Допомога Перевірка правильності оформлення наказів з особового складу
ПЕРЕВІРКА ПРАВИЛЬНОСТІ ОФОРМЛЕННЯ НАКАЗІВ З ОСОБИСТОГО СКЛАДУ
Основні вимоги до оформлення наказів (розпоряджень) з особового складу містяться у таких нормативних правових актах:
- Держстандарт РБ 6.38-2004 «Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Крім того, при розробці бланків організаційно-розпорядчих документів державних органів та організацій слід враховувати вимоги:
Поняття наказів з особового складу
Усі внутрішні (локальні) документи організації можна умовно поділити на великі групи:
1) розпорядчі документи (наказ, розпорядження, рішення, вказівка);
2) організаційні документи (становище, інструкція, правила);
Накази (розпорядження) – це важливі локальні правові акти, як правило, розпорядчого (правозастосовного) характеру.
В організаціях мають окремо видаватися накази двох видів:
1) щодо основної діяльності (про закупівлю або виготовлення продукції, проведення тендеру, проведення переговорів з партнерами тощо);
2) за особовим складом (кадрові накази): про прийом на роботу, переклади, переміщення, звільнення з роботи, надання відпусток, накладення стягнень, заохочення та ін.
Таким чином, накази з особового складу є видом розпорядчих документів організації, що видаються наймачем з питань, що випливають із трудових та пов'язаних із ними відносин.
Обов'язки сторін трудового договору щодо оформлення наказів з особового складу та підпорядкування їм
На наймачі відповідно до нормТрудового кодексу РБ (далі - ТК) лежать обов'язки щодо оформлення наказів (розпоряджень) з таких питань:
- про прийом працювати з укладанням трудового договору (частина четверта ст.25, п.5 ст.54);
- про зміну умов та припинення трудового договору (п.15 ст.55);
- про направлення працівників у службове відрядження (ст.93);
- Про залучення до роботи у вихідний день (ст.145);
- про надання відпусток (ст.152);
- Про притягнення до дисциплінарної відповідальності (частина п'ята ст.199);
- про передачу повноважень щодо застосування дисциплінарних стягнень (частина друга ст.201);
- про дострокове зняття дисциплінарних стягнень (частина третя ст.203);
- Про здійснення переходу на неповний робочий час (частина третя ст.289).
У свою чергу, на працівників покладаються обов'язки виконувати письмові та усні накази (розпорядження) наймача, які не суперечать законодавству та локальним нормативним актам (п.2 ст.53 ТК).
Вимоги до оформлення та змісту наказів з кадрів
Накази з особового складу, зазвичай, мають окрему нумерацію (з додаванням літери «к» - кадри). Складання замість наказів записок про прийом на роботу, звільнення, перекази не допускається (п.2.4.1 Прикладної інструкції з діловодства). Виняток становлять питання надання відпусток, останні можуть оформлятися наказом (розпорядженням, рішенням) чи запискою про відпустку (ст.153 ТК).
При перевірці правильності ведення кадрової документації необхідно враховувати, що наказ (в т.ч. з особового складу) повинен містити такі обов'язкові реквізити: найменування організації, що видає документ; код організації; назва виду документа; дату та реєстраційний номер; найменування місця видання;Заголовок; текст; візи; підпис.
У заголовку до тексту наказу пишеться «За особовим складом» чи конкретніше - «Про прийом працювати», «Про переклад» тощо. В організації має вестись книга або журнал реєстрації наказів та розпоряджень.
Товариство з обмеженою відповідальністю «АВС»
Про прийом працювати Сидоровича А.І.
Типові порушення, які допускаються при виданні наказів з особового складу
Усі порушення, виявлені юристом під час кадрового аудиту наказів з особового складу, можна поділити на великі групи:
1) помилки у оформленні, пов'язані з порушенням правил кадрового діловодства;
2) змістовні порушення, що виражаються у порушенні норм трудового законодавства.
Звичайно, основну увагу юрист, який проводить перевірку кадрової документації, повинен приділяти другій групі порушень, оскільки вони тягнуть більш серйозну відповідальність, проте виявлення та виправлення помилок в оформленні наказів також є важливим.
Типовими недоліками всіх наказів за особовим складом у частині необхідних реквізитів є відсутність візування даних документів з боку кадрової та юридичної служб, неознайомлення працівників із наказами, у яких зачіпаються їхні права.
Типовими порушеннями при виданні наказів про зміну трудового договору є:
- при постійних перекладах і тимчасових перекладах, потребують згоди працівника, не вказується як підстави згоду працівника чи його заяву (частина друга ст.30 ТК);
- при тимчасових перекладах, які потребують згоди працівника, не конкретизується, у чому саме виражається виробнича необхідність і чим викликаний простий, не вказується чи вказується з порушеннямтермін такого переведення (ст.33 та 34 ТК);
- у наказах (розпорядженнях) про переміщення та зміну істотних умов праці (у т.ч. при переході з безстрокового трудового договору на контракт) не містяться конкретних обґрунтованих виробничих, організаційних чи економічних причин.
Для наказів про звільнення працівників характерні такі порушення:
- невідповідність підстави звільнення у наказі формулювання норми закону. Наприклад, замість фрази «за власним бажанням» (п.3 ст.35 та ст.40 ТК) пишеться – «за ініціативою працівника», замість «систематичне невиконання працівником без поважних причин трудових обов'язків» (п.4 ст.42 ТК) зазначається – «систематичне порушення трудової дисципліни»;
- хибне додавання прийменника «с» перед датою звільнення у розпорядчій частині наказу;
- відсутність вказівки всіх необхідних документів, які фіксують юридичні факти, що входять до основи припинення трудового договору, тощо.
При оформленні наказів чи записок про відпустки практично зустрічаються такі типові порушення:
- у наказах про надання трудових відпусток часто допускаються термінологічні неточності. Наприклад, основний мінімальний відпустку тривалістю 21 календарний день називається трудовим відпусткою і протиставляється додатковому заохочувальному відпустці, який за законом є трудовим (ст.150, 155, 160 ТК);
- у наказах про притягнення працівників до дисциплінарної відповідальності який завжди вказується дисциплінарний провина, який до працівника застосовується дисциплінарне стягнення (у констатуючій частині наказу слід докладно описати суть проступку), який завжди дотримуються терміни застосування дисциплінарних стягнень (ст.20).
КирилоТомашевський, кандидат юридичних наук, доцент кафедри цивільного процесу та трудового права юридичного факультету Білоукраїнського державного університету
Матеріал підготовлений редакцією журналу «Юрист»