Депонування заробітної плати - Інститут професійних бухгалтерів Московського регіону

Депонування заробітної плати

Є. Н. Галичівська, незалежний консультант

Заробітна плата працівнику видається у день, встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним чи трудовим договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Якщо співробітник не зміг її вчасно отримати, незатребувані кошти бухгалтер має здати назад до банку, тобто депонувати їх. Розберемося, як відображається депонування у первинних документах та обліку і що робити, якщо депонована зарплата так і не була отримана?

Що таке депонування заробітної плати?

Якщо заробітна плата перераховується на банківську картку співробітника, його присутність на робочому місці необов'язково. Інакше справа з видачею готівки. Якщо працівник у день видачі зарплати був відсутній та не доручав отримати гроші іншим особам, його зарплата залишиться невиплаченою. Отже, підлягає депонуванню. Іншими словами, депонована заробітна плата виникає лише тоді, коли працівники плату за свою працю отримують готівкою з каси.

Все, що згори, треба здавати в банк. І хоча, згідно з Вказівкою № 3210-У, депоновані суми необов'язково здавати в банк, нездані суми враховуватимуться у величині ліміту каси на відміну від заробітної плати.

  • на організацію – у вигляді від 40 000 до 50 000 крб.;
  • її керівника – у вигляді від 4000 до 5000 крб.

Алгоритм дій бухгалтера під час депонування заробітної плати

Дія 1. Перевіряємо підписи у розрахунково-платіжній відомості.

Після закінчення 5 днів, відведених на виплату зарплати, бухгалтер навпроти кожної неотриманої суми у графах «Гроші отримав» (під час видачі грошей за формою № Т-49) або «Підпис в отриманні грошей» (під час видачі грошей за формою №Т-53) повинен поставити штамп або відмітку від руки "депоновано" у графі, призначеній для підпису.

Якщо працівник не встиг отримати зарплату, він може звернутися з усною чи письмовою заявою до бухгалтерії з проханням видати йому гроші. Бухгалтер робить заявку до банку отримання депонованих коштів. Працівник може отримати ці гроші в день авансу, в день видачі наступної зарплати або в день депонованих виплат (якщо така на підприємстві визначена). Рекомендації щодо виплат депонованих коштів обов'язково мають бути зафіксовані у локальних документах організації.

Дія 2. Підбиваємо підсумок по платіжним відомостям.

У підсумковому рядку відомостей форми № Т-49 або форми № Т-53 необхідно порахувати та записати суми:

  • фактично виданих готівки;
  • що підлягають депонуванню та здачі до банку.

Якщо гроші на зарплату видавав не касир, а інша особа, на відомості додатково робиться запис «Гроші відомості видавав (підпис)».

Дія 3. Складаємо реєстр депонованих сум.

Реєстр депонованих сум складають у довільній формі. Рекомендуємо включити до нього такі реквізити:

  • найменування (фірмове найменування) організації;
  • дата оформлення реєстру депонованих сум;
  • період виникнення депонованих сум готівки;
  • номер розрахунково-платіжної чи платіжної відомості;
  • прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) працівника, який не отримав готівку;
  • табельний номер працівника (за наявності);
  • сума невиплачених готівки;
  • підсумкова сума за реєстром депонованих сум;
  • підпис касира;
  • розшифровка підпису касира.

Реєстрдепонованих сум може містити додаткові реквізити, наприклад про виплату депонованих сум.

Дія 4. Вносимо до книги обліку депоновані суми.

Зобов'язання вести книгу обліку депонованих сум у Вказівці № 3210 також не міститься. Тобто вона не є обов'язковою, але, як і реєстр депонованих сум, дуже зручна.

Форму цієї книжки кожна організація розробляє самостійно. Книжка відкривається на рік. У ньому кожному депоненту відводиться окремий рядок, у якому вказують його табельний номер, прізвище, ім'я та по батькові, депоновану суму.

У групі граф «Віднесено на рахунок депонентів» мають бути зазначені місяць та рік, у яких утворилася депонентська заборгованість, номери платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей та суми депонованих виплат, а у групі граф «Виплачено» проти прізвища депонента записуються номер видаткового касового ордера та виплачена сума за відповідний місяць.

Дія 5. Засвідчуємо підписом.

Після цього касир підписує платіжні відомості, реєстр та книгу обліку депонованих сум (за їх наявності) та передає їх на підпис бухгалтеру.

Дія 6. Передаємо на перевірку.

Завірені підписом бухгалтера форми № Т-49 або № Т-53, реєстр та книгу обліку депонованих сум необхідно передати на перевірку головному бухгалтеру.

Дія 7. Оформляємо видатковий касовий ордер.

Депоновані суми здаємо до банку і здані суми складаємо один загальний видатковий касовий ордер.

Депоновану заробітну плату видають працівникам за видатковим касовим ордером за формою № КО-2. РКО підписує головний бухгалтер організації (чи інша особа, уповноважена на підписання касових документів наказом чи довіреністю (пункти4.1, 4.2, 4.3 Вказівки № 3210-У)).

Дату та номер видаткового касового ордера вказують у книзі депонентів або реєстрі депонованої заробітної плати.

Отже, роботодавець нараховує страхові внески незалежно від того, чи отримав фактично працівник зарплату чи організація перевела її на депонент.

ПДФО при депонуванні зарплати

Приклад 1

Відображення депонування у первинних документах та обліку

Для обліку депонованих сум передбачено рахунок 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами», субрахунок 76-4 «Розрахунки з депонованих сум».

В останній день строку, на який відкрито розрахунково-платіжну (форму № Т-49) або платіжну відомість (форму № Т-53) (п. 6.5 Вказівки № 3210-У), бухгалтер відображає депонування заробітної плати:

Дебет 70 Кредит 76, субрахунок 76-4 «Розрахунки за депонованими сумами» – депонована сума неотриманої зарплати без ПДФО;

Дебет 51 Кредит 50 – суму депонованої зарплати зараховано на розрахунковий рахунок підприємства.

Видача депонованої заробітної плати відображається записами:

Дебет 50 Кредит 51 – одержано гроші у банку на видачу депонованої зарплати;

Дебет 76, субрахунок 76-4 «Розрахунки за депонованими сумами», Кредит 50 – видана депонована зарплата.

Для цього потрібно:

  • провести інвентаризацію розрахунків із працівниками з оплати праці;
  • підготувати акт інвентаризації, скласти бухгалтерську довідку;
  • видати наказ керівника організації.

Визнавати відповідний дохід необхідно в останній день безпосередньо того звітного періоду, в якому спливає строк позовної давності.

Списання незатребуваної заробітної плати відображається записом:

Дебет 76, субрахунок 76-4 «Розрахунки задепонованим сумам», Кредит 91-1 субрахунок «Інші доходи» – депонована заробітна плата включена до складу інших доходів після закінчення строку позовної давності.

Якщо співробітник не отримав аванс (зарплату за першу половину місяця, що виплачується до його закінчення), записи будуть ті самі.

Приклад 2

Йому було нараховано 30 000 руб. Сума податку доходи, підлягає утриманню із зарплати Іванова, становить 3900 крб. Заробітна плата має бути видана Іванову у сумі 26 100 руб. (30000 - 3900).

Дебет 20 Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68, субрахунок «Розрахунки з податку на доходи фізичних осіб»,

- 65 000 руб. - Утримано податок на доходи фізичних осіб із заробітної плати, нарахованої співробітникам організації.

У день видачі заробітної плати бухгалтер ТОВ "Лабіринт" зробив записи:

Дебет 70 Кредит 50

- 408 900 руб. (435 000 – 26 100) – видано заробітну плату співробітникам «Лабіринту» (крім Іванова);

Дебет 68, субрахунок «Розрахунки з податку на доходи фізичних осіб», Кредит 51

- 61 100 руб. – перерахований до бюджету податок з доходів фізичних осіб (крім ПДФО із зарплати Іванова).

У день депонування заробітної плати бухгалтер ТОВ «Лабіринт» має зробити записи:

Дебет 70 Кредит 76-4

- 30 000 руб. - Депоновано заробітну плату Іванова;

Дебет 51 Кредит 50

- 30 000 руб. - Депонована заробітна плата Іванова здана на розрахунковий рахунок до банку.

Приклад 3

Через вісім років після виходу на волю до організації звернувся колишній працівник, звільнений у зв'язку із засудженням до позбавлення волі, з проханням виплатити неотриману заробітну плату. Його зарплату було депоновано, а потім списано. Оплата праці на момент звільненняпроводилася через касу організації. Чи має право працівник зажадати зазначену заробітну плату?

Відповідь: Якщо заробітна плата працівника була депонована, а депонентська заборгованість після закінчення строку позовної давності (термін позовної давності за зобов'язанням роботодавця провести остаточний розрахунок з працівником починає текти з дня, наступного за днем ​​звільнення (у даному випадку з дня набрання законної сили) вироку суду)) списано в установленому порядку, витребувати у роботодавця неотриману заробітну плату колишній працівник не зможе.

Мізіковскій Є.А., Макушева Ю.А. До питання про аналіз ефективності витрат за оплату праці персоналу організацій // Вісник ІПБ (Вісник професійних бухгалтерів). – 2015. – № 6. – С. 37–41.