Доступ до тіла» – чи потрібно керівнику відгороджуватись від співробітників
Управлінец за традицією асоціюється з великим шкіряним кріслом та прийомом «за записом». Хоча багатьом сьогодні такий підхід уже видається застарілим. Чи повинен керівник обмежити спілкування із співробітниками виключно робочими питаннями чи можна дозволити собі приятельські стосунки? Чи потрібний директору власний кабінет чи сучасний open space набагато ефективніший? Своєю думкою ділиться Олена Шипош, експерт з управління, директор та співвласник компанії «Висоцький Консалтинг».
Сама я була на той час директором невеликої компанії, лише 15 осіб. Команда в мене, зізнаюся, була не найсильніша, багатьох керівників треба було навчати основ управління, і спочатку я була, скажімо так, засмучена цими людьми. Але минуло всього 2-3 місяці з моменту мого приходу в компанію, і поряд вже були працівники, які готові на подвиги і здатні показувати результати. Вже тоді у мене була сформована чітка точка зору щодо взаємин із співробітниками, вона й зараз такою залишається.
Співробітники можуть і повинні мати «доступ до тіла» — за умови, що є прості правила взаємодії, а також чітко розмежовані зони відповідальності.
Крім того, я вважаю, що спілкування на особисті теми у дозованих кількостях можна не просто дозволяти, а заохочувати. Розповім, як це можна робити і чому я дійшла такого підходу.
Як вибудовувати стосунки зі співробітниками
Трудову діяльність я розпочала 16 років тому з роботи особистого помічника двох співвласників ресторану та директора. Молода, розумна, трохи зухвала — я подобалася далеко не всім, особливо жіночому колективу бухгалтерії. Зокрема головному бухгалтеру, яка мріяламене позбутися — і щоразу вигадувала різні хитрощі, щоб вивести мене з себе або спровокувати на звільнення. Так, наприклад, якось вона заявила, що незабаром із декретної відпустки виходить дівчина, на місце якої я прийшла. І мене збираються звільнити. Я знала, що рано чи пізно дівчина справді повернеться до своєї роботи, але й мені втрачати роботу не хотілося – вона мені подобалася.
Із самого початку, окрім робітників, було вибудовано й нормальні людські стосунки з керівництвом. Тому щойно у мене виникали питання чи сумніви, я могла спокійно прийти до них і поставити пряме запитання. І я не сиділа в роздумах у тій ситуації, а одразу пішла до шефа і запитала, чи має він для мене якусь іншу роботу. У відповідь я почула, що для тієї співробітниці він знайшов іншу роботу і хоче, щоб на цій посаді залишилася саме я. Цей випадок мені дуже запам'ятався. І пізніше, коли я сама стала керівником, я намагалася вибудовувати стосунки з підлеглими у довірчій манері.
Хоча був момент, коли мене такий підхід підвів. Я була директором виробничої компанії, де бухгалтером була молода дівчина. Ми добре спілкувалися, навіть на особисті теми, щоправда, не так багато й переважно після роботи. Але ми працювали в одному кабінеті і, звичайно, практично всі знали один про одного. Я щиро вважала, що ми маємо відмінні стосунки.
Одного дня, коли я вирішила приділити більше уваги перевіркам і почала вникати в суть бухгалтерії компанії, мій бухгалтер різко заявила, що закохалася, виходить заміж і терміново їде в Україну на ПМП.
Коли новий бухгалтер прийняла та вивчила справи, вона була в шоці. Деякі податки були сплачені, звіти не здавалися, у накладних був повний безлад. І язрозуміла, що, побачивши мій посилений інтерес до бухгалтерії, моя колишня співробітниця злякалася відповідальності і просто втекла. Податки ми, звісно, сплатили, облік встановили. Але висновки для себе я зробила. Зі співробітниками можна і навіть потрібно спілкуватися на особисті теми, але при цьому треба обов'язково:
- Бути компетентним у сфері, за яку відповідає співробітник. Знати точки перевірки
- Не вірити на слово тому, що говорить співробітник про виконану роботу, а регулярно перевіряти особисто
- Робити внутрішній аудит мінімум щорічно. Інспекції керівника проводити щотижня
Загалом довіряй, але перевіряй.
Чи потрібний керівнику окремий кабінет
Ще одне питання: чи потрібний керівникам окремий кабінет. Тим більше зараз, коли все більшу популярність набирають open space.
Моя думка: окремий кабінет потрібен, але є свої «але» та правила. Кабінет — це, перш за все, місце, де можна проводити особисті зустрічі, де можна сказати співробітникові про його звільнення або зробити йому попередження. Місце для спілкування із клієнтами. При цьому для цього підійде і кімната переговорів.
1. На мій погляд, особливе призначення особистого кабінету - це статус. Кабінет, крісло, директорський письмовий стіл, нагороди, кубки, сертифікати… Все це стосується розряду «символів». На жаль (чи на радість) у нашому суспільстві все ще зустрічають «по одягу». Тому для багатьох керівників, особливо нещодавно призначених, символ у вигляді окремого кабінету це потреба.
2. Крім того, кабінет це - це «підтвердження» . Я часто стикаюся з проблемою: керівники, директори та власники бізнесу найчастіше живуть роботою, викладаються на всі 100%. Але згодом вони«вигоряють» і втрачають інтерес до того, що колись їх надихало. А керівник, якого не тішить його бізнес і який не хоче розвивати, не може вести за собою команду. Звичайно, безглуздо вважати, що наявність окремого кабінету здатна підтримати мотивацію керівника. Але воно однозначно допомагає у лихоліття. Підтвердження — це те, чого керівники та сильні лідери потребують, але мовчать про це. Про це добре сказано у короткометражному фільмі «Підтвердження». Хто не бачив – раджу подивитись.
Сучасна система офісів open space цікава, і я вважаю, що за цим майбутнє, але ефективно працювати, не зводячи керівників «з розуму», вона зможе тільки у разі:
- У компанії є точні, зрозумілі бізнес-процеси, і вони чітко дотримуються співробітниками
- Є менеджери середньої ланки, які ефективно керують своїми ділянками, і проблеми не долітають до вищого керівника
- Описано регламент дій співробітників та керівників щодо комунікації та передачі інформації
Якщо не зробити таку комунікацію письмовою, можна створити багато проблем. Командні та комунікаційні лінії будуть переплутані, буде багато галасу. Але найважливіше і найскладніше для власника чи директора, який працює поряд зі своїми співробітниками та керівниками — чітко розуміти, коли він зобов'язаний втрутитися в робочий процес, а коли має лише спостерігати. І в будь-якому випадку в такому офісі має бути кімната переговорів для спілкування за зачиненими дверима.
Чим системніша компанія, чим чіткіше в ній прописані правила: що, хто, коли, навіщо і за який результат відповідає, тим простіші і неформальніші стосунки можуть бути між співробітниками і тим менше стін може бути в офісі.
Якщо ж компанія повністю на ручному управлінні, працює по-старому, тим більше має бути кабінетів, символів та регалій — для того, щоб якось виділятися і показувати, «хто в хаті господар».
Якщо повернутися до історії з тією дівчиною-ресторатором, ми так і не змогли прийти до компромісу, і кожна з нас залишилася зі своєю точкою зору. Але це, гадаю, на краще. Скільки керівників, стільки думок та успішних дій. Найважливіше – розуміти, що хочеться тобі. І бачити, які з твоїх кроків, наказів та рішень призвели до зростання компанії, а які до занепаду. Що тобі треба покращити чи розвинути, щоб результати, які ти отримуєш, тішили. Адже зрештою правила — це лише інструмент для досягнення конкретного, вимірного результату. Не подобається результат - змінюй свої звички та правила.