Документ – це

У зв'язку з тим, що ми у повсякденному житті постійно стикаємося з документами на роботі та вдома, то подальшу розмову хочемо присвятити саме їм. Давайте з'ясуємо, що таке документ і які види існують.

Що таке документ?

Документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії, що має реквізити, що дозволяють її ідентифікувати. Існують інші визначення даного поняття. Так, можна сказати, що документ – це інформація, що зберігається фізичними особами та організаціями як підтвердження діяльності чи зобов'язань.

Сутність документа

В основному всі наявні визначення документа підкреслюють його інформаційний характер (сутність).

У Законі про «Інформацію, інформаційні технології» йдеться, що інформація – це надані відомості незалежно від форм та методів їх подання. Отже, відобразивши в документі, ми можемо зберігати та передавати наявні відомості іншим особам, а також користуватися ними неодноразово.

Носій задокументованої інформації – це об'єкт, який використовується для її зберігання та закріплення у звуковій, мовній та наочній формі.

Зі сказаного можна зробити висновок, що документ – це ще й неодмінний елемент внутрішньої роботи будь-якої організації, установи, фірми, який забезпечує взаємодію окремих підрозділів. Адже саме інформація є причиною ухвалення всіх управлінських рішень, а також доказом їх виконання та матеріалом для подальшої діяльності.

У управлінській сфері документ – це предмет праці, оскільки будь-яке прийняте рішення записується у письмовій формах.

Зовнішні ознаки документів – це характерні риси,які відображають його розмір та форму, способи запису та елементи оформлення. Автором його може бути як фізична особа, так і юридична. Будь-який робочий документ за правильного оформлення має юридичну силу.

Реквізити документів

Оформлення документів пов'язані з дотриманням всіх обов'язкових елементів, які називають реквізитами. До них можна віднести:

Слід зазначити, різні документи мають і зовсім різні реквізити. Їх кількість залежить від його цілей та призначення. Багато, наприклад, мають обмежену кількість реквізитів. До речі, якщо хоча б один із них вказано неправильно, то документ вважається недійсним.

Облік документів

Які документи потрібні у роботі? У сфері управління організацією використовують різні форми. Все залежить від того, куди і з якою метою слід подати документи.

Усі вони існують не власними силами, а підлягають суворої систематизації. Інакше кажучи, будь-яке підприємство веде облік документації. Це необхідно, перш за все, для того, щоб будь-які відомості завжди можна було легко і в потрібний момент відшукати.

Особисті та офіційні документи

Документи мають свою класифікацію з різних підстав. Так, за походженням вони бувають особисті та офіційні.

Особисті створюються поза робочою сферою. Це може бути листування, щоденник, нотатки.
А ось офіційні - це документи організації, оформлені певним чином та у встановленій формі.

Але й у групі офіційних документів виділяють особисті, наприклад: паспорт, диплом, атестат, посвідка на проживання, трудова книжка.

Зрозуміло, що у діловодстві беруть участь переважно офіційні папери, більшість із яких – це управлінські документи. З їх допомогою реалізуютьсяфункції управління організацією: планування, фінансування, контроль, постачання та облік.

Класифікація за способом документування

За способом документування інформація може мати різний характер:

письмовий;
текстовий;
рукописний;
машинописний;
електронний;
образотворчий.

Які документи необхідні в управлінському обліку? Абсолютно все. Багато хто з них присутні в будь-якій організації. Неможливо уникнути використання лише одного виду. Усі вони потрібні залежно від ситуації.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи

Вхідні, вихідні документи та внутрішні – про таку класифікацію всі ми чули. Так от, сукупність таких паперів утворює документообіг усієї організації. Вхідні та вихідні папери підлягають суворому обліку. Вони реєструються у відповідних журналах вхідної та вихідної кореспонденції.

За кількістю ж порушених питань документи поділяються на прості та складні. У перших порушується лише одне питання, а в інших – кілька.

Види обмеження доступу до паперів

За доступністю паперу визначаються як секретні, несекретні та загального службового використання. Секретні позначають спеціальним грифом. Для їх використання потрібен спеціальний дозвіл. А для роботи з рештою документів не потрібні жодні допуски. Вони призначені для працівників організації.

Спосіб викладення тексту документа

За способом викладу документи поділяють так:

В індивідуальних паперах виклад йде у своєму власному стилі, ніби від себе. Оформлення документів трафаретного типу відбувається за певною схемою за допомогою набору стандартних фраз. НайбільшНайпоширенішим видом таких паперів є анкета чи довідка. Як правило, вони надруковані на готових бланках, які потім вписують деякі дані.

Які документи потрібні у щоденній роботі? Звичайно типові. Вони оформляються з урахуванням певного зразка, використовують у однотипних ситуаціях. Створюються шаблони, які в разі потреби беруть за основу, вставляючи лише додаткову інформацію. Дуже часто доводиться оформляти одні документи для отримання інших, наприклад, у податковій службі чи інших інстанціях.

Види документів по справжності

По справжності документи поділяють на оригінали, копії та дублікати. Зрозуміло, що оригінал – це перший єдиний екземпляр. Він засвідчується мокрою печаткою та підписом.

Дублікат є повторним екземпляром оригіналу, найчастіше оформляється при втраті оригінального документа і має юридичну силу. А от щодо копій, то вони хоч і повністю збігаються з оригіналом, проте не мають жодної юридичної сили.

Поділ документів за термінами зберігання та способом передачі

За термінами зберігання документи поділяються на папери постійного, тимчасового (термін зберігання до десяти років) та довготривалого зберігання (більше десяти років).

А за способом передачі, на телеграми, листи, факси та повідомлення (електронні).

Що не кажи, а документи щільно увійшли до нашого життя. Щодня ми маємо справу з різними паперами. І в якій би сфері ми не працювали, завжди використовуємо документи для отримання та передачі тієї чи іншої інформації.