6. Абітурієнт

Зміст

Підсистема «Абітурієнт» є складовою частиною автоматизованої інформаційної системи управління ВНЗ та призначена для роботи з абітурієнтами на стадії роботи приймальної комісії при вступі до ВНЗ.

Підсистема призначена для створення, ведення та обробки особових справ абітурієнтів, які вступають до університету згідно з правилами прийому абітурієнтів. Автоматизовано роботу зі вступними іспитами, конкурсним відбором та зарахуванням абітурієнтів до ВНЗ.

6.1. Абревіутури, скорочення та позначення

У підсистемі «Абітурієнт» прийняті такі абревіатури та позначення. Абревіатури факультетів:

6.2. Робота з особовими справами

Робота з базоюАбітурієнт

Доступ до бази «Абітурієнт» реалізовано через Портал ТОГУ: https://portal.khstu.ru/ Розділ «Абітурієнти»: https://portal.khstu.ru/abitur/ Для того, щоб усі функції бази працювали коректно, рекомендується використовувати браузер Google Chrome чи Firefox. Входити під своїми обліковими даними.

Для доступу до сервера через термінал використовуйте ім'я користувача та пароль для входу на Портал ТОГУ (особистий кабінет співробітника чи студента). До імені користувача необхідно додати "pnu". Тобто. якщо ваше ім'я користувача для входу на портал 005396, ім'я користувача для входу на термінал буде "pnu\005396".

6.3.Огляд інтерфейсу користувача

Інформація про абітурієнтів зберігається у базі даних у вигляді документів. Документи бувають різних типів та містять різну інформацію. У підсистемі «Абітурієнт» основними типами документів є особиста справа та картка абітурієнта. Особиста справа містить персональні дані абітурієнта: ПІБ, дату народження, паспортні дані, контактну інформацію тощо. Картка абітурієнта включає інформацію,що стосується вступу до ВНЗ: факультет, куди він планує вступати, спеціальність (напрямок), форму навчання та умови прийому. Карток може бути кілька, якщо він подає заяви відразу на декілька спеціальностей (напрямів). Згідно з правилами прийому, абітурієнт може подати не більше трьох таких заяв.

6.4 Введення особових справ та карток абітурієнтів

6.4.1 Введення особових справ

Особисті відносини створюються розділ «Абітурієнти» – «Особисті відносини». Для відображення особистих справ, наприклад, лише 2015 року (заяви яких подані в 2015 році), застосовуйте фільтр «Прийом 2015» у розділі «Прийомна кампанія». Використовуйте рядок пошуку, щоб переконатися, що справа абітурієнта ще не створена!

При необхідності внесіть зміни до знайденої особистої справи, перш ніж перейти до створення карток. Щоб ввести нову справу, натисніть «Нова справа», заповніть поля та натисніть «Продовжити». Нова справа буде створена та відкрита для редагування з усіма полями. Щоб відредагувати існуючу справу, натисніть "Редагувати".

Під час редагування справ доступні для заповнення вкладки:

• Прийом
• Особисті дані
• Картки
• Особливі права (пільги та олімпіади)
• Іспити (результати ЄДІ та індивідуальні досягнення)
• Батьки
• SMS-повідомлення

Заповнивши потрібну інформацію, натисніть "Зберегти".

6.4.2 Коментарі щодо заповнення полів особових справ

Номер фотографії– введіть за наявності.

Потребує гуртожитку– поставити галочку, якщо абітурієнт вказав на це в заяві.

Спосіб повернення документів– внести цю інформацію із заяви абітурієнта.

Надано оригінал документа про освітутаДата надання оригіналу документа проосвіті– відзначити, якщо абітурієнт представив оригінал. Оскільки абітурієнт має право піднести оригінал пізніше, дата подання оригіналу може відрізнятись від дати подання заяви.

ВНЗ оригіналу документа про освіту– тільки для пільговиків, олімпіадників та цільовиків, і тільки для тих, кому Правилами прийому дозволено подати копію (ситуація гіпотетична, малоймовірна, такі абітурієнти зобов'язані подати оригінал одночасно).

Індивідуальні досягнення (для заяв раніше за 2015 рік)– застаріле поле, не заповнювати.Прізвище, Ім'я, По батькові, ПІБ латиницею (для іноземців), Стать, Дата народження, Громадянство, Паспорт, Освіта– дані із заяви абітурієнта. Бажано вводити не з самої заяви, а з ксерокопій чи оригіналів поданих документів (якщо вони є в особистій справі), це допоможе уникнути помилок надалі.

Національність– застаріле поле, але якщо відомості про національність присутні у будь-яких паперових документах абітурієнта, необхідно внести їх до бази.

Є згоду на зарахування'– якщо абітурієнт, який вступає на договір з оплатою навчання, замість оригіналу подав засвідчену копію, він зобов'язаний подати також заяву про згоду на зарахування. Якщо таке у справі виникає, потрібно поставити цю галочку.

У полях «Освіта» запроваджуються реквізити документів про освіту.

Особливі права, Олімпіади– вводити можна із заяви абітурієнта, але бажано – безпосередньо з ксерокопій поданих абітурієнтом підтверджуючих документів.

Оцінки ЄДІ– запровадити всі бали та роки здачі ЄДІ, які вказав абітурієнт. У рейтингу ці дані підсвічені рожевим кольором (як не перевірили у ФІС). Після підтвердження підсвічуваннязмінюється на салатову. Вводити навіть предмети, які не знадобляться для конкурсу з обраних спеціальностей (напрямів).

Внутрішні іспити– ввести з екзаменаційного листа після складання абітурієнтом замість ЄДІ вузівських випробувань. Для вступників до магістратури необхідно вказати напрямок, для яких вводиться іспит (бо на різні напрямки магістратури можуть бути різні результати, не дивлячись на однакову назву іспиту).

Заплановані іспити в 2 хвилі- застаріле поле, не заповнювати.

Бали за індивідуальні досягнення– запровадити інформацію (без балів) із заяви абітурієнта. Бали проставляти лише після появи у справі відповідного рішення приймальної комісії щодо цього абітурієнта.

Батьки– внести інформацію, якщо абітурієнт вказав ці дані у заяві.

6.5 Введення карток

Картки (заяви) абітурієнта містять інформацію про обрані напрямки та умови вступу. Картки прив'язані до особистої справи та створюються через форму редагування особистої справи, вкладка «Картки». Щоб створити нову картку, натисніть кнопку "Створити".

6.5.1 Коментарі щодо заповнення полів карток

Статус– ознака актуальності картки. Якщо картка створена помилково, виберіть «Помилкова», якщо абітурієнт забрав документи, виберіть «Відмова від зарахування».

Пріоритет– числа від 1 до 18 (зазначений абітурієнтом пріоритет).

План набору– натисніть «Змінити» для вибору напряму або спеціальності. У списку знайдіть потрібний напрямок і виберіть подвійним кліком, або поставивши галку в лівій колонці і натиснувши «ОК». Для пошуку потрібного напрямку можна використовувати фільтри зліва та рядок пошуку. План набору вибирається під час створеннякартки й надалі не змінюється.

Профіль– заповнюється у разі, якщо зарахування проводитиметься безпосередньо на профіль (спеціалізацію, магістерську програму). Вибирається тільки для заочної форми навчання, а також для вступників до магістратури.

Бажані профілі– заповнюється у разі, коли зарахування здійснюється на напрямок (спеціальність) загалом (тільки для бакалаврату та спеціаліста очної та очно-заочної форми). Профілі запроваджуються суворо в тому порядку, який вказав абітурієнт.

Форма фінансування та Конкурс– для договору з повною оплатою обирати «Загальний конкурс», для держбюджетного виду конкурсу вибрати той, який вказав абітурієнт.

Переважне право– абітурієнт розташовуватиметься вище в рейтингу за рівної кількості балів. Якщо ви ставите цю позначку, переконайтеся, що в особистій справі на вкладці «Особливі права» введено відповідну інформацію.

Особливий конкурс для вступників на базі професійної освіти– якщо абітурієнт має професійну освіту та вказав у заяву, що має намір брати участь в окремому конкурсі, встановіть цю галочку. У цьому випадку абітурієнт потрапляє в окремий список рейтингу (конкурс за одним екзаменом вузу замість трьох ЄДІ).

Навчання з використанням ДОТ– якщо абітурієнт вказав, що для даної спеціальності він хотів би навчатися з використанням ДОТ, встановіть цю галочку.

Організація цільового прийому– вводиться для вступників за цільовим конкурсом. Дата подання – інформація про дату подання заяви.

Договір/контракт– після введення картки абітурієнта, що надходить на умовах договору з оплатою, та появи у паперовій справі договору на навчання, внести до картки інформацію продоговорі.

Створені картки можна редагувати.

6.6 Робота з видом «Договори на навчання»

6.6.1 Створення договору навчання.

Для створення договору перейдіть до розділу «Статистика» та виберіть пункт «Картки». У пошуку введіть ПІБ або номер картки потрібного абітурієнта та натисніть «Оновити». Потім, знайшовши потрібного абітурієнта, натисніть кнопку редагування навпроти його імені (див. мал. нижче) (кнопка обведена червоним кольором): У вікні редагування натисніть кнопку «Створити». У вікні виберіть тип договору (з фізичною або юридичною особою) і натисніть кнопку «Продовжити». У вікні заповніть дату створення договору (поле «Дата») та всі поля інформації про замовника. Замовником може бути як сам учень, і один із його батьків.

6.6.2 Друк договору навчання.

Для того щоб вивести на друк договір на навчання необхідно в розділі "Абітурієнт" вибрати пункт "Картки конкурсних груп" як це показано на малюнку нижче.

Після цього слід вибрати картку абітурієнта, яка має договір. Вона відзначена символом $ у графі Д.(договір)

При переході в картку абітурієнта для завантаження файлу договору залишилося натиснути кнопку "Друк договору"

6. 7 Робота з видом «Рейтинги»

У підрозділі «Рейтинги» перейти до «Рейтингів 2015». Вибрати в навігаторі зліва потрібний факультет і потім напрям (спеціальність), натиснути «Оновити»: З цього виду можна відкрити картку, надрукувати протокол на виділених студентів, ввести внутрішні іспити, не входячи в особисту справу та ін. Рекомендацій на зарахування у 2015 році прийому не передбачено.

6. 8 Обов'язковість полів та оперативність введення інформації

6.9 Робота з електроннимизаявами

У розділі «Анкети абітурієнтів» містяться електронні заяви абітурієнтів, надіслані через кабінет абітурієнта на сайті pnu.edu.ru. Якщо абітурієнт закінчив введення даних та надіслав заяву на розгляд приймальної комісії, у колонці”. »(Чекає на розгляд) з'являється зелена галочка. Такі заяви необхідно відкривати та вивчати щодо можливості прийняти заяву. Якщо всі дані введені правильно, необхідно внести запис до журналу реєстрації заяв та в діях вибрати «Створити особисту справу та картки», у цьому випадку в колонці «Дело» з'явиться зелена галочка. Якщо до введених абітурієнтом даних є претензії, можна зв'язатися абітурієнтом (за вказаними контактами або з вкладки «Надіслати повідомлення») та повернути заяву на редагування абітурієнтом (вибрати відповідну дію або натиснути однойменну кнопку). У цьому випадку зелена галочка у колонці”. » зникне. Надіслані абітурієнтами електронні заяви необхідно розглядати протягом доби.

6.10 Статистика

6.10.1 Зведення по регіонах.

У зведенні по регіонах зазначається кількість поданих заяв щодо регіонів та населених пунктів проживання абітурієнтів до вступу. Для переходу до зведення в підрозділі Статистика вибрати пункт Зведення по регіонах. Вибрати рік приймальної кампанії, початкову та кінцеву дати пошуку заяв, факультет (якщо необхідний пошук по факультету) та натиснути «Пошук»:

6.10.2 Універсальний вигляд.

У цьому підрозділі можна побачити будь-яку інформацію і за кількістю поданих заяв, і кожного студента окремо. Для роботи з «Універсальним видом» існують фільтри, які дозволяють вивести цікаву для вас інформацію. В Універсальному вигляді представлені такі фільтри:

• Факультет
• Форма навчання (очна, заочна, очно-заочна)
• План набору (кількість поданих заяв за спеціальностями)
• Умови навчання (держбюджетне, договір із повною оплатою)
• Кількість заяв (кількість заяв від кожного з абітурієнтів)
• Дата заяви
• Пріоритет заяв
• Національність (особисті справи)
• Оригінал документа про освіту*
• Оригінал документа про освіту (особисті справи)
• Географія-Школи-Регіон* (регіон тієї школи, яку закінчив абітурієнт)
• Географія-Школи-Населений пункт*
• Географія-Проживання до вступу-Регіон*
• Географія-Проживання до вступу-Населений пункт*
• Географія-Школи-Регіон (особисті справи)
• Географія-Школи-Населений пункт (особисті справи)
• Географія-Проживання до вступу-Регіон (особисті справи)
• Географія-Проживання до вступу-Населений пункт (особисті справи)
• Картки (можливо кілька карток на одного абітурієнта в залежності від числа

• Особисті справи (по одному на кожного студента)
• Наприклад, якщо абітурієнт подав 3 заяви, то вважатиметься, що він 3 рази доклав

6.10.3 Порівняння приймальних кампаній.

Цей вид дозволяє порівнювати приймальні кампанії. Для порівняння приймальних кампаній виберіть роки прийому для порівняння (встановіть курсор у полі вибору року прийомних кампаній та виберіть рік прийомної кампанії для порівняння). Можна додати фільтрацію за датами (у цьому підрозділі року в датах не враховуються).

---