Інтеграція комп’ютерної інформаційної системи у роботу бізнесу
Вступне слово
Сьогодні дуже модно стало автоматизувати бізнес. Повальна інформатизація – модне явище. Найчастіше керівники самих компаній, яким продали ці послуги, просто не розуміють, що саме вони купують. У їхній голові будь-яка CRM-система стає якоюсь чарівною кнопкою, яка вирішує їхні організаційні проблеми. Що це означає?
Є підприємство, яке ми назвемо «Роги та Копита», керівник якої почув від своїх колег-підприємців про те, як стало краще працювати, коли в компанії почала використовуватися нова CRM-програма. Інтегратори взяли не так дорого, проект обійшовся дешевше, ніж SAP чи «1С: УВП». Що робить людина під тиском громадської думки? Повторює!
Якщо у вас виникла думка «а чи не запустити на моєму підприємстві проект для того, щоб автоматизувати бізнес?» - Ця публікація для вас.
Трохи про автоматизацію бізнес-процесів
Спочатку розповім про правильний підхід до самої автоматизації бізнес-процесів. Треба розуміти, що будь-який системний інтегратор розуміє під бізнес-процесом сувору послідовність дій, яка є досить передбачуваною. Іншими словами, всі умови та варіанти розвитку подій у цій послідовності відомі. Якщо ж ні — цей бізнес-процес не піддається автоматизації. Відразу приклад:
А (автоматизований бізнес-процес): у нашій фірмі «Роги та Копита» секретар Марія Іванівна будь-який договір надсилає лише після особистого затвердження (візування) фінансового директора Поліграфа Поліграфовича та директора Володимира Ілліча.
З (не автоматизований бізнес-процес): у нашій фірмі «Роги та Копита» секретар Марія Іванівна дивиться, як поводиться Поліграф Поліграфович. Якщо влаштував розносдиректор - йому краще принести після планерки коньяку, а якщо він усміхається - кава. Тоді ж можна поговорити і про підвищення заробітної плати або відпроситись на день без відгулу.
Так, приклади перебільшені. Але у моїй практиці таке було неодноразово. І керівництво чомусь хоче бачити автоматизацію саме процесів класу "С". Вони вважають, що саме такі процеси потребують перенесення у формат програми, що є по суті неправильним.
Розбили? Отримуємо класифікацію бізнес-процесів, що позначаються трьома літерами (А, В чи С). Найважливіше і простіше автоматизувати процеси з маркуванням ААА, неможливо ССС. План автоматизації правильно будувати наступним чином: спочатку автоматизуємо бізнес-процеси з маркуванням ААА, потім - вводимо в маркування В і починаємо з ААВ, зрушуючи буку на один розряд вліво. Таким чином доходимо до введення другої літери, потім переходимо до АВВ і т. п. до появи першої літери С в маркуванні. Всі бізнес-процеси з присутністю С у маркуванні автоматизуються тільки після обговорення процесу автоматизації власників фірми та системних інтеграторів, тому що вони є найбільш об'ємними та витратними.
Про класи програм, що впроваджуються
Сьогодні існує безліч програм, які автоматизують якусь частину бізнесу або беруть за основу завдання автоматизації всього бізнесу в цілому. Звідси численні типи програмного забезпечення цього призначення, як: CRM, DMS, ECM, ERP, BPM і т. д. Насправді найбільш загальних типів не так багато. За весь період роботи системним інтегратором я виділив кілька простих типів програм автоматизації (які будуть найбільш зрозумілі клієнту):
Варто наголосити на цікавому факті — деякі системні інтегратори зі США схильні відмовляти від термінаERP (все-в-одному), так як сучасні CRM системи стали мало відрізнятися від ERP-програм через підвищені вимоги ринку до функціональних можливостей програми.
Основні помилки при реалізації проектів автоматизації бізнесу
Розглянемо найчастіші помилки керівників при запуску проектів автоматизації їх бізнесу:
- не оголошуються організаційні проблеми або мотивують небажання виправлення їх фразами на кшталт: «Якщо ми так працюємо, то це правильно!». (пани підприємці, змиріться з думкою, що бізнес-консультанти краще за вас знають як правильно працювати! Якщо ви не хочете нічого міняти у своєму бізнесі — навіщо ви покликали їх?);
- вибираються для автоматизації глобальні бізнес-процеси (не треба намагатися осягнути неосяжне, системні інтегратори з радістю працюють за принципом: «Будь-яка примха за ваші гроші». Але може краще для початку зняти з себе рутину, а потім планувати «політ до зірок»?) ;
- не виділяються точні критерії переходу бізнес-процесу від одного стану до іншого (будь-який стан системи повинен описуватися формально, без емоційного забарвлення; інакше — комп'ютер просто не зрозуміє, що ви хочете від нього, він не може ґрунтувати свої дії на емоціях чи інтуїції );
- намагаються заощаджувати на автоматизації (якщо ви хочете заощадити на процесі побудови економії - те, що у вашій логіці пішло не так);
- формулювання технічного завдання самостійно замість постановки завдань (ну не може людина, яка не реалізувала жодного проекту системної інтеграції грамотно написати те, що потрібно зробити технарям, вони його просто не зрозуміють);
- впровадження програмного забезпечення самотужки (найжахливіша помилка, яка приведе проект до краху з ймовірністю 99%,коли впровадження програми ставиться як завдання системному адміністратору, якому це не цікаво — додаткових грошей він не побачить — і який не має належної долі компетенції);
- саме програма А вирішить наші проблеми (будь-яка платформа, тобто програмована програма, дозволяє вирішити ваші проблеми якщо системний інтегратор має компетенцію. Іншими словами правильно вибирати інтегратора, а не програми - від нього залежить ступінь досягнення поставлених цілей).
План реалізації проекту системної інтеграції
Як тоді реалізувати проект системної інтеграції? Дам стислий план як треба побудувати роботу в цьому напрямку:
- Поставити найважливіші цілі проекту (конкретні), виділити вимоги до системи;
- Вислати вимоги та цілі кільком системним інтеграторам із міста (ті, хто готовий до вас приїхати з іншого міста чи області — виставлять дуже великий цінник, їм треба оплачувати відрядження співробітника);
- Провести порівняльний аналіз пропозицій, вибрати середнє за ціною;
- Вимагатиме написання технічного завдання (як правильно це робити — розглянемо в іншій статті), яке описуватиме не лише процес впровадження, а й оптимізувати карту бізнес-процесів;
- Виділити одного відповідального за приймання робіт та попросити побудувати процес доопрацювання та впровадження програми поетапно. Якщо проект займається кількома особами — кожен намагатиметься впхати в нього своє бачення «добре», буде чудово якщо відповідальний буде — заступником керівника або людиною, яка встигла попрацювати з більшою частиною відділів;
- Погодитись на навчання роботі в програмі та технічну підтримку (будь-яким інструментом треба вміти користуватися, Вам потрібенконсультант, який буде доступний коли вам потрібно, а не коли у нього з'явиться на цей час).
Хардкорна конфа за С++. Ми запрошуємо лише профі.