BPM - З чого почати, NEXT consulting

BPM – З чого почати?

Найпоширеніше питання наших клієнтів, які починають працювати з бізнес-процесами, це – «З чого почати?». Яке інструментальне середовище моделювання вибрати, які нотації, з яких робіт розпочинати проекти та які ставити завдання.

У цій статті ми розповімо про основні кроки при побудові процесного підходу в Компанії, іншими словами - з чого почати і як визначитися з бажаннями та пріоритетами при побудові та оптимізації бізнес-процесів Компанії.

Головне питання, що виникає на початку планування робіт з побудови Процесної моделі Компанії – це, яку інструментальну платформу для моделювання бізнес-процесів вибрати. Залежно від цілей моделювання, масштабів Компанії та майбутніх планів вибирається відповідна платформа. Найбільш поширеними в Україні є ARIS, Business Studio і Casewise - але це не означає, що вибирати потрібно серед цих трьох систем, все залежить від особливостей бізнесу та цілей.

Після того, як вибрано інструментальне середовище, необхідно починати розробку документа, який називається «Угода про моделювання» (бувають різні варіації назви). Він є описом нотацій моделей, набору принципів, правил, рекомендацій з моделювання різних областей діяльності Компанії відповідно до обраної методології (ARIS, Business Studio, тощо). Застосування продуктів та методології опису діяльності дозволяє створити та супроводжувати єдину базу знань з наступних предметних областей Компанії:

• Бізнес процеси
• Організаційна структура
• Документи
• Інформаційні системи
• Дані
• Ризики
• KPI
• Продукти/Послуги
• і т.д.

Даний документ дозволить нам зафіксувати єдину методологію моделювання для всіх моделювальників бізнес-процесів як зовнішніх, так і внутрішніх фахівців.

Після того, як Угода про моделювання розроблена, необхідно визначити скоуп робіт та перелік процесів, які далі описуватимуться у вибраному інструментальному середовищі моделювання.

Для опису процесів експерти NEXT Consulting рекомендують використовувати нотацію зверху-вниз, що дозволяє правильно виділити бізнес-процеси, наскрізні процеси. Для початку ми визначаємо карту процесів верхнього рівня та їх Власників – це дозволяє нам розмежувати відповідальність щодо кожного з процесів. Після того, як карта процесів верхнього рівня узгоджена, ми починаємо деталізацію необхідних нам бізнес-процесів.

До того, як приступати до моделювання детальнішого рівня процесів, необхідно розробити «довідкові моделі», наприклад, такі як: орг. структура, інформаційні системи (описи ІТ-ландшафту), документи, статуси, ризики тощо, залежно від того, які предметні області були обрані для проектування. Якщо в процесі проекту було ухвалено рішення про додавання тієї чи іншої предметної галузі – це необхідно зафіксувати у Угоді про моделювання.

У процесі моделювання бізнес-процесів часто виникає питання з перевіркою моделей на коректність. Щоб скоротити витрати Компанії на додатковий годинник співробітників з перевірки всіх моделей бізнес-процесів, ми пропонуємо розробкускрипту семантичної перевірки моделей.

Після того, як робота з моделювання процесів AS-IS буде закінчена і всі детальні моделі перевірені та узгоджені можна переходити до етапу аналізу, розробки пропозицій щодо покращення процесів та побудовимоделей TO-BE.

Приклад основних етапів робіт:

• 1. Попереднє обстеження організації (написання ТЗ чи Статуту проекту)
• 2. Розробка Угоди з моделювання та ТЗ на скрипти
• 3. Розробка детальних моделей процесів AS IS
• 4. Аналіз моделей AS IS
• 5. Розробка детальних моделей процесів TO BE
• 6. Розробка плану переходу до процесів TO BE
• 7. Реалізація плану переходу до процесів TO BE

Як тільки ми отримуємо процесну основу для подальшого розвитку проекту з оптимізації, Компанія може розпочинати подальші кроки, які визначаються в залежності від цілей проекту, розміру Компанії та інших критеріїв. До найпоширеніших видів робіт, що належать до оптимізації процесів, можна віднести:

• Розробка ТЗ на впровадження ІВ (ІТ-рішень)
• Автоматизація процесів
• Регламентація процесів
• Розробка та впровадження збалансованої системи показників
• Розробка KPI
• Управління ризиками
• ФСА
• Розробка Банку ідей
• Оптимізація та підвищення ефективності бізнес-процесів на основі застосування LEAN-технологій
• Навчання/підвищення кваліфікації співробітників
• і т.д.

Повний список можливих робіт під час побудови процесної моделі компанії можна переглянути у розділі Послуги

---