Економічна ефективність систем електронного документообігу

Впровадження системи електронного документообігу у створенні виводить на новий рівень управління та дає істотний економічний ефект.

За даними Forrester Research: 38% компаній зі списку Fortune 500 переконані в тому, що перехід до електронного документообігу дозволяє підвищити ефективність бізнесу.

За даними Siemens Business Services:

• 30% часу робочих груп витрачається на пошук та обробку паперових документів;
• секретар-референт витрачає до 75% свого часу працювати з паперовими документами;
• у керівника на неї йде до 45% робочого дня;
• 6% паперових документів безповоротно губляться;
• на погодження паперових документів витрачається 60-70% робочого дня працівників;
• кожний внутрішній паперовий документ копіюється до 20 разів.

Через війну 20-30% поставлених завдань взагалі вирішуються.

Існує можливість підрахунку тих коштів, які можуть бути переведені в реальний прибуток та потенційні можливості для розвитку організації.

Припустимо, що в організації 100 співробітників, їхня середньомісячна зарплата становить 3000 грн.

Під час роботи з документами «по-старому» співробітник у середньому витрачає 30% робочого времени.

100 співробітників * 3000 грн. * 30% = 90000 грн. в місяць.

При цьому якість, своєчасність та контроль обробки документів залишає бажати кращого.

Під час роботи з документами в системі електронного документообігу співробітник витрачає близько 10% робочого часу.

100 співробітників * 3000 грн. * 10% = 30000 грн. в місяць.

Економічна ефективність використання електронного документообігу в організації чисельністю 100 співробітників.

На місяць – 60000 грн. На рік – 60000 грн. *12 міс. = 720 000 грн.

Це та сума, яка вивільняється з валових витрат під час використання електронного документообігу та спрямовується у розвиток підприємства.

За даними Nortan Nolan Institute, електронний документ дозволяє отримати ключові переваги:

• зростання продуктивності праці працівників на 25-50%;
• скорочення часу на створення та обробку документів до 75%;
• зменшення витрат зберігання документів до 80%.

Наочно оцінити скорочення часових витрат під час роботи з електронними документами можна на діаграмі

Кількісні та якісні показники економічного ефекту

Порівняння трудомісткості виконання ключових операцій наведено у таблиці

Операція, що виконується	Середній час обробки паперового документа	Середній час обробки електронного документа
Реєстрація документа	3 хв.	1 хв.
Тиражування документа	5 хв.	1 хв.
Пошук документа	від 7 хв.	2 хв.
Доставка до виконавця	від 10 хв. до 2 днів	2 хв.
Підготовка звіту	від 30 хв.	10 хв.
Погодження документа	від 4 годин	30 хв.

Використання СЕД iTs-Office забезпечує економію ресурсів організації, покращення ділових комунікацій у зовнішньому та внутрішньому середовищі компанії, забезпечує збільшення прибутку за рахунок підвищення продуктивності праці співробітників та зменшення ризиків отримання збитків.

Слід враховувати, що для отримання максимального ефекту в найкоротші терміни від застосування СЕД, необхіднобрати до уваги масштаби організації, ключові процеси та інші нюанси. Компанія «ІНТЕРСОФТ», спираючись на багаторічний досвід упровадження системи електронного документообігу iTs-Office, пропонує своїм клієнтам різні схеми переходу на електронний документообіг.

---