Документ, його ознаки, властивості та функції
Документи супроводжують людину з виникнення писемності – нарисного способу фіксації інформації, вони застосовують у різних галузях людської діяльності, галузях знання, сферах життя. Поняття «документ» (від лат. doceo – навчаю, сповіщаю; documentum – доказ, свідчення) з'явилося українською мовою у 18 столітті, Петро I переклав його як «письмове свідчення». У 19 столітті документ починають розглядати як інформацію, зафіксовану за формою та призначену для здійснення процесу управління, але до 20-х років. 20 століття для позначення документованої інформації застосовують, в основному, такі терміни як «діловий папір», «акт», «справа».
У діловодстві закріплено таке визначеннядокумента - «зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати»(ГОСТ Р 51141-98).
До основнихвластивостей документаможна віднести такі: документ дозволяє фіксувати (запам'ятовувати) інформацію в незмінному вигляді, передавати її в неспотвореному (у тому числі навмисно) вигляді іншій особі, зберігати, накопичувати, багаторазово її використовувати, повертатися до неї після закінчення часу з метою отримання будь-яких додаткових відомостей. Ці характеристики документа дають можливість чітко визначати предмет управлінської діяльності. Для управлінського апарату, як говорилося, документ, чи документована інформація, є предметом і результатом діяльності. Так наприклад,
- таблиці, списки, зведення, переліки тощо. - результат обробки «даних»: їх узагальнення, систематизації та аналізу;
- рішення, накази та інші розпорядчі документи - результат фіксації управлінського рішення, а візи погодження та затвердження на документах – результат процесурозроблення та прийняття цих документів;
- Плани роботи організації - результат розробки послідовності; вирішення завдань організацією на певний період;
- Звіти – результат виконання рішень та предмет здійснення їх контролю для коригування виконання завдань.
В управлінській діяльності застосовується велика кількість різноманітних документів. При гранично загальному підході до типізації документів зазвичай виділяють такі основні види:
- паперові, електронні, кіно- та фотоплівку, магнітні, дискові тощо. - Залежно від матеріального носія;
- наукові, технічні, офіційні, особисті - залежно від змісту та способу вираження інформації.
Офіційні документи– це «документи, створені юридичними чи фізичними особами, оформлені та засвідчені в установленому порядку» (ГОСТ Р51141-98). Особливий вид офіційних документів становитьуправлінська документація.Управлінські, чи службові, документи– це «офіційні документи, які у поточної діяльності організації» (ГОСТ Р51141-98).Під документацією розуміють сукупність документів, пов'язаних між собою формально-логічними зв'язками(М.В. Ларін, 2002). У процесі вивчення курсу ми розглядатимемо й інші види управлінських документів.
Будь-який офіційний документ є поліфункціональним, тобто виконує кілька функцій. Підфункцією документа у сучасному документознавстві розуміють цільове призначення документа (мета його створення). Зазвичай виділяютьзагальні(притаманні будь-якому документу)і специфічні(притаманні певним видам документів)функції.
- інформаційна – причиною появи документа є необхідність зафіксуватиінформацію;
- культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, системи цінностей, навичок діяльності та поведінки;
- правова – (для документів, які мають правовим статусом) документ є засобом документування та докази правових відносин у суспільстві;
- Історичного джерела (документи, що надходять до державних, музейних та ін. архіви, і складові 12-14% від загальної маси документів) - збереження інформації про минулий розвиток суспільства.
Для управлінських документів специфічною(поряд із загальними)функцією є управлінська -функція способу або засоби здійснення процесів управління. Як її підфункцій можна назвати такі: 1) фіксації (матеріалізації) управлінських процесів і рішень на матеріальному носії із зазначенням ідентифікаційних ознак информации; 2) накопичення та збереження відомостей та фактів управлінської діяльності – тобто підтвердження їх здійснення; 3) функція юридичного доказу; 4) функція організації інформації (раціоналізація інформаційних потоків, систематизація інформації, створення інформаційної бази тощо).
Отже, будь-який документ, як зазначалося, з'являється у результаті процесу документування інформації. Управлінський документ є предметом і результатом діяльності апарату управління, що супроводжує основні управлінські дії, а документування управлінської діяльності є однією з її функцій.