Державні закупівлі в медичній організації, які проблеми та шляхи вирішення

Статті на тему

Нормативне регулювання та проблеми здійснення державних закупівель

Однак після п'яти років з моменту його прийняття і початку реалізації стала очевидна ціла низка проблем як у самому законодавчому акті та документах, що супроводжують його, так і в процедурах і практиці виконання цих норм, до найбільш істотних з яких, на наш погляд, слід віднести наступні :

очевидно, під час підготовки закону не було проведено належним чином системний аналіз можливих ризиків при реалізації запропонованих положень, що мало негативні наслідки;
недостатньо опрацьовані та найчастіше суперечливі підзаконні нормативні акти, що супроводжують реалізацію Закону № 94-ФЗ;
попри безліч нормативно-правових актів, які доповнюють Закон № 94-ФЗ, відсутня єдина методологія практичної реалізації положень закону;
відсутні уніфіковані підходи щодо реалізації Закону № 94-ФЗ з урахуванням галузевої специфіки охорони здоров'я. Так, закупівлі, наприклад, інструментів для рентгеноендоваскулярних втручань і олівців стали проводитися за тими самими правилами.

У системі нормативно-правових актів, що регулюють закупівельну діяльність, присутні і різні постанови та розпорядження Уряду РФ, розпорядчі документи Мінекономрозвитку України, які приймалися та набирали чинності в міру розвитку положень Закону № 94-ФЗ. Крім того, у суб'єктах України у розвиток законодавства приймаються власні нормативні документи, які є обов'язковими до застосування одержувачами відповідних бюджетів.

Так, наприклад, законодавство м. Москви, що стосується розміщення замовлень,містить цілий комплекс документів, що конкретизують вимоги до порядку проведення закупівель, що регулярно доповнюється та актуалізується.

Таким чином, з часу набрання чинності Законом № 94-ФЗ встановилися нові правила придбання матеріально-технічних ресурсів, що характеризуються вираженою мінливістю (нестабільністю) та широтою нормативно-правової бази.

Після виходу Закону № 94-ФЗ контроль за розміщенням державних замовлень суттєво посилився. З'явилися нові статті у Кодексі України про адміністративні правопорушення, міра відповідальності (штрафи) у яких постійно зростає.

Основним органом, що контролює цю сферу, є Федеральна антимонопольна служба України та її територіальні підрозділи. Крім того, органи виконавчої влади суб'єктів України мають право створювати власні органи для контролю розміщення державного замовлення (для м. Москви це Контрольний комітет міста Москви). Постійно контролюють державні закупівлі та органи прокуратури.

Таким чином, складність ситуації з державними закупівлями для медичних організацій зумовлена:

відсутністю власного досвіду роботи з проведення закупівель та неможливістю запозичення закордонного досвіду у зв'язку з його незастосовністю у вітчизняних умовах;
суттєвим зростанням – протягом усього періоду реалізації Закону № 94-ФЗ – обсягу супутньої розміщення замовлень документації, наявність та правильність заповнення якої перевіряються під час проведення перевірок контролюючими органами;
відсутністю галузевого наукового та організаційно-методичного супроводу практичної роботи, що проводиться.

Цей комплекс проблем до певної міри можна було передбачити ще донабрання чинності законом. Звичайно, на той момент ще не можна було припустити, що закон буде таким мінливим. Проте цілком очевидними були як обов'язковість застосування нових процедур розміщення замовлень, і непідготовленість медичних організацій до роботи у нових правових умовах.

Незважаючи на декларативну установку Закону № 94-ФЗ, що у кожній організації, яка здійснює закупівельну діяльність, має бути навчений співробітник, практика свідчить про відсутність дієвої системи підготовки кадрів у цьому напрямку.

Організаційні рішення

Тому, з метою забезпечення стабільного функціонування, завчасно було розпочато роботу зі створення організаційної структури на вирішення комплексу завдань із ресурсного забезпечення установи.

Створення відділу закупівель та торгів

Першим кроком стало створення у 2005 р. у структурі фінансово-економічної служби лікарні на базі відділу маркетингу відділу закупівель та торгів. До набрання чинності Законом № 94-ФЗ основним завданням, поставленим перед цим відділом, було оперативне забезпечення лікарні такими матеріально-технічними ресурсами, як витратні матеріали медичного призначення, медичні вироби, реагенти для лабораторної діагностики, миючі та дезінфікуючі засоби, меблі, господарський інвентар , друкарсько-поліграфічна продукція, м'який інвентар тощо.

Для цього постійно проводилися дослідження та аналіз функціонуючого ринку із здійсненням економічно обґрунтованого підбору постачальників.

З появою нових правил закупівель, встановлених Законом № 94-ФЗ, перед відділом було поставлено нове завдання: здійснювати ресурсне забезпечення лікарні відповідно до вимог нового законодавства щодо розміщення замовлень. Робота в новихумовах вимагала проведення спеціальної підготовки співробітників з питань організації розміщення замовлень, яка була здійснена в обсязі 144 год.

З розвитком законодавства функції відділу розширювалися і доповнювалися. На даний момент відділом здійснюються всі процеси забезпечення ресурсами, необхідними для функціонування лікарні, за винятком торгів, які проводяться із залученням спеціалізованих організацій Департаменту охорони здоров'я міста Москви.

На етапі підготовки до розміщення замовлень відділом складаються плани-графіки закупівель, самостійно або спільно з іншими підрозділами проводиться дослідження та аналіз функціонуючого ринку продукції, що закуповується, формуються аналітичні довідки.

Також розміщення замовлень передує визначення початкової (максимальної) ціни договору та вибір методу розміщення замовлення, які супроводжуються підготовкою розпорядчих документів, повідомлень про розміщення замовлення та, разом із юридичним відділом, проектів національних договорів.

Етап розміщення замовлень включає публікацію інформації про розміщення замовлень, прийом котирувальних заявок, підготовку матеріалів до засідання котирувальної комісії. На основі рішень, прийнятих комісією, співробітниками відділу формуються та публікуються підсумкові протоколи, учасникам розміщення замовлення надсилаються повідомлення про результати.

На етапі укладених контрактів здійснюється контроль за виконанням виконавцями договірних зобов'язань – термінами виконання, кількістю та якістю матеріальних ресурсів, що надходять. За потреби заздалегідь починається і проводиться претензійна робота.

Таким чином, оскільки рамки фінансово-економічної служби вже не дозволяли вирішувати всі завдання щодо ресурсного забезпечення.лікарні, відділ закупівель як ключова структура, що акумулює в собі відомості про ресурси, необхідні лікарні в цілому, став забезпечувати планування та розміщення державних замовлень, здійснювати контроль своєчасності та правильності укладання державних контрактів та виконання зобов'язань за ними.

У процеси розміщення замовлень виявилися залучені різні структурні підрозділи лікарні, які є споживачами (одержувачами) ресурсів.

Введення посади директора лікарні

Характерною рисою великих багатопрофільних ЛПЗ є великий обсяг оперативно закуповуваних ресурсів і, відповідно, велика кількість процедур розміщення замовлень і укладених за їх результатами контрактів.

Для вирішення зазначених проблем потрібно передусім посилити загальне керівництво взаємодією між підрозділами, які здійснюють лікувальний чи виробничий процес, адміністративними службами лікарні та зовнішніми організаціями, які претендують на укладання або є виконавцями державних контрактів. Крім того, специфіка нового законодавства про розміщення замовлень та питання, що виникають, з його реалізації вимагали від керівництва лікарні постійного прийняття управлінських рішень, заснованих на знанні та практичному застосуванні актуальних нормативно-правових актів, прецедентів адміністративної та судової практики.

Це Положення було доповнено з урахуванням змін, які відбулися в системі охорони здоров'я за період часу. Основу функціональних обов'язків директора міської клінічної лікарні №1 ім. Н.І. Пирогова складає організація діяльності з безперебійного забезпечення лікарні матеріально-технічними ресурсами відповідно до сучасних вимог дорозміщення замовлень, а з 2009 р. – організація роботи з державними контрактами та договорами.

Удосконалення внутрішньоустановчої документації

Координація роботи з ресурсного забезпечення вимагала значних зусиль. Відсутність чітких алгоритмів узгодження різних документів зумовлювала періодичне виникнення деяких внутрішніх розбіжностей та водночас збільшувала ризик порушення встановлених законом термінів.

Очевидною стала необхідність перегляду та формалізації функціональних обов'язків підрозділів та посадових осіб при розміщенні замовлень, введення даних про зміну та виконання контрактів.

З метою упорядкування цих процесів було видано низку внутрішніх розпорядчих документів, що регламентують порядок взаємодії та погоджень на всіх етапах планування, підготовки, придбання та надходження матеріально-технічних ресурсів.

Наказом головного лікаря лікарні “Про вдосконалення механізмів розміщення державного замовлення потреб ГКБ № 1 ім. Н.І. Пирогова” у 2009 р. затверджено Положення про порядок організації роботи щодо взаємодії структурних підрозділів лікарні під час розміщення державних замовлень на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг для державних потреб лікарні. У документі встановлено порядок планових та позапланових закупівель, визначено порядок взаємодії структурних підрозділів під час розміщення замовлень, затверджено форми документів – супровідних записок на проведення процедур розміщення замовлень. Наступним став наказ “Про затвердження Інструкції про підготовку, погодження, укладення, облік та контроль виконання державних контрактів та інших цивільно-правових договорів для потреб ДКЛ № 1 ім. Н.І. Пирогова”.

Затверджена цим наказомінструкція визначає алгоритми дій та проходження погоджень під час укладання, виконання та зміни державних контрактів. Далі було затверджено наказ, що встановлює персональну відповідальність посадових осіб при підготовці до розміщення замовлень та контроль термінів та умов виконання контрактів за різними напрямами діяльності лікарні.

Послідовно прийняті рішення щодо створення спеціалізованого підрозділу, на кваліфікованих співробітників якого покладено всю відповідальність за реалізацію процесів оперативного забезпечення лікарні відповідними ресурсами; запровадження посади директора лікарні, ключовим обов'язком якого є організація діяльності лікарні щодо розміщення замовлень та договірної роботи у суворій відповідності до вимог чинного законодавства; впорядкування взаємодії між підрозділами під час даної роботи та встановлення персональної відповідальності посадових осіб за її виконання дозволили суттєво оптимізувати процеси ресурсного забезпечення лікарні.

Проведена робота сприяла покращенню оперативного планування та зменшенню частки закупівель, що здійснюються в авральному режимі. Досягнуто узгодженість у діях структурних підрозділів на всіх етапах розміщення замовлень та виконання державних контрактів, посилено внутрішній контроль.

Значно зросла якість та ефективність претензійної роботи. Так, моніторинг контрактів з термінами виконання, що закінчуються, проводиться в щоденному режимі і включає в себе контроль за роботою постачальників (дотримання термінів поставки товару, виконання робіт, надання послуг), термінами дії контрактів, включаючи оформлення документів і проведення оплати замовником.

Правильно поставлена претензійна роботасприяє своєчасному та якісному виконанню сторонами своїх контрактних зобов'язань, у т. ч. постачання товарів, робіт, послуг належної кількості та якості, визначення штрафних санкцій, ведення досудових та підготовки документів для судових розглядів.

Таким чином, своєчасно вжиті організаційні та практичні заходи дозволили суттєво впорядкувати роботу великої медичної організації щодо здійснення державних закупівель та ресурсного забезпечення діяльності.