Автоматизація HR бізнес-процесів, Top Evolution
Виходячи з практики впровадження BPM систем (Business Processes Management), сьогодні ситуація дещо змінюється і попит на автоматизацію HR процесів, безперечно, зростає. Пропоную на деяких прикладах розібратися у потребі автоматизації HR бізнес-процесів і не тільки.
Навіщо автоматизувати HR бізнес-процеси?
Даний вид процесів відноситься до сервісних (забезпечувальних) процесів, важливим завданням яких є постачання ресурсів основних процесів і процесів управління.
Цілі для оптимізації та автоматизації різних типів процесів мають деякі відмінності.
Для процесів управління характерна гнучкість, яка має забезпечити стійкість до зовнішніх змін довкілля (ринок, економіка та ін.).
Автоматизуючи основні бізнес-процеси, ми знижуємо вартість транзакцій, підвищуємо швидкість і якість виконання, що неодмінно призводить до збільшення прибутку. Погано налагоджені процеси, а що найстрашніше ще й автоматизовані, значно збільшують витрати та підвищують ймовірність втрати Клієнтів. Тому іноді буде правильніше розпочинати автоматизацію саме з основних процесів.
Навіщо тоді оптимізувати HR та інші бізнес-процеси? Навіщо витрачати кошти на їхню автоматизацію?
Справа в тому, що якщо розглядати кожнутранзакцію забезпечує процесу окремо, то вартість його не велика, але якщо врахувати всі транзакції, то витрати можуть бути колосальними. Автоматизація забезпечують процесів значно знижує втрати і позитивно впливає ефективність функціонування всієї організації.
АвтоматизаціяHRбізнес-процесів за допомогоюBPMсистеми
Як показує практика, кожна компанія має особливості в організації роботи з персоналом. Найчастіше, HR бізнес-процеси слабо формалізовані або формалізовані взагалі. Навіть наявність посадових інструкцій та інших документів, що регламентують, абсолютно не гарантує їх дотримання. А найпоширенішим на сьогоднішній день інструментом автоматизації є відсутність автоматизації. У роботі використовують Excel файли, швидко зібрані бази на Access, документи Google та ін.
Серед існуючих рішень автоматизації HR підрозділів можна назвати такі:
- 1С та системи електронного документообігу – вирішують окремі завдання кадрового обліку.
- Вбудовані або додаткові розширення для автоматизації HR підрозділу до ERP систем - дорогі і застосовні тільки у великих компаніях і корпораціях.
- Вітчизняні, коробкові та Web рішення – закривають окремі вузькі завдання (публікація вакансій, пошук резюме, база даних та ін.).
- Повноцінні, потужні HRM рішення – дороги, вирішують завдання лише HR підрозділи, тому практично не застосовуються.
BPM системи – вирішують дуже широке коло завдань як HR підрозділи, так підприємствам загалом.
BPM система не є спеціалізованим та готовим рішенням для HR підрозділу, але в порівнянні зіншими програмами, має багато переваг:
Тому, автоматизація HR процесів з урахуванням BPM системи дозволяє підключити до автоматизації та інші процеси — відрядження, відпустки, відгули, з наступною генерацією відповідних документів (заяви, накази та інших.). Паралельно, система дозволяє автоматизувати і процеси з управління оплатами, надходженнями, договорами та ін. Тобто будь-який документ можна згенерувати і відправити за заздалегідь запланованим для нього маршрутом погодження, ознайомлення, розгляду, підписання та ін.
АвтоматизаціяHRбізнес-процесів у системіELMABPM
У даному розділі пропоную відійти від розгляду складно формалізованих процесів (підвищення внутрішніх комунікацій, розвиток корпоративної культури та ін.) та сконцентруватися часто повторюваних, рутинних процесів, які досить зручно автоматизувати та моделювати. До таких процесів можна віднести: узгодження відпусток та відряджень, процеси прийому та звільнення співробітників, побудова графіка відпусток у ін.
Однією з основних завдань, яку вирішує HR відділ, є наймання персоналу, а в рекрутингових компаніях взагалі належить до основного процесу, що приносить цінність Клієнту. Наймання персоналу в організації можна поділити на три етапи – пошук та підбір, супровід та звільнення. Також, залежно від масштабів компанії та особливостей роботи HR відділу, ще можуть додаватись завдання планування, бюджетування, навчання, ведення кадрового діловодства та ін.
Процес найму персоналу
Розділимо весь бізнес-процес на кілька етапів: подання заявки, пошук, оцінка, прийом та оформлення на роботу, адаптацію.
У BPM системі можна створювати власні, унікальні маршрути руху, у яких реалізуються ті етапи, які притаманні конкретної організації. Також, автоматизація передбачає повний монітор всіх етапів найму персоналу.
Можна автоматизувати як окремі завдання, і зв'язати в ланцюжок комплекс завдань. Наприклад, керівник відділу з Web-інтерфейсу запускає процес узгодження Заявки на підбір персоналу. Після внесення даних заявка автоматично відправляється на погодження до керівника. У разі позитивного погодження Заявка спускається до HR відділу та запускається завдання щодо підбору кандидата. У процесі добору відібрані кандидати додаються до бази даних системи і з кожному їх можна вказувати етапи роботи, що дозволяє ефективно відстежувати всі дії з кандидатами. Фінального кандидата також можна затвердити в системі — погодити дату виходу, тривалість випробувального терміну та заробітну плату, а його перший робочий день автоматично запустяться завдання оформити прийом на роботу, підготувати робоче місце, автоматично згенерується наказ і так далі.
Також у BPM системі зручно планувати системному календарі будь-які заходи з кандидатом, підключати до них інших співробітників, прикріплювати до події документи (резюме, рекомендації, результати тестів та ін.).
Для моніторингу та аналізу роботи в системі доступні зручні інструменти – різні індивідуальні показники активності, інформаційні панелі, звіти, графіки та ін.
При додаванні нового кандидата система автоматичноздійснить пошук на наявність кандидатів у базі даних, щоб запобігти дублюванню резюме, а також, при пошуку по базі даних виключить з нього кандидатів, які перебувають у чорному списку.
Управління відсутності (відпустки, відгули, лікарняні та ін.)
У кожній організації передбачені щорічні відпустки співробітників як планові, так і позапланові.
Наприкінці процесу, у разі успішного погодження відпустки, автоматично згенерується пакет документів — заява на відпустку, наказ та ін. Документи необхідно лише роздрукувати та підписати.
Також за допомогою BPM системи елементарно вирішується завдання щодо планування щорічних відпусток всього підприємства. Система дозволяє кожному співробітнику подати та узгодити свій графік, а консолідація даних у єдину базу відпусток відбудеться автоматично, у разі позитивного узгодження.
Система автоматично в запланований час поставить завдання співробітникам про необхідність надати графіки відпусток, при цьому допоможе розрахувати тривалість згідно з лімітами та правилами, встановленими в організації.
Оскільки всі відпустки акумулюються в єдину базу, система відстежить і повідомить про перетини дат із заміщаючими співробітниками, а також надішле повідомлення про необхідність відкоригувати дати, щоб уникнути форс-мажорів.
Відомості про відпустки затверджуються лише на рівні керівників відділів, надходять у кадрову службу на формування зведеного графіка відпусток.
Система дозволяєвідстежувати заплановані дати відпустки, що наближаються, і автоматично запускати завдання для подання заяви на відпустку.
Інформація про всіх відсутніх співробітників, періоди та причини їх відсутності, відображається на головній сторінці системи на спеціальній панелі, що дозволяє керівникам швидко отримувати інформацію про відсутність.
Як показує практика, однакових компаній не існує, а відповідно не існує однакових рішень.
Автоматизація HR процесів на наведених у цій статті прикладах показують лише малу частину можливостей BPM системи.
Більш детальну інформацію про систему ELMA BPM Ви можете знайти у розділі сайту «Програмні продукти «.