податок на прибуток можна зменшити на суму штрафів, пені та (або) інших санкцій за порушення договірних або боргових зобов'язань, а також витрати на відшкодування завданих збитків.