Атестація працівників, що потрібно знати роботодавцю
Т. В. Шадріна, експерт журналу «Оплата праці: бухгалтерський облік та оподаткування»
Атестація: як багато у цьому слові…
Результати атестації допоможуть оптимізувати використання трудових ресурсів, створити додаткові стимули до професійного зростання працівників, сформувати кадровий резерв з найбільш компетентних спеціалістів, а також звільнити працівників, кваліфікація яких не відповідає вимогам до посад.
Розглядаючи поняття атестації, не можна пройти повз визначення кваліфікації працівника, яке дає ч. 1 ст. 195.1 ТК РФ: це рівень знань, умінь, професійних навичок та досвіду роботи працівника. Характеристика кваліфікації, необхідної співробітнику до виконання певного виду професійної діяльності, визначається професійним стандартом (год. 2 ст. 195.1 ТК РФ). В даний час розроблено вже досить велику кількість таких стандартів. Вони діють поряд із кваліфікаційними довідниками (ЕКС та ЕТКС): обов'язок застосовувати стандарти поки не встановлено.
На підставі ч. 2 цієї статті характеристики кваліфікації, які містяться у професійних стандартах та обов'язковість застосування яких не встановлена, будуть застосовуватися роботодавцями як основа для визначення вимог до кваліфікації працівників з урахуванням особливостей виконуваних працівниками трудових функцій, зумовлених застосовуваними технологіями та прийнятою організацією виробництва та праці.
Таким чином, на даний час роботодавці для визначення кваліфікації працівника для встановлення його відповідності займаній посаді користуються як кваліфікаційними довідниками, так і професійнимистандартами.
Питання: Чи обов'язково проводити атестацію працівників?
Розробляємо локальний акт
Частиною 2 ст. 81 ТК України передбачено, що порядок проведення атестації встановлюється трудовим законодавством та іншими нормативними правовими актами, локальними нормативними актами, які приймаються з огляду на думку представницького органу працівників.
Відповідно, якщо керівництво ухвалило рішення про необхідність проведення в компанії атестації працівників, необхідно розробити локальний нормативний акт, який регламентує порядок проведення.
– на Постанову ДКНТ СРСР № 470, Держкомпраці СРСР № 267 від 05.10.1973 «Про затвердження Положення про порядок проведення атестації керівних, інженерно-технічних працівників та інших фахівців підприємств та організацій промисловості, будівництва, сільського господарства, транспорту та зв'язку» (далі – Постанова №470/267);
– на Положення про порядок проведення атестації керівних, наукових, інженерно-технічних працівників та фахівців науково-дослідних установ, конструкторських, технологічних, проектних, розвідувальних та інших організацій науки, затверджене Постановою ДКНТ СРСР № 38, Держбуду СРСР № 20, Держкомпраці СРСР № 50 від 17.02.1986.
Що включити до положення про проведення атестації та на які моменти звернути увагу під час його розробки? Відповіді подаємо у таблиці.
Поняття атестації, її завдання та цілі проведення
Цілями атестації можуть бути встановлення системи заохочень та потреби у підвищенні кваліфікації працівників, визначення рівня кваліфікації працівників для оптимізації процесів виробництва надалі або для підвищення атестованих на посаді
Зокрема, згідно з Постановою № 470/267 черговуатестацію не проходять особи, які пропрацювали на посаді менше одного року, молоді фахівці у період терміну обов'язкової роботи за призначенням після закінчення навчальних закладів, вагітні жінки та жінки, які мають дітей віком до одного року
три роки і т. д.)) та позапланову (позачергову) атестацію (ця атестація проводиться лише при виявленні факту необхідності її проведення, наприклад, при виникненні проблем у роботі конкретного структурного підрозділу (виготовлення неякісної продукції)).
Усна – співбесіда. Воно може проводитися як індивідуально, і колегіально. Під час такої співбесіди комісія задає працівникові питання, що її цікавлять, пропонує йому оцінити свою роботу і заслуховує думку працівника про те, що може зробити роботодавець для покращення результату роботи.
Письмова – заповнення тестів, опитувальників. Дана форма проведення атестації забезпечує рівний підхід до оцінки рівня професійної підготовки та знань кожного працівника, що атестується.
Змішана – усна співбесіда з обов'язковою відповіддю письмово на запитання тесту або анкети
Склад та повноваження атестаційної комісії
У цьому розділі визначається склад атестаційної комісії із розподілом функцій її членів. Зазвичай, до складу комісії включаються голова, члени комісії (зокрема заступник голови), секретар, і навіть представник профспілки (за наявності) (год. 3 ст. 82 ТК РФ). Також до комісії можуть входити експерти з числа висококваліфікованих працівників, які мають достатні знання у певній галузі, що дозволяє об'єктивно оцінити кваліфікацію працівників, які підлягають атестації, а також керівники відповідних підрозділів.
Критерії оцінкивстановлюються з складності виконуваної роботи, і навіть з покладених на працівника обов'язків. Отже, визначити відповідність кваліфікації працівника виконуваної ним роботи можна, лише якщо у трудовому договорі (посадовій інструкції) функції працівника описані максимально чітко. Якщо його визнано таким, що не відповідає посаді, а його посадові обов'язки документально не закріплені, можуть виникнути суперечки. Працівники, які підлягають атестації, повинні бути ознайомлені з такими критеріями заздалегідь до проведення атестації.
Порядок проведення атестації, зокрема, порядок повідомлення працівників про неї, проведення засідання атестаційної комісії, голосування, ведення протоколу засідання атестаційної комісії, ознайомлення працівників з результатами атестації після прийняття рішення членами комісії.
Процедура атестації має бути описана якнайдокладніше. Наприклад, можна описати порядок ведення протоколу засідання атестаційної комісії, вказати на обов'язковість його заповнення, подати форму протоколу та порядок його затвердження та ознайомлення працівників з результатами атестації після прийняття рішення членами комісії. Добре було б зафіксувати вид голосування (відкрите (у присутності атестованого) або закрите (без участі працівника)) для ухвалення рішення, а також навести перелік причин, які є поважними та за наявності яких атестація може переноситися на інший термін. Також потрібно встановити підрозділ або особу, відповідальну за підготовку матеріалів для подання до атестаційної комісії (такою може стати, наприклад, юрисконсульт або відділ персоналу), до посадових обов'язків якої входить участь у проведенні атестації, а також відобразити етапи підготовки до проведення атестації:формування списків працівників, що підлягають атестації, інформування керівників підрозділів про необхідність подання характеристик або атестаційних листів на працівників, складання графіка проведення атестації та ін.
У цьому розділі потрібно закріпити види рішень, які можуть бути прийняті щодо атестованого (наприклад, працівник відповідає займаній посаді та рекомендований до переведення в порядку посадового зростання, працівник відповідає займаній посаді та рекомендується до включення до кадрового резерву, працівник відповідає займаній посаді, працівник не відповідає займаній посаді). У цьому розділі можна вказати термін, протягом якого роботодавцю необхідно виконати рекомендації атестаційної комісії
Звісно, у локальному акті можуть бути інші розділи, необхідні конкретної організації. Додатково, зазвичай, додатком, вводяться форми документів (наприклад, протоколу засідання комісії, атестаційного листа тощо).
Пам'ятайте, із затвердженим положенням про проведення атестації працівників слід ознайомити під підпис. У разі виникнення трудового спору роботодавець зобов'язаний подати докази того, що працівника було повідомлено про можливість оцінки результатів його роботи та його особистих ділових якостей у формі атестації та про те, що за результатами атестації працівника може бути звільнено.
Процедура проведення атестації
Затвердивши положення про проведення атестації, не варто думати, що роботу закінчено: мало прописати все на папері, потрібно ще організувати атестацію та провести її. Зазвичай атестація поділяється на кілька етапів:
1) підготовка до проведення атестації;
2) проведення атестації;
3) підбиття підсумків та вжиття заходів за підсумками атестації.
Розглянемо ці етапи докладніше.
На етапі підготовки до проведення атестації необхідно створити атестаційну комісію. Робиться це наказом, причому можна видати окремий наказ про створення комісії, а можна прописати це у наказі проведення атестації. Наведемо приклад.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Світ»
про проведення атестації у 2016 році
1. Для проведення атестації створити атестаційну комісію у складі:
– голови комісії – директора з персоналу І. І. Іванової;
- Заступника голови комісії - головного бухгалтера І. А. Петрової;
- Членів комісії: старшого інспектора відділу кадрів О. І. Сидорової;
начальника відділу продажу І. П. Васечкіна;
– секретаря комісії – офіс-менеджера Є. А. Смирнової.
2. Затвердити графік проведення атестації працівників на 2016 рік (додається).
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Директор Корольов П. Л. Корольов
Із наказом ознайомлені:
На цьому етапі розробляється графік проведення атестації працівників. У ньому необхідно вказати не тільки Ф. І. О. працівників та найменування займаних ними посад, а й дату, час та місце проведення атестації, а також навести перелік документів, необхідних для подання до атестаційної комісії. Крім того, обов'язково передбачте у графіку графу для ознайомлення працівника, де він поставить свій підпис. Якщо співробітник відмовляється знайомитися з графіком проведення атестації, необхідно зробити відповідну позначку у графіку та скласти акт, що підтверджує це.
Особа, відповідальна за підготовку для комісії документів з атестованих працівників, на підготовчому етапі оформляє та збирає необхідні дляатестації документи: відгуки, характеристики, анкети, звіти та ін.
Наступний етап – проведення атестації. Сама процедура відбувається у зазначеному місці. Атестація повинна проводитись у присутності працівника, що атестується, та його безпосереднього керівника. У разі неявки працівника на засідання атестаційної комісії без поважних причин або відмови від проходження атестації комісія може провести атестацію за його відсутності.
Проведення атестації без працівника допускається лише за наявності письмового ознайомлення працівника з датою проведення атестації. При цьому роботодавець має право притягти працівника до дисциплінарної відповідальності.
Під час засідання комісія заслуховує безпосереднього керівника атестованого (той коротко оцінює його професійні, ділові та особисті якості), розглядає подані документи, ставить питання для виявлення рівня професійних знань, проводить письмове тестування рівня професійної підготовки та знань кожного працівника, що атестується.
Оцінка співробітника ґрунтується на його відповідності кваліфікаційним вимогам щодо займаної посади, викладеним у його посадовій інструкції, трудовому договорі. При цьому повинні враховуватись професійні знання працівника, досвід роботи, підвищення кваліфікації, перепідготовка та інші об'єктивні дані.
Результати атестації заносяться до атестаційного листа (його форма зазвичай затверджується локальним нормативним актом), який підписується головою, заступником голови, секретарем та членами атестаційної комісії, присутніми на засіданні та беруть участь у голосуванні. Атестований працівник має бути ознайомлений із атестаційним листом під підпис.
Проведення атестації супроводжується веденням протоколу,до якого заноситься вся інформація, зокрема про оцінку кваліфікації працівника. Потім члени комісії проводять обговорення та приймають рішення щодо кожного атестованого в порядку, передбаченому положенням про атестацію (відкритим або закритим голосуванням, у присутності або у відсутності працівника тощо). Рішення комісії закріплюється у протоколі та доводиться до відома працівників під підпис у встановлені строки. Після завершення процедури атестації до особистої картки працівника вноситься відповідна інформація.
Завершальним етапом атестації є прийняття роботодавцем рішення, що оформляється наказом. За підсумками атестації когось із атестованих, можливо, заохочуть чи запропонують йому переведення на вищу посаду, а когось, ймовірно, буде вирішено звільнити.
З таким наказом (про підсумки атестації) необхідно ознайомити всіх зацікавлених працівників.
Як ви зрозуміли, атестація персоналу – досить складний та багатоетапний процес. Тому роботодавцю необхідно серйозно підійти до створення власного положення про проведення атестації працівників та врахувати всі аспекти особливостей трудових відносин в організації та норми законодавства. Крім такого локального акта у будь-якій організації, яка вирішила проводити атестацію працівників, мають бути наказ про проведення атестації, графік атестації, наказ про затвердження атестаційної комісії та положення про її роботу, протоколи засідання комісії, документація з експертизи різних якостей працівника, а також інші документи, інформація про які та форми яких можуть міститися у положенні про атестацію. Якщо все зробити правильно, працівникові важко буде оскаржити невідповідність посади.