5.3. Обробка документів, що надходять
Рис.2 Блок-схема роботи з вхідними документами
При розгляді документів керівник повинен дотримуватись рекомендацій, дотримання яких дозволяє прискорити проходження документів, уникнути збоїв у обробці документів, створити умови для їх своєчасного та якісного виконання, а також розглядати документи в день їх надходження і в той же день (у крайньому випадку наступного день) повертати секретареві-референту. Прагнення окремих керівників мати власний «архів», що складається з копій отриманих або підписаних документів, свідчить про невисоку управлінську підготовку керівника або недовіру секретарю-референту. Документи у разі зберігаються неупорядковано, пошук їх утруднений. Таких «архівів» не повинно. З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку у журналі реєстрації вхідних документів з про-ставлением виконавцем дати отримання. Переміщення документів між виконавцями може здійснюватися без розписок, за винятком документів з грифом «Конфіденційно». Для забезпечення оперативного виконання документа кількома виконавцями одночасно секретар-референт розмножує вхідний документ та передає копії виконавцям. Документ перебуває у роботі у виконавця до остаточного вирішення питання. Коли робота над документом завершена (складено документ у відповідь, виконано конкретну дію, завдання), на документі проставляється відмітка про його виконання та направлення у справу. Після цього документ і копія відповіді на нього підшиваються у відповідні справи. У фірмі для ряду документів може бути прийнятий порядок, при якому розгляд документів керівником здійснюється після закінчення їх виконання, одночасно зпідготовленими для підписання проектами внутрішніх або документів, що відправляються. Це дозволить заощадити час керівника за рахунок не дворазового, а одноразового ознайомлення із документом. Але для запровадження такого порядку необхідно чітко розмежувати, які види службових документів можуть опрацьовуватися так, а які ні, і провести етап перевірки цього порядку на практиці.