Доставка співробітників до роботи та назад облік без страху та докору, Журнал «Головна книга», № 13 за
Нерідко організація розташована там, «куди не ходять пароплави і не їздять поїзди», або режим роботи у неї такий, що на громадському транспорті дістатися початку зміни (або виїхати додому після її закінчення) нереально. Типовий приклад, де є обидва ці фактори, — магазини в мегамоллах, розташованих за межею міста, або виробничі підприємства, що знаходяться в промзонах.
У цих випадках компанія чи не єдиний спосіб забезпечити присутність співробітників на робочих місцях — власним чи стороннім транспортом організувати їх доставку до роботи і назад. Завдання бухгалтера — врахувати цю доставку таким чином, щоб і фірмі було вигідно, і перевіряльники не причепилися. Чи це реально?
Коли претензій не повинно бути
Почнемо з того, що, на думку Мінфіну, організація може врахувати витрати на доставку співробітників, тільки якщоодночасно дотримуються двох умов
УМОВИ 1. Доставка співробітників викликана технологічними особливостями виробництва
Зокрема, суди до них належать
- віддаленість організації від населених пунктів чи зупинок громадського транспорту;
- відсутність регулярних маршрутів громадського транспорту або їх низька пропускна спроможність та значні інтервали у русі;
- безперервний чи багатозмінний графік роботи організації;
- цілодобовий чи багатогодинний режим роботи торгових об'єктів (тобто робочий день закінчується пізно, коли транспорт не ходить).
Місце роботи вважається віддаленим від зупинок громадського транспорту, якщо воно знаходиться далі, ніж 500 м (залежно від кліматичних умов конкретної місцевості
Наявністьперерахованих факторів можна підтвердити, наприклад, такими документами:
Нещодавно московський суд відкинув доводи податківців про недоцільність витрат на доставку робітників через перебування будмайданчиків поблизу метро та автобусних зупинок. При цьому суд визнав технологічною особливістю провадження той факт, що в процесі будівельних робітодяг робітниківсильно забруднюється, при цьому на будмайданчику їм нема де переодягтися і прийняти душ. А за правилами проїзду на столичному громадському транспорті перебувати в транспорті в одежі, що забруднює і смердить, заборонено. Також суд врахував необхідність одночасного перевезення великих груп робітників, які неможливо перевезти громадським транспортом.
УМОВИ 2. Доставка передбачена трудовим та (або) колективним договором
Зауважимо, що насправді із п. 26 ст. 270 ПК Україна прямо не випливає, що витрати на доставку працівників до роботи і назад можна включати до витрат, лише якщо дотримуються обох названих умов. На те, що ці умови альтернативні, а не сукупні, вказують і деякі суди. Проте перевіряльники напевно керуватимуться підходом Мінфіну.
Отже, за дотримання зазначених умов податковий облік витрат на доставку виглядатиме так.
| Податки/внески | Доставка здійснюється власним чи орендованим транспортом. | Фірма звертається до послуг сторонньої компанії |
| Податок на прибуток | Витрати враховуються як:
| Витрати враховуються як інші витрати |
| Податок при УСНО («доходи мінус витрати») | Витрати враховуються
| |
| ПДВ | Не нараховується, оскільки витрати на доставку приймаються до відрахування при обчисленні податку на прибуток Вхідний ПДВ із вартості ПММ, запчастин, а також з орендної плати приймається до відрахування | Вхідний ПДВ, що відноситься до вартості послуг з доставки, наданих сторонньою фірмою, приймається до відрахування |
| ПДФО | Не нараховуються оскільки:
| |
| Страхові внески до ПФР, ФСС, ФОМС | ||
| Внески до ФСС на страхування від нещасних випадків |
Коли та які проблеми можливі
СИТУАЦІЯ 1.Компанія організувала доставку працівників через технологічні особливості виробництва, але ніде це закріпила.
У цьому випадку податківці можуть:
- прибрати суму доставки з «прибуткових» витрат та донарахувати нало
- донарахувати ПДВ на вартість доставки службовим транспортом, розцінивши її як послуги для власних потреб, витрати на які не враховуються при оподаткуванні прибув або виключити з відрахувань вхідний ПДВ, що відноситься до вартості послуг з доставки, наданих сторонньою фірмою
- нарахувати відповідні пені та штраф
А особливо завзяті перевіряючі з фондів можуть донарахувати страхові внески на вартість доставки. Щоправда, суди охолоджують їх
З АВТОРИТЕТНИХ ДЖЕРЕЛ
Якщо доставка працівників до місця роботи і назад обумовлена технологічними особливостями виробництва(віддалене місцезнаходження організації, багатозмінний графік роботи та ін.), то в цьому випадку страхові внески на вартість доставки не нараховуються
У цій ситуації підстрахуватися від можливих податкових неприємностей можна, включивши в трудові та (або) колективні договори умову про доставку співробітників.
СИТУАЦІЯ 2.Виробничої необхідності в доставці немає, працівники можуть самі діставатися роботи і назад. Проте фірма забезпечує їм доставку, передбачивши це у трудовому (колективному) договорі.
Багато хто думає, що в цьому випадку витрати на доставку можна включити до витрат на оплату праці. Однак Мінфін нещодавно дав зрозуміти: те, що ви закріпили якісь виплати працівникам у колективному договорі, ще не означає, що їх автоматично можна врахувати в «прибуткових» видатках за п. 25 ст. 255 (див. 2012 № 7, с. 9). Щоправда, про доставку Мінфін у своєму Листі не згадував.
ПОПЕРЕДЖУЄМО КЕРІВНИКА
Якщо для доставки співробітників до роботи немає об'єктивних виробничих причин, до того ж підтверджених документально, то доставка влетить фірмі в копієчку. Її вартість не можна буде врахувати у витратах, а також вона оподатковуватиметься ПДВ, ПДФО та страховими внесками.
Тобто в цій ситуації логічно чекати на ті самі неприємності, що ми перерахували вище. Крім того, якщо роботодавець забезпечує своїм працівникам доставку, керуючись виключно турботою про їх комфорт, то незалежно від обліку «доставкових» витрат з метою оподаткування прибутку він має:
- утримувати ПДФО з вартості доставки як з доходу, отриманого працівниками у натуральній формі А для цього роботодавцю треба якимось чином організувати персоніфікований облік працівників, які користуються послугою з доставки, та розраховувати вартістьдоставки, що відноситься до кожного працівника
Для цього Мінфін пропонує скористатися табелем обліку робочого часу (іншим аналогічним документом) і розраховувати дохід кожного працівника шляхом поділу разової вартості доставки на кількість працівників, які з'явилися в цей день на робіт. , щоб працівники, які користуються відомчим транспортом, наголошувалися у спеціальному списку.
Окремі суди вважають, що оскільки послуги з доставки, що виробляється стороннім транспортом, надавалися не працівникам, а безпосередньо роботодавцю, вартість доставки не є винагородою за виконані роботи (послуги) за трудовими договорами і не оподатковується
- нараховувати страхові внески, у тому числі і на «нещасне» страхування
Але якщо доставка здійснюється власним транспортом, який використовується і для інших поїздок, то персоніфікація витрат на доставку вимагатиме від організації надто багато трудовитрат. Якщо вона на це не піде, то просто не зможе правильно нарахувати ПДФО та страхові внески. Але перевіряючих це навряд чи хвилюватиме, тож заперечувати донарахування доведеться у суді.
ОБМІН ДОСВІДОМ
Якщо ж проблема доставки існує у холдингу, то, як правило, за нього створюється спеціалізована організація-перевізник, яка не має великого обороту, акуратно сплачує податки, не має ні ПДВ до відшкодування, ні збитків, ні будь-яких інших факторів, які могли би викликати перевірку
Отже, безпечніше та спокійніше враховувати доставку співробітників, коли в ній справді є потреба та коли обов'язок по доставці прописаний у локальному акті. Зверніть особливу увагу на те, щоб виробничанеобхідність доставки документально підтверджено.