ІОУ Впровадження уніфікованих систем документації

Використання уніфікованих систем документації

Лабораторна робота 4.

Використання уніфікованих систем документації

Мета заняття–вивчення основних методичних положень та документів, що регулюють процеси впровадження УСД та здійснення галузевого (відомчого) контролю за їх впровадженням.

В результаті виконання практичного заняття студентимають:

знати вимоги організаційно-методичних документів Держстандарту України до організації робіт з впровадження УСД та контролю за їх впровадженням у міністерствах та відомствах;
отримати повне уявлення про напрямки та технології впровадження УСД;
вміти розробляти нормативно-методичні документи, які регулюють впровадження УСД.

Теоретична частина

Відповідальність використання УСД доручається підрозділи федерального органу виконавчої, відповідального цю систему документації. Науково-методичне керівництво, координацію робіт та контроль за впровадженням УСД має здійснювати головна організація з УСД, призначена міністерством.

Для забезпечення запровадження УСД керівники міністерств (відомств) видають наказ (постанову) про запровадження УСД, у якому мають бути визначені:

головна організація щодо впровадження УСД;
перелік функцій управління та організацій, у яких проводиться впровадження;
терміни застосування УСД;
склад комісії з контролю над впровадженням УСД.

До наказу (постанови) додається план організаційних заходів, до якого мають бути включені такі роботи, що стосуються безпосередньо впровадження УСД:

розробка галузевих (відомчих, республіканських) методичних вказівок, що визначають порядок впровадження УСД, визначення сфери та порядку їх застосування;
визначення переліку впроваджуваних уніфікованих форм документів та переліку неуніфікованих форм документів, що виключаються з обігу;
створення галузевої системи ведення УСД, включаючи розробку положення про цю службу;
коригування існуючих чи формування нових інформаційних масивів (окремих вибірок) із застосуванням загальноукраїнських класифікаторів ТЕСІ;
організація постійно діючих семінарів та консультацій з питань впровадження та ведення УСД та ін.

По кожному виду робіт у плані мають бути передбачені організації-виконавці, методичне та матеріально-технічне забезпечення застосування, строки виконання робіт.

Контроль над застосуванням УСД в установах та організаціях спрямований на забезпечення своєчасного їх впровадження, покращення організації робіт із впровадження та підвищення відповідальності посадових осіб, яким доручено керівництво цими роботами. Передбачається державний нагляд та галузевий (відомчий) контроль за впровадженням УСД. Державний нагляд здійснює Держстандарт РФ. Галузевий (відомчий) контроль здійснюють міністерства (відомства) РФ, які застосовують УСД, через свої головні організації із загальноукраїнських класифікаторів ТЕСІ та УСД.

Для проведення державного нагляду та галузевого (відомчого) контролю за впровадженням УСД створюються спеціальні комісії, в обов'язки яких входить перевірка наявності та ходу виконання наказу щодо впровадження УСД та плану організаційно-технічних заходів. При цьому перевірці насамперед підлягають:

виконання вимогдержавних стандартів;
виконання керівних та методичних матеріалів Держстандарту, що належать до впровадження УСД;
виконання робіт із запровадження УСД, передбачених у плані організаційно-технічних заходів;
функціонування системи ведення УСД відповідно до чинного положення про систему ведення.

Організація системи ведення та вдосконалення УСД.

Ведення УСД включає внесення змін та доповнень до державних стандартів, керівних документів Держстандарту України та інших нормативних документів на УСД, до уніфікованих форм документів та їх складу, а також розробку нових форм документів та виключення діючих з метою забезпечення достовірності та повноти інформації. Ведення УСД передбачає їх удосконалення стосовно нових завдань управління.

Основними завданнями системи ведення УСД є:

організація взаємодії структурних ланок системи;
створення та ведення еталонних або контрольних масивів уніфікованих форм документів та необхідних довідково-інформаційних масивів;
реєстрація уніфікованих форм документів;
періодичне оповіщення абонентів про зміни та доповнення до УСД та відповіді на разові запити;
аналіз масивів уніфікованих форм документів, збирання та обробка пропозицій про внесення змін та доповнень;
взаємодія із системою ведення загальноукраїнських класифікаторів ТЕСІ.

Об'єктами ведення є уніфіковані форми документів, що входять до УСД або зареєстровані у міністерствах (відомствах). Кожна уніфікована форма документа як об'єкт ведення характеризується такими даними:

У зв'язку з цим можливі такі варіантизмін та доповнень до УФД:

зміни у діючих уніфікованих формах документів без зміни коду форми за ОКУД;
створення нових уніфікованих форм документів;
внесення змін та доповнень до державних стандартів на УСД;
зміни до інструкцій щодо заповнення уніфікованих форм документів.

На узгодження змін та доповнень до УСД поширюється порядок узгодження та затвердження УСД у федеральних органах виконавчої влади.

Інформація щодо ведення УСД повинна доводитися до всіх міністерств (відомств) об'єднань, підприємств та організацій з урахуванням їхньої зацікавленості. Відповідальність за ведення УСД всіх рівнях управління несуть їх розробники відповідно до функціями, покладеними законодавчими та інші нормативними актами.

Ведення УСД передбачає підтримку у достовірному стані:

еталона Загальноукраїнського класифікатора управлінської документації (ЗКУД);
еталонів класів ОКУД, що відповідають УСД;
контрольних примірників ОКУД;
табелів, застосовуваних форм документів;
альбомів, які застосовуються форм документів.

Порядок ведення ОКУД визначає Держстандарт РФ. Еталон ЗКУД веде ВНДІКИ Держстандарту РФ. Еталони класів ОКУД, які відповідають УСД, ведуть розробники даних УСД. Контрольні екземпляри ОКУД ведуть головні організації з ОК ТЕСІ та УСД міністерств (відомств).

Системи ведення УСД діють з урахуванням спеціальних положень. Інформаційна база галузевої (відомчої) системи ведення УСД включає еталонний масив, куди входять УФД уніфікованої системи документації, розробленої цим міністерством (відомством). До інформаційної бази цієї системи входитьтакож контрольний масив, що включає уніфіковані форми документів різних УСД, які використовуються цим міністерством (відомством). Третьою складовою інформаційної бази системи ведення УСД у галузі є картотека змін до УФД, що використовуються у цьому міністерстві (відомстві).

При виникненні у будь-якої організації пропозиції щодо внесення змін до чинних УФД, вона звертається з цією пропозицією до головної організації по УСД свого міністерства (відомства). Головна організація проводить науково-технічну експертизу поданих пропозицій на їхню обґрунтованість. За позитивних результатів експертизи, якщо вони стосувалися загальноукраїнських УФД, розроблених даним міністерством (відомством), головна організація надсилає пропозиції до організації обов'язкового узгодження та за позитивних результатів узгодження надсилає ці форми та зміни до них у своє міністерство для затвердження.

Якщо ж пропозиція стосувалася загальноукраїнських форм, розроблених іншими міністерствами (відомствами), то головна організація після експертизи надсилає пропозиції до головної організації того міністерства (відомства)-розробника УФД, якого стосувалися пропозиції про зміни, що сам проводить роботу із змінами, та за позитивних результатів повідомляє про прийняті зміни до головної організації, яка надіслала пропозицію про зміни до УФД.

Завдання для самостійної роботи

1. Вивчити за ПР 50.1.019-2000 та теоретичною частиною цього посібника порядок впровадження та ведення УСД. Підготувати відповіді контрольні питання.

2. Розробити та записати у робочому зошиті необхідні документи для впровадження УСД для оформлення НДДКР у КДЕУ: наказ про впровадження УСД, план організаційно-технічних заходів та акт прозапровадження УСД.

2.1. За формою Б6 ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-87 скласти наказ про запровадження УСД. У заголовній частині наводяться повні офіційні назви міністерства та університету. На початку текстової частини наводиться мета застосування УСД. Як головний підрозділ має виступати кафедра Документознавства. Комісія з контролю за впровадженням повинна включати непарну кількість членів, очолюватись проректором та обов'язково включати керівника головного підрозділу.

2.2. Розробити план організаційно-технічних заходів щодо впровадження УСД. План є таблицю, у якій наведено найменування заходів, відповідальні виконання кожного пункту, терміни виконання. Усі графи плану заповнити конкретними даними.

2.3. Акт про завершення робіт із запровадження УСД розроблятиме на бланку тієї ж організації відповідно до встановлених вимог. Акт має бути затверджений. В акті відображається стан справ щодо виконання плану організаційно-технічних заходів у кожному підрозділі.

Контрольні питання

1. Назвіть основні заходи щодо впровадження УСД.

2. У чому основні завдання державного нагляду над використанням УСД?

3. У чому відмінність галузевого (відомчого) контролю над використанням УСД від державного нагляду?

4. Якими документами регулюється процес запровадження УСД у міністерствах (відомствах), установах та організаціях?

5. Які документи слід підтримувати у достовірному стані під час УСД?

Джерела та література.

2. ГОСТ Р 6.30-97. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Видавництво стандартів, 1999. - 10 с.

3. Лямін Б.М., Марков І.П., Саков А.А. Уніфіковані системи документації для АСУ / Под ред. Ткаченко В.В. - М., Видавництво стандартів, 1979. - 176 с.

4. Костомаров М.М. Технологія розробки УСД/ Секретарська справа, 2002 №1. - С.35-38.

5. Саков А.А. Уніфікація управлінської документації та загальносоюзні класифікатори. - М., Економіка, 1982. - 168 с.