Аудит організації праці

"Кадровик. Трудове право для кадровика", 2009, N 5

У цій статті йдеться про аудит організації праці, який в умовах нинішньої фінансової кризи дозволяє виявити наявні резерви, розробити заходи щодо усунення втрат робочого часу, пов'язаних із організаційними причинами та порушеннями трудової дисципліни, оптимізувати чисельність персоналу та підвищити конкурентоспроможність підприємства.

Щоб компанія була конкурентоспроможною, важливо, задовольняючи потреби споживачів у високоякісній продукції, забезпечити раціональне використання людських ресурсів. Особливої актуальності набуває ця теза в умовах економічної кризи. Одним із важелів вирішення цієї проблеми виступає вдосконалення організації праці за результатами проведеного аудиту.

Цілі та завдання аудиту

Мета аудиту організації праці – діагностика системи організації праці на підприємстві, виявлення наявних резервів та обґрунтування шляхів її вдосконалення.

Завдання аудиту організації праці:

- всебічне дослідження чинників, які впливають рівень організації праці для предприятии;

- оцінка відповідності встановлених форм поділу та кооперації праці сучасному рівню розвитку та впровадження досягнень науково-технічного прогресу;

- аналіз обґрунтованості розміщення працівників на робочих місцях відповідно до їх професійно-кваліфікаційного рівня;

- дослідження причин втрат та нераціональних витрат робочого часу;

- оцінка стану умов праці та заходів щодо їх поліпшення на підприємстві;

- Оцінка стану дисципліни праці;

- Розробка рекомендацій щодо вдосконалення організації праці.

Раціональне використанняробочого часу

Рівень організації праці для підприємства характеризується передусім таким показником, як використання робочого дня. Можливості більш раціонального використання робочого дня та скорочення його втрат за рахунок удосконалення організації праці пов'язані з розробкою раціональних форм поділу та кооперації праці та оптимізацією на цій основі структури кадрів та процедур взаємовідносин співробітників та підрозділів; поліпшенням організації робочих місць та їх обслуговування; раціоналізацією прийомів та методів праці; покращенням умов праці; удосконаленням нормування праці; розвитком заходів матеріального та морального стимулювання; зміцненням трудової дисципліни.

Щоб дати оцінку розподілу та кооперації праці на підприємстві, важливо проаналізувати відповідність організаційної структури підприємства сучасним тенденціям. У цьому випадку виявляється динаміка зміни організаційної структури підприємства та її відповідність передовому досвіду, в основі якого лежить перехід від вертикальних систем керування до горизонтальних. При переході до горизонтальних структур управління скорочується чисельність функціональних підрозділів та апарату управління організацією, що супроводжується підвищенням продуктивності праці. Тому важливо визначити, яку частку займають функціональні підрозділи у загальній їх чисельності, чи мають широкі повноваження та відповідальність керівники підрозділів, що випускають кінцеву продукцію та надають послуги споживачам.

Слід також оцінити внесок кожного структурного підрозділу у кінцеві результати роботи підприємства, виявити резерви централізації основних компетенцій та основних функцій. Наприклад, можливості об'єднання та централізації обслуговуючих функцій (інформаційнітехнології, бухгалтерія, юридичний та транспортний відділи), а також можливості вибіркового аутсорсингу.

Даючи оцінку поділу та кооперації праці, доцільно визначити, наскільки оптимальними є розміри структурних підрозділів. Це визначається здатністю менеджерів вирішувати проблеми комунікації усередині структурних підрозділів. Якщо структурний підрозділ внаслідок великого обсягу розв'язуваних завдань складається із значної кількості співробітників, воно має бути розбите на досить невеликі групи, щоб кожну з них міг координувати один керівник. На чисельність співробітників у структурних підрозділах також впливатиме їх можлива територіальна роз'єднаність по регіону (регіонам).

Аудит організації праці передбачає оцінку рівня оптимальності професійно-кваліфікаційної структури персоналу. З цією метою аналізується відповідність розрядів робіт та розрядів робітників (табл. 1).

робочих обсягів виконуваних робіт

Види робіт та професії робітників

Розряди та відповідні їм тарифні коефіцієнти

Трудомісткість різних видів робіт, тис. н-ч

Склад робітників, чол.

При аналізі професійно-кваліфікаційної структури кадрів важливо оцінити готовність персоналу вирішувати у майбутньому складніші та відповідальніші завдання. Якщо підприємство розвивається за інноваційним сценарієм, то у майбутньому будуть потрібні працівники вищої кваліфікації. Це означає, що професійно-кваліфікаційна структура кадрів має відповідати не лише сьогоднішнім завданням, а й майбутнім потребам. Отже, працівники мають у разі мати запас кваліфікації. Інакше кажучи, професійні знання та навички ключових фахівців підприємства повинні перевищувати вимоги, викладені упосадових інструкціях на вирішення поточних завдань.

Чим досконаліша організація праці, що більше вона відповідає вимогам наукового підходу, то ефективніше і раціонально використовується робочий час за існуючої управлінської структурі. Звідси завдання аудитора: дослідження причин втрат та нераціональних витрат робочого часу, які виявляються за результатами аналізу балансу робочого часу одного середньооблікового працівника (робочого) та даних фотографій робочого часу (ФРВ).

Аналіз фактичного балансу робочого часу в динаміці, а також при зіставленні фактичних та планових даних дозволить виявити можливі цілоденні та внутрішньозмінні втрати робочого часу через незадовільну організацію праці та порушення трудової дисципліни. Наприклад, якщо у аналізованому балансі мають місце цілоденні простої чи внутрішньозмінні втрати робочого дня, можна розрахувати можливе зростання продуктивність праці у разі усунення цих втрат.

приклад. Так, за фактичним балансом робочого часу одного середньооблікового працівника цілоденні втрати, пов'язані з прогулами та цілоденними простоями, склали 15 днів при явочному фонді робочого часу одного працівника 210 днів. І тут усунення цих втрат забезпечить підвищення продуктивність праці на 7,1% ([(15 + 210) : 210] x 100 - 100).

При зіставленні в цьому балансі фактичних даних за звітний та базовий періоди можна буде також оцінити, покращало або погіршило використання робочого часу.

Більш детальний аналіз проводиться за наслідками фотографій робочого часу, що дозволяє з'ясувати структуру витрат робочого часу на робочих місцях.

Вивчення отриманих даних дозволяє виявити необґрунтовані втрати робочого часу таскласти проектований баланс робочого дня (табл. 2).

Баланс витрат робочого часу

│ │ │ │ Фактичний│ Зайві │Проектований│

│ N │ Категорія витрат │Індекс│ баланс │ витрати │ баланс │

│ │ │ │ мін. │ % │ хв. │ % │ хв. │ % │

│ │Підготовчо - │ ПЗ │ 12 │ 2,5│ - │ - │ 12 │ 2,5│