Економія бюджету у ваших руках
Для внутрішнього користування
Завдяки використанню такої таблиці ви зможете:
встановити найменування товарів, що використовуються (графа «Найменування»);
знати частоту та обсяги використання товарів кожного найменування (колонки «Кількість» та «Дата»);
знати, з якою метою використовується той чи інший товар.
Хочу звернути особливу увагу на колонку «Примітка», де ви записуватимете цілі використання коштів. Її заповнення дозволить вам спершу зібрати дані, а потім запропонувати можливі способи оптимізації витрат. Можна навести наступний приклад оптимізації за допомогоюобліку витрачання коштів:
У нас у компанії витрачалися солідні бюджети на купівлю ручок. Ручки цілими пачками замовлялися в секретаріаті і одразу розходилися кабінетами, а наступного місяця все повторювалося. Складалося таке враження, що у компанії працюють переписувачі, які всі документи заповнюють від руки. Ручки постійно губилися, їх забирали відвідувачі і таке інше.
Щоб оптимізувати витрати ручок, ми зробили такі кроки:
1. Розробили наклейки на канцелярські товари (ручки, олівці, лінійки, маркери, степлери, ножиці – тепер все мало свій ярлик). Наклейки мали стандартний вигляд та відображали таку інформацію: логотип компанії, найменування товару, кабінет, номер столу (всі канцелярські набори були прикріплені до робочих місць – столів, які мали свій номер);
2. Сформували перелік канцелярського приладдя, яке необхідне та достатнє для кожного робочого місця (даний шаблон ми потім стали використовувати при здачі / прийманні робочого місця при відході співробітника у відпустку тощо);
3. Наклеїли ярлички на всі предмети канцелярії.
Тепер кожен співробітник був необхіднийкомплект, який оновлювався вже не кожен місяць, а один раз на півроку/рік. Бюджет на канцелярію за допомогою таких коштів ми змогли скоротити втричі.
Наступний приклад допоможе проводити оптимізацію за допомогою заміщення товарів їхдешевшими аналогами. Прошу не думати, що «дешевші» означає найдешевші, оскільки всі ми знаємо англійське прислів'я: «Ми не настільки багаті, щоб купувати дешеві речі».
Для визначення співвідношення «ціна/якість» кожного товару варто робити пробні закупівлі та постійно збирати зворотний зв'язок при закупівлі товарів у нового постачальника. Зараз настільки велика різноманітність канцелярських товарів, що очі розбігаються при виборі, але наша компанія звертає увагу не лише на ціну, якість, а й на екологічність. Також ми розробляємо проекти з електронного документообігу.
Оптимізувати використання коштів за допомогою стандартизації.
Раніше в компанії керівники складали списки побажань для придбання канцелярських товарів, і ми ретельно виписували з каталогів артикули, кількість та вартість товарів. Це тривало чимало часу, та й «хотілки» співробітників було складно запланувати. Сьогодні бухгалтер хоче кулькову ручку, завтра гелеву, а потім пухову. Як планувати бюджет, коли відсутня елементарна можливість передбачити?
Це питання ми вирішили за допомогою стандартного набору канцелярського приладдя для кожного робочого місця. Тепер у всіх все однакове, а якщо ми вирішуємось на заміну якогось товару, то спочатку використовуємо контрольну закупівлю, тестуємо, а потім приймаємо остаточне рішення про заміну.
Такий підхід значно скоротив час для замовлення товарів: тепер працівники не розшукують за каталогами артикули та не боятьсяпомилитися. Тобто сам процес закупівлі канцтоварів ми зробили більш передбачуваним та запланованим.
Ще один приклад, де ви зможете побачити оптимізацію за допомогою більшраціонального використання коштів.
Компанія велику увагу приділяла створенню образу професіонала, всіма можливими способами намагалася справити враження успішною та стабільною. З цією метою всі менеджери з продажу, які мали особистий контакт із клієнтами (робили виїзди до клієнтів та практикували часті особисті зустрічі), були укомплектовані дорогими ручками.
Через деякий час ми звернули увагу на те, що такими ручками користувалися вже не тільки на зустрічах, а й на робочих місцях. Менеджерів легко зрозуміти: до хорошого швидко звикаєш, але компанія витрачала зайві кошти, а наше завдання було заощаджувати.
Після деяких роздумів ми зробили таке:
2. Відвели місце у секретаріаті для зберігання «виїзних комплектів»;
3. Виїзні комплекти видавали менеджерам для проведення зустрічі та потім забирали на зберігання до наступної зустрічі.
На початку проекту ми зустріли деякий опір з боку менеджерів, але після проведення роз'яснювальної бесіди та пояснення причин таких нововведень проблем більше не виникало.
Ще один, не зовсім звичайний спосіб оптимізації витрат, але, повірте моєму досвіду, досить добре працює ―інструкції щодо застосування в місцях використання техніки.
Якщо ви захочете використовувати цей метод, рекомендую ознайомитися з таким інструментом, як візуалізація, і скласти шаблонну покрокову інструкцію для роботи ксероксу.
Запросіть співробітника, який не працює з оргтехнікою, та попросіть його копіювати за допомогою інструкції. Зверніть увагу на моменти,які викликають складнощі, обов'язково внесіть коригування в інструкцію та знову проведіть «пілотний проект», але з іншим співробітником. Після кількох ітерацій ви зможете виробити простий і зрозумілий стиль написання даних інструкцій.
Ми використовуємо інструкції в тому числі для демонстрації отримання бажаного результату при використанні ксероксу. Наприклад, Ви знаєте, що часто доводиться робити копії документів і іноді потрібно, щоб на одній сторінці були фотографія і прописка.
Співробітники, які рідко користуються ксероксом (а таких більшість), часто по кілька разів переробляють копії, оскільки неправильно закладають аркуш у ксерокс. Витрати паперу, картриджа очевидні. Ми повісили інструкцію, як зробити ту чи іншу копію, і це значно скоротило витрати на витратні матеріали. Як ми це зрозуміли, спитайте ви. Все досить просто: у місцях, де знаходяться ксерокси, у нас лежить певна кількість паперу. У момент, коли цього запасу вистачало на більший період, ми зрозуміли, що інструкції приносять нам відчутну користь.
Ще один важливий, але досить трудомісткий процес скорочення витрат канцелярії - цеперехід в електронний формат. Ми використовуємо для цього єдину програму 1С, де налагоджено механізм узгодження договорів, затвердження витрати коштів, є нагадування про відпустку та інше.
У нашій компанії ми використовуємо програму 1С для врахування витрат підрозділу. Ведення обліку нині перестало займати багато часу. Також ви можете реалізувати блок аналітики: кількість по кожному найменуванню автоматично підсумовуватиметься, і ви побачите в таблиці динаміку використання коштів. Я віддаю перевагу в таких випадках візуальному відображенню інформації у вигляді графіків,де лінії різних кольорів показуватимуть коливання витрат за різні роки.
Маючи таку базу, ви легко зможете виявити піки і спади у використанні тих чи інших засобів, закласти «зростання» використання з року в рік. Тобто з математичною точністю зможете планувати бюджет на закупівлю того чи іншого і завжди матимете можливість загального планування коштів у бюджеті.
За допомогою нехитрих способів оптимізації ви поступово зробите ваш бюджет вигіднішим для компанії.
Не зупиняйтеся при отриманні перших позитивних результатів, будьте спостережливі, звертайте увагу на те, як виконуються ті чи інші дії, і намагайтеся продумати способи оптимізації роботи. Такий підхід буде заразним для ваших колег, і невдовзі вся компанія почне займатися маленькими поліпшеннями, які зможуть принести значну економію бюджету.