Документообіг рахунку-фактури в системі E-invoicing

Нижче наведено порядокобміну рахунками-фактурами у системі E-Invoicing Ощадбанку.

    Після створення рахунку-фактури, коригувального рахунку-фактури, виправленого рахунку-фактури документ набуває статусу «Чернетка» і знаходиться в папці «Чернетка».

  • Далі користувач може змінити підписувача на маршруті або залишити учасників маршруту без змін. Після цього користувач повинен натиснути «Надіслати».
  • Після натискання «Надіслати» статус документа змінюється з «Чернетка» на «На підписанні». Той користувач, який вказаний першим у маршруті відправника, має зайти до системи. Рахунок-фактура, який потрібно підписати, знаходиться в папці «На обробку».

    • Далі користувач повинен підписати рахунок-фактуру. Цю дію користувач може зробити з картки документа, натиснувши Підписати або з облікової форми, виділивши документ і натиснувши на іконку підпису.

    Примітка: Якщо маршрут документа на стороні відправника має ознаку Творець з обов'язковістю ЕЦП, документ може бути підписаний зі статусу Чернетка.

  • Після підписання рахунку-фактури всіма учасниками маршруту на стороні Відправника статус документа змінюється з «На підписанні» на «Підготовлений». Документ знаходиться у вкладці "Вихідні".
  • Після того, як відправник отримає від Оператора ЕДО підтвердження дати отримання електронного документа, статус рахунку-фактури зміниться на «Надіслано».
  • Далі останній учасник із правом підпису на стороні відправника має підтвердити отримання квитанції «Підтвердження дати отримання документа» від Оператора. Для цього користувач повинен увійти у вкладку «Квитанції», виділити квитанцію від Оператора та натиснути назначок «Підписати». При підтвердженні квитанції у системі формується та підписується «Видання про отримання електронного документа».

    • системі

    e-invoicing

    У картці «Документообіг» видно, що від оператора отримано «Підтвердження дати одержання документа», на що відправник сформував та підписав «Повідомлення про отримання електронного документа».

    документообіг

    Після отримання рахунка-фактури Оператором від відправника Оператор направляє рахунок-фактуру Одержувачу.

    Крім отримання рахунку-фактури, також необхідно підтвердити отримання «Підтвердження дати відправки документа» Оператора. Для цього користувачу необхідно увійти у вкладку «Квитанції», виділити рахунок-фактуру та квитанцію Оператора і натиснути Підписати .

    При підтвердженні в системі E-Invoicing формується та підписується:

    • Повідомлення про отримання електронного документа (рахунки-фактури).
    • Повідомлення про отримання електронного документа (підтвердження дати надсилання документа).

    e-invoicing

    Після підтвердження отримання рахунку-фактури документ відображається у вкладці «На обробку». Статус документа на стороні одержувача "Отриманий".

    отримання

    Далі користувач з боку одержувача повинен прийняти (Крок 10) або відхилити (Крок 14) рахунок-фактуру.

    Натиснути на іконку Прийняти в картці документа або в обліковій формі документів, щоб прийняти рахунок-фактуру. Документ міститься в «Оброблені».

    Після того, як відправник отримає від одержувача «Повідомлення про отримання електронного документа» Статус на стороні відправника змінюється на «Прийнятий». На стороні відправника рахунок-фактура потрапляє до «Оброблених».

    документообіг

    Після підписання одержувачем квитанції «Повідомлення про отримання підтвердженнядати відправки ІОП», документообіг набуде статусу «Завершено», і виглядатиме так.

    Якщо одержувач не надішле повідомлення про уточнення, то з боку відправника більше не потрібно підписання квитанцій. Про що свідчить повідомлення «Документообіг завершено».

    Отримувач повинен підтвердити отримання «Підтвердження дати надсилання документа» (Підтвердження дати надсилання повідомлення про отримання рахунку-фактури). Для цього необхідно у вкладці квитанції виділити це підтвердження та натиснути «Підписати». Тим самим буде сформовано та підписано «Повідомлення про отримання електронного документа» (Повідомлення про отримання підтвердження дати надсилання повідомлення про отримання рахунку-фактури).

    У разі, якщо одержувач не згоден із вмістом рахунку-фактури, йому необхідно в картці документа натиснути «Відхилити» або, виділивши документ у формі списку, натиснути на іконку «Відхилити».

    отримання

    У Картці документа, як відправник, і одержувач можуть побачити, що документообіг завершено.