Архівування документів

У програмі Тіріка-Магазін є функція переміщення документів до архіву. Ця функція може використовуватися для двох різних цілей:

Ви працюєте з програмою довгий час, у базі даних програми накопичилася велика кількість документів (продажів, закупівель тощо) за попередні роки, і вам хотілося б усунути з екрану цю непотрібну в щоденному використанні програми інформацію.
Коли ви приїжджаєте до магазину для того, щоб зняти касу та прийняти звіт у продавця, ви хотіли б «заморозити» всі перевірені операції, щоб продавець згодом не міг їх змінити

Для цих способів використання програми служить функція архівування документів. Документ (будь то продаж, закупівля чи списання) може бути або заархівованим, або ні, при цьому:

Кожен користувач програми може або мати, або не мати права переміщати документи до архіву та вилучати їх з архіву
Кожен користувач програми може або мати, або не мати права бачити документи, що знаходяться в архіві
Жоден користувач програми не може змінити документ, що знаходиться в архіві; для зміни його потрібно спочатку витягти документ з архіву

Нижче ми розберемося, як працювати з архівом документів.

Згодом у базі даних програми накопичується велика кількість документів і фінансових операцій, і що більше у програмі даних, тим повільніше починає працювати при завантаженні цих документів. Особливо це дуже помітно під час роботи зі списком продажів. З роками їх накопичується стільки, що на завантаження цього списку у вікно програми потрібно кілька хвилин. Для того щоб прискорити роботу цього вікна та інших вікон програми, які також містять всілякі фінансові документи та накладні,була розроблена система архівування.

Архівувати можна документи як по одному, так і масово, виділяючи діапазон дат, який необхідно заархівувати. Заархівовані документи можна приховати на увазі за допомогою розмежування прав доступу зі списків і тим самим прискорити роботу. При цьому на систему звітів ці приховані документи не вплинуть, звітність буде за ними така сама, як і у документів, які не приховані. Це один із варіантів використання цієї опції.

Ви можете не приховувати документи, якщо у вас немає необхідності, а просто заборонити їх витягувати з архіву за допомогою розмежування прав доступу і тим самим обмежити продавців у редагуванні документів за минулі періоди. Самі ж, як керівник ви можете витягти з архіву будь-який вибраний документ і заархівувати його назад, якщо вам потрібно щось змінити, це другий варіант використання цієї опції

Як дозволити або заборонити користувачам додавати документи до архіву, витягувати їх з архіву та бачити архівовані документи

Дана можливість працює тільки в тому випадку, якщо у пункті меню ФайлНастройки Користувачі у вас введено хоча б одного користувача програми. Як додати нових користувачів та розмежувати їм права описано ось у цій статті: "Розмежування прав доступу користувачів"

У пункті меню ФайлНалаштуванняКористувачіЗмінитиПраваІнше знаходяться галочки за допомогою яких ви можете дозволити або заборонити конкретному користувачеві бачити архівні документи та/або додавати документи до архіву та вилучати їх з архіву:

Архівування та вилучення з архіву за одним документом:

Для того щоб заархівувати один певний документ, наприклад продаж, необхідно виділити його в списку документів і вибрати пункт з менюСервіс\ПереміститиВархівАбоВилучитиІзАрхівуВибранийДокумент:

Також це можна зробити з панелі інструментів, натиснувши кнопку з іконкою у вигляді синій шпильки, переміщений документ в архів позначається такою ж синьою шпилькою.

Перемістити в архів відразу багато документів:

Для того, щоб заархівувати відразу цілий період (наприклад, рік), необхідно вибрати в програмі пункт меню Сервіс\Рідко використовувані\Перемістити в архів відразу багато документів (дивіться знімок нижче)

Ви відразу ж потрапите в наступне вікно, в якому потрібно задати період, який Ви хочете заархівувати (див. знімок нижче)

Після прочитання повідомлення, написаного в цьому вікні, натисніть кнопку «OK». Всі переміщені документи до архіву будуть позначені синьою шпилькою.

Архівні документи не можна змінювати. Відновити документи з архіву можна лише по одному, так що, будь ласка, не поміщайте документи до архіву, якщо ви не впевнені, що вони вам ніколи не знадобляться.

Деякі документи програма не зможе помістити до архіву. Так, наприклад, архівуванню не підлягають резервні або оплачені не до кінця продажу, не розпродані до кінця закупівлі тощо.

Архівування в синхронізації:

Поміщати документи в архів (крім суми в касі) можна на будь-якому комп'ютері, природно, враховуючи всі правила синхронізації передачі документа на інший комп'ютер. Суму в касі поміщати до архіву можна лише на комп'ютері в магазині, для якого цей документ призначений.

Ви можете також помістити в архів усі документи за певний період за допомогою пункту меню Сервіс\Рідко використовувані\Перемістити в архів відразу багато документів, але це можна робити тільки на комп'ютері магазину,т.к. це стосується в т.ч. та суму в касі.