5.4. Факсимільні повідомлення

Факсимільні повідомлення – копія документа на паперовому носії, одержувана каналами факсимільного зв'язку.

Залежно від технічного рівня телефаксу відправник може отримувати повідомлення про доставку із зазначенням кількості сторінок документа, що надсилається, або причин, з яких повідомлення не може бути доставлене. Підтвердження про доставку (Confirmation report) містить код фірми та номер телефаксу одержувача, дату, час та тривалість передачі, кількість отриманих сторінок та результат (Result). Така інформація звітного характеру може автоматично вноситися до спеціального журналу для реєстрації. Після 20 передач листи журналу роздруковуються апаратом, потім підшиваються, щоб у разі потреби звіт можна було надати клієнту. Строки зберігання становлять від 3 до 5 років.

Приклад факсимільного повідомлення

Про узгодження проведення запланованої зустрічі

Шановна Оксано Анатоліївно!

Ми сподіваємося, що Ви не змінили своїх планів і зустріч відбудеться.

Факс, що відправляється іноземному партнеру, має певні особливості:

2) номер факсу, відомості про одержувача та відправника, дата відправлення та кількість сторінок складають єдиний блок;

3) вказується вид документа - "Fax-message".