Чи можна зберігати особисті картки в особових справах працівників, Питання передплатників, Журнал «Кадрове

Питання-відповідь на тему

У нас металургійне підприємство чисельністю 4000 чол. На всіх працівників заведено особисті справи, що зберігаються в алфавітному порядку за кожним структурним підрозділом. До складу особової справи включено і особисту картку працівника (форма Т-2). Чисто технічно так зручно зберігати, оскільки особиста картка роздрукована на звичайному папері, а чи не на картоні. У той же час знаю, що включати їх в особисту справу не можна (хоча не розумію, виходячи з чого.) Наскільки критична така ситуація

Не зберігайте у відділі кадрів копії паспортів та дипломів, інакше оштрафують.

Особисті картки відносяться до уніфікованих форм документів первинної облікової документації з обліку праці та оплати. Особиста картка містить персональні дані співробітника (дата та місце народження, освіта, місце проживання тощо) та заповнюється при вступі його на роботу. Протягом трудової діяльності працівника в особисту картку вносяться відомості про призначення його на посаду, переміщення по посаді, відпустки, звільнення.

Ми розповідали раніше про те, як заповнити особисту картку працівника у матеріалі за посиланням.

На архівне зберігання передаються особисті картки співробітників лише після звільнення останніх із конкретної організації.

Отже, можна сказати, законодавством не встановлено певний порядок зберігання особистих карток співробітників.

Отже,Ви маєте право визначити самостійно, де зберігати особисті картки співробітників (тобто в особистій справі працівника або в окремій папці).

Подробиці в матеріалах Системи Кадри:

1. Ситуація:Як зберігати особисті картки співробітників

Приклад оформленняособистої картки співробітника за формою № Т-2

Ви дізнаєтесь більше проінструкції з охорони праці для обрубника, якщо перейдете в матеріал.

За час роботи в організації співробітник був премійований за успіхи у роботі.

Відповідальним за ведення кадрового обліку призначено Є.Е. Громова. Вона заповнила особисту картку Кондратьєва.

заступник директора департаменту освіти та кадрових ресурсів МОЗ України

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання

II. Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання

Номер статті	Вид документа	Термін зберігання документа*	Примітки
* Термін зберігання "постійно" (далі - Пост.) документів в організаціях, які не є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, не може бути меншим за десять років. ("ЦЕК", "ЕК") означає, що частина документів може бути віднесена до терміну зберігання "постійно".
1	2	3	4
656

Особисті справи (заяви, копії наказів та витяги з них, копії особистих документів, листки з обліку кадрів, анкети, атестаційні листи та ін.) (1):

а) керівників організації; членів керівних, виконавчих, контрольних органів організації; членів (депутатів) представницьких органів України, суб'єктів України, органів місцевогосамоврядування; працівників, які мають державні та інші звання, премії, нагороди, ступеня та звання

б) працівників, у т.ч., державних цивільних та муніципальних службовців

З повагою та побажанням комфортної роботи, Світлана Горшньова,

експерт Системи Кадри

---