Експертні комісії
Експертні комісії.Експертиза цінності у діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, при формуванні справ та перевірці правильності віднесення документів до справ, а також при підготовці справ до подальшого зберігання та при виділенні справ на знищення.
Для організації та проведення експертизи цінності документів, їх відбору на зберігання та знищення в установі створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК). У міністерствах та відомствах, центральних органах громадських організацій для відбору та передачі документів на державне зберігання, а також для контролю та надання методичної допомоги підвідомчим організаціям утворюються центральні експертні комісії (ЦЕК).
ЦЕК та ЕК - дорадчі органи. Вони працюють у постійному контакті з експертно-перевірочними комісіями (ЕПК) відповідної архівної установи, від якої набувають вказівки організаційно-методичного характеру.
ЕК установи формується відповідно до наказу керівника організації та зазвичай включає три-п'ять найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи, добре знають структуру, функції, діловодство та склад документації цієї установи. До складу комісії обов'язково входить особа, відповідальна за архів. Головою ЕК має бути один із заступників керівника установи. До складу ЦЕКу включається також представник архівного органу.
Загальний порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) визначено Основними правилами роботи відомчих архівів та Прикладними положеннями про Центральну експертну комісію (ЦЕК) міністерства (відомства) України (1998 р.) та Експертну комісію (ЕК) (1999 р.) (див.додатки 6 та 7). На основі Зразкових положень повинні розроблятися положення про експертну комісію (або ЦЕК) конкретної організації, підприємства.
У своїй роботі комісії керуються Положенням про Архівний фонд РФ, вимогами ДСДОУ, Основними правилами роботи відомчих архівів, наказами Федеральної архівної служби України, нормативно-методичними документами, розробленими архівними органами, типовими та відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання.
Відповідно до Основних правил роботи відомчих архівів (п. 3.2.6) головними функціями ЦЕК (ЕК) є:
• організація щорічного відбору документів для зберігання; розгляд річних розділів описів справ постійного зберігання, описів справ тимчасового зберігання (понад 10 років), у тому числі за особовим складом, актів про виділення до знищення документів та справ, які не підлягають подальшому зберіганню;
• розгляд питань щодо прийому на відомче зберігання документів особового походження;
• підготовка та внесення на розгляд ЕПК відповідної архівної установи пропозицій щодо встановлення та зміни термінів зберігання документів;
• участь у підготовці та розгляді проектів нормативних та методичних посібників з питань організації діловодства, експертизі цінності документів та відбору їх на державне зберігання (перелік документів із зазначенням термінів їх зберігання, номенклатур справ, інструкцій з діловодства тощо);
• розгляд переліків та описів особливо цінних справ; методичне керівництво та контроль за діяльністю ЕК структурних підрозділів;
• організація та проведення спільно зі службою діловодства та відомчим архівом заходів щодо підвищення кваліфікації членів ЕКструктурних підрозділів
Для державних організацій або для організацій, в архівах яких збереглися документи, що належать до державної частини Архівного фонду України, рішення ЕК стають правочинними за погодженням з місцевою архівною установою, яка здійснює контроль за збереженням цінних архівних документів. Недержавні організації самостійно приймають рішення щодо експертизи цінності документів. Однак вони також повинні узгоджувати свої дії з архівними органами при виділенні документів до знищення відповідно до «Основ законодавства Укаїни про архівний фонд України та архіви».
Не рідше двох разів на рік ЕК проводить засідання, на яких рішення ухвалюються колегіально більшістю голосів. Протоколи засідань підписують голова та секретар комісії. Керівник організації затверджує протоколи ЕК лише після їх розгляду та затвердження ЕПК відповідної архівної установи, якщо остання ухвалила рішення про:
• схвалення описів на справи постійного зберігання та за особовим складом;
• зміну термінів зберігання документів;
• схвалення проектів типових та зразкових номенклатур справ;
• встановлення термінів зберігання документів, не передбачених номенклатурами справ та переліками документів.
Документування діяльності ЕК та формування справ, що відклалися внаслідок її діяльності, покладається на секретаря комісії.