Ідеальний план управління проектами від п’яти експертів
Невдале планування проекту може призвести до провалу до початку роботи над ним. Але ви зможете уникнути безконтрольного розширення його обсягів та роздування бюджету та досягнете намічених цілей. Однак сісти та розпланувати весь проект не так просто, як здається. Як передбачити, скільки часу займе виконання завдань? Як перетворити очікування зацікавлених сторін на конкретні результати роботи? А раптом щось піде не так? Як скласти ідеальний план керування проектами?
Ми зібрали поради від п'яти досвідчених фахівців, які точно знають, що потрібне для створення успішного плану проекту.
Головні складові плану управління проектом
- Концепція:відповіді на все «що?» і «чому?», коротка інформація про задум, цілі та кінцеві результати проекту.
- Стратегія реалізації:відповіді все «як?», що стосуються проекту. Яку методику ви використовуватимете? Результат буде виданий за один раз чи кілька етапів?
- Обсяг робіт:що входить (і не входить) у ваш проект? Опишіть тут ієрархічну структуру робіт та основні результати.
- Графік:залежно від того, наскільки чітко описаний ваш проект, це може бути або загальний план виконання окремих завдань, або детальна діаграма Ганта із зазначенням віх та термінів їх завершення.
- Організаційнаструктура:огляд ієрархії команди проекту, ролей та зон відповідальності. Якщо в роботі над проектом беруть участь кілька команд чи підрозділів, потрібно вказати, як ці команди працюватимуть одна з одною, кого вважати заінтересованими особами та хто відповідає за досягнення кожного окремого результату.
- Схема розподілу відповідальності:ця схема допоможе вамвизначити,щоробить у рамках проекту. Це таблиця з перерахуванням усіх робіт за проектом та розподілом ролей, у тому числі із зазначенням відповідальних виконавців (призначених для виконання роботи), підзвітних (з правом голосу та правом накласти вето), консультантів (що беруть участь у погодженні чи обговоренні робіт) та працівників, які доводяться до відома (мають знати про виконану дію або прийняте рішення). На кожному перетині дії та ролі повинен знаходитись відповідний співробітник.
- План управління ризиками та журналістів:навіть якщо ви врахуєте в бюджеті кожну копійку і докладно опишете весь хід роботи, жоден проект, навіть найскромніший, не позбавлений ризиків. Потрібно від початку створити план щодо визначення та зменшення ризиків.
- Елементибюджету:додайте сюди передбачувані години переробок, тренінги, витрати на консультації, обладнання та матеріали, придбання ПЗ, витрати на відрядження тощо. всім, що бюджет — це лише приблизна цифра.
- План взаємодії та графік подання звітності:вкажіть, з ким ви будете взаємодіяти, яку інформацію станете повідомляти, як часто і в якій формі.
- План закупівель:якщо вам потрібно придбати щось для проекту (ПЗ, матеріали тощо), вкажіть у цій частині плану, як ви припускаєте вибирати постачальника і укладати з ним договір.
- План управління інформацією:опишіть, як ви зберігатимете і поширюватимете інформацію по проекту, контролюватимете документацію та забезпечуватимете захист даних.
- План управління якістю:вкажіть, як ви керуватимете якістю роботи за проектом, які ваші стандарти якості і як ви плануєте їх підтримувати. Наведіть передбачуваний розклад перевірок якості або підбиття проміжних підсумків.
Може здатися, що це величезний обсяг інформації, але пам'ятайте, що це лише взірець плану управління проектом. Хороший план не обов'язково включатиме всі ці елементи.
Як зазначає Харрін, «Занадто докладний план не зробить вас розумнішим чи організованішим. Що він довший, то більше шансів, що ніхто, крім вас, не зможе дочитати його до кінця». Простий план проекту, який зручно слідувати, — це найкращий варіант.
Почніть із ТЗ
ТЗ повинне включати опис цілей і завдань проекту, його проміжних результатів, визначення етапів, попередній обсяг робіт, розрахунок часу і витрат, а також загальний опис ролей і зон відповідальності в команді.
Встановіть таймер
- Етап 1: Зацікавлені особи.Запишіть, до кого слід звертатися за допомогою, інформацією чи схваленням, та визначте спонсора проекту. Якщо список вийшов занадто довгим, розбийте його на головних та другорядних учасників.
- Етап 2: Компоненти.Це ваша ієрархічна структура робіт. Перерахуйте всі суттєві одиниці роботи та пропозиції (оцінювати їх ви будете потім, а поки що просто запишіть). Обмежте список 30 пунктами, а якщо члени команди намагаються додати ще щось, закругліться і переходьте до наступного етапу.
- Етап 3: цілі та результати.Запишіть мету проекту, потім визначте, якими мають бути його результати. Перевірте, чи все правильно, поставивши запитання: «Якщо ми проробимо все, що зазначено на етапі 2,Чи досягнемо ми наших цілей?
- Етап 4: можливі альтернативи.Які є альтернативні шляхи, які приведуть вас до тих же результатів? Чи є ефективніший спосіб досягти своїх цілей?
- Етап 5: економіка та перешкоди.Яка стратегія фінансування проекту? Наскільки він важливий у порівнянні з іншими проектами? Які ресурси вам потрібні? З якими перешкодами ви зіткнетеся?
- Етап 6: план наступу.Вивчіть список одиниць роботи та визначте, що слід зробити спочатку. Поставте у цього пункту букву A. Так само розставте Б, У т. д. Потім з'ясуйте, що можна зробити одночасно з пунктами A, Б і т. д. Так ви складете графік робіт за проектом.
- Етап 7: припущення та ризики.Які труднощі можуть зустрітися при виконанні кожного завдання? Як можна скоротити ризики чи знайти обхідні шляхи?
- Етап 8: основні показники успіху.Визначте 3-4 найголовніших зацікавлених учасника та запитайте: «Який результат швидше за все їх задовольнить?» Це будуть показники успішності проекту. Вирішіть, як виміряти кожен із них після завершення проекту.
Не захоплюйтесь плануванням
Для Рікардо Варгаса, всесвітньо відомого спеціаліста з управління проектами, головною складовою успішного проекту є оперативність дій. Керівники проектів повинні вміти швидко реагувати на вимоги клієнтів та зацікавлених осіб, а це означає, що потрібно одразу починати діяти, а не сидіти за столом та обговорювати графіки та бюджети.
На папері ваш проект не коштує нічого, тому процес планування потрібно максимально скоротити. Включайте в план проекту тільки найнеобхідніше і відразу ж починайте роботу!
Варгасвикористовує узагальнену версію посібника з планування з PMBoK. Дізнатися більше про кожен аспект його процесу планування ви можете у його блозі.
Не ускладнюйте
- Навіщо? Якими є основні переваги реалізації цього проекту для бізнесу?
- Що? Що входить до обсягу робіт з проекту?
- Хто? Які основні ролі, потрібні до виконання пункту «Що»?
- Коли? Коли потрібно виконати пункт «Що», щоб отримати «Навіщо»?
- Де? Де найкраще виконувати роботу? Де «Що» може бути використане клієнтами та кінцевими користувачами?
Найкращі методики планування управління проектами
Як бачите, навіть спеціалісти з управління проектами мають різні підходи до створення плану проекту. Правильного шляху не існує, але є один прийом, з яким погоджуються всі досвідчені керівники: перш ніж братися за роботу, уточніть із зацікавленими особами основні цілі проекту.
Ще одна порада: перед початком роботи проведіть організаційну нараду. Скористайтеся можливістю пояснити команді цілі проекту, ролі та зони відповідальності, встановити стандарти успішної роботи та вибрати методику та інструменти управління проектом.
І останнє: фіксуйте все. Записи про хід проекту допоможуть вам проаналізувати свою роботу та приймати більш виважені рішення.
Wrike – система планування управління проектами, якою користуються 14000 компаній у всьому світі. Спробуйте покращити планування!