Автоматизація управлінського обліку в мережі ресторанів, Проблеми та рекомендації на
Сучасний тренд для керівників та власників великих мереж та холдингів
Управління витратами ресторану: як правильно враховувати та на що варто звернути увагу
Які звіти та як дивитися власнику ресторану для прийняття управлінських рішень
Як заощаджувати завдяки правильному контролю над фінансами ресторану
Прагнення контролювати стан бізнесу – це сучасний тренд для керівників та власників великих мереж та холдингів. Він дає право існування різних інструментів управління та аналізу. Бажання реальної оцінки фінансової складової будь-якого бізнесу призводить до необхідності проведення додаткового виду обліку на підприємстві – управлінського обліку.
Слід розібратися, яка доцільність ведення управлінського обліку та у чому його особливості:
мати реальне уявлення про ВСІМ майні компанії, а не тільки про те, що стоїть на балансі та враховується бухгалтером, в іншому випадку зі зростанням компанії велика ймовірність «втрати» деяких активів;
приймати правильні управлінські рішення — правильні та адекватні звіти дозволяють керівнику будь-якої миті часу оцінити рентабельність своєї компанії, оцінити, який напрямок діяльності прибутково, а яке збитково, оцінити ефект використання того чи іншого співробітника тощо;
контролювати витрати — всі ми знаємо, що витрати мають властивість зростати, і, не маючи під рукою своєчасної інформації, ми не можемо вчасно припинити непотрібні витрати.
Підсумовуючи, управлінський облік — це облік реальних господарських операцій, усіх фінансів компанії, які проводяться і не проводяться, всього майна, незалежно від того, чи враховано воно на балансіабо оформлено де-юре на когось із співробітників, усіх зобов'язань щодо всіх юридичних осіб, що входять до складу холдингу.
Стосовно мережного ресторанного бізнесу, варто виділити кілька різних структур, кожна з яких передбачає різні завдання для управлінського обліку:
Мережі однотипних підприємств комунального харчування
Фактично це структура ідентичних за своїми процесами ресторанів або інших підприємств громадського харчування, автоматизація управлінського обліку в якій може бути обумовлена:
- проблемою із системою ведення обліку: облік займає багато часу, обліки не достовірні (помилки при ручному зборі даних, введення даних у бухгалтерські та спеціалізовані програми заднім чистим, немає обліку неврахунки)
- складністю з плануванням: неможливість вести та контролювати бюджет
- Проблемою з консолідацією даних: уніфікація збору даних з бухгалтерських та спеціалізованих баз (1С:Бухгалтерія, iiko, R-Keeper, StoreHouse та інші)
Холдинги зі складною структурою, в яких присутні окремі підприємства харчування, однотипні та не однотипні мережі, окремі виробництва та ін.
- неможливість збору даних із різнотипних бізнес-процесів для загальної аналітики бізнесу
- складність отримання різних форм звітності для кількох акціонерів
- необхідність порівняння аналітик з різних бізнес-процесів
- відсутність управлінського балансу
Рішення: єдина система автоматичного збору даних та побудови звітів, тобто автоматизація управлінського обліку.
Чому варто задуматися про автоматизацію управлінського обліку для мережі ресторанів:
Достовірність та простота. Online доступ до оперативної інформації.
- Для прийняття ефективнихуправлінських рішень часто необхідно подивитися звіти сьогодні і зараз, наприклад, аналітику з будь-якої акції, актуальності сезонного меню, виставлення понеділкових лімітів на оплату статей витрат та ін.
- Щодо достовірності: часто бухгалтера, калькулятори та менеджерський склад може вносити/коригувати дані заднім числом. Якщо облік не автоматизовано: дані звітів після таких правок будуть неправильними.
Консолідована фінансова звітність займає важливе місце у системі корпоративної звітності будь-якої великої групи компаній чи мережі. Основна ідея фінансової консолідації полягає в тому, що вона формується по бізнесу в цілому, при цьому вся група представляється так, ніби вона є єдиним підприємством. Важливо, що методи консолідації застосовуються як стосовно материнським і дочірнім компаніям, а й у деяких випадках. До таких випадків, зокрема, належать інвестиції у залежні компанії та спільна діяльність (коли кілька учасників здійснюють економічну діяльність, що підлягає спільному контролю).
Складне завдання полягає в тому, щоб надати кожному власнику/співвласнику/інвестору/акціонеру необхідну саме йому звітність. Без автоматизації управлінського обліку практично неможливо швидко та чітко генерувати кілька варіацій звітів.
Звіт про фінансовий стан (управлінський баланс) – це рентгенівський знімок компанії на певний момент та дає відповіді на запитання:
наскільки багата компанія сьогодні? яка частка власного капіталу активах підприємства? скільки боргів має компанія? Управлінський баланс – це обов'язкова перевіркадобре знайомого всім звіту про прибутки та збитки (ОПУ). При ручному методі ведення управлінського обліку мало хто турбує себе додатковим навантаженням у вигляді управлінського балансу. При автоматизованому управлінському обліку дані формуються автоматично.
Контроль. Аналітика у різних розрізах
Контроль та аналітика – це основні функції управлінського обліку. Автоматизований управлінський облік спрощує та конкретизує ці процедури.
- контрагенти: звіти показують кредиторську заборгованість за всіма юридичними особами (ведеться єдиний довідник контрагентів по всіх об'єктах), контролюють появу нових контрагентів, а отже дозволяють уникнути непотрібних «подяків» співробітників відділу закупівель, а також оптимізують ціни на товари та послуги завдяки можливості єдиних суттєвих знижок на закупівлю.
- кредиторська заборгованість: звіти дозволяють встановлювати ліміти на оплату статей витрат залежно від виторгу минулого тижня, наприклад:
- маржинальний прибуток: звіти явно показують, коли потрібно переглянути ціни на страви в меню, технологічні карти.
Аналітика в різних розрізах в автоматизованому обліку займає кілька секунд, а дає колосальну інформацію для керівників та власників: яке підприємство (або мережа) найбільш прибуткове і чому, як за роком формується графік сезонності, який із банкетних менеджерів більш ефективний та інші.
Бюджети є ключовим інструментом системи управлінського обліку:
- надання необхідної інформації керівництву та власникам для оперативного управління підприємством та прийняття довгострокових рішень;
- обчислення фактичної собівартості продукції та відхилень від встановлених норм, стандартів,планів, кошторисів;
-планування та контроль фінансової та господарської діяльності, інвестицій, впровадження нових технологій.
Автоматизація управлінського обліку дозволяє бачити виконання бюджетів, позабюджетні витрати та інші показники, що впливають на ухвалення оперативних управлінських рішень.
Комфортна вартість автоматизації управлінського обліку
Вартість автоматизації управлінського обліку індивідуальна та розраховується виходячи з потреб, кількості юридичних осіб, ЦФО та інших параметрів. Але є одне важливе правило:
Витрати на автоматизацію управлінського обліку не повинні перевищувати заощаджені за рахунок нього кошти
Зазвичай звертають увагу лише на пряму економію. Приклади такої економії:
Блокування безглуздих витрат.
Після автоматизації управлінського обліку власники популярної мережі кав'ярень проаналізували прибуток у розрізі послуг і побачили, що за рівної середньомісячної виручки за каву, одна кав'ярня витрачає на каву в середньому на 7-10% більше. Розібратися в ситуації доручили управителю. З'ясувалося, що бариста цієї кав'ярні недбало ставляться до норм завантаження ріжка для кави, а так само можуть випити «гостової» кави. Власники ухвалили рішення про більш жорсткий контроль витрати та стягнення вартості неоплаченої клієнтом кави з працівників. За два місяці компанія заощадила суттєву суму.
Власник мережі японських ресторанів із доставкою після автоматизації управлінського обліку скоротив витрати на закупівлю продуктів за рахунок знижок оптовому покупцю від постачальників на 8% у всіх ресторанах.
Зменшення ФОП співробітників, зайнятих обліком.
У великій українській мережі ресторанів веденням управлінського обліку займалося понад 15 співробітників із заробітною платою близько 90 000рублів з урахуванням податків. Тобто витрати на управлінський облік становили 1350000 рублів на місяць без урахування непрямих витрат. Після автоматизації – лише 6 співробітників займаються перевіркою даних та контролем за збором звітності. Економія становить понад 810 000 рублів щомісяця.
Додатково рекомендується враховувати економію за рахунок комфорту керівника та економії часу працівників:
В одній великій групі компаній (фактично ресторанному холдингу) фінансовий директор щодня витрачав на побудову управлінських звітів 1.5 години. Якщо зважити, що 1 година часу цієї людини коштує близько 2000 рублів, то щомісячно втрати становили близько 72 000 рублів. Після автоматизації – час формування та читання всіх звітів скоротилося до 15-20 хвилин на день. Тобто економія склала близько 57 600 рублів на місяць, а зручність не можна виміряти.