ІТМ та матриця РАЗУ як інструменти проектного управління

Матриця відповідальності є графо-аналітичний інструмент, з допомогою якого встановлюється відповідальність виконавців за сукупність робіт у проекті.Матриця відповідальності використовується у проектному, а й у функціональному і процесному управлінні. Однак в управлінні проектом матриця відповідальності є обов'язковим інструментом та чітко узгоджена з іншими інструментами.

Матриця відповідальностізазвичай має вигляд таблиці, у якій горизонтальними рядками зображують окремі роботи, функції і процеси, а, по вертикальним стовпцям — структурні одиниці, такі як підрозділи, посади чи інші організаційні освіти (комітети, поради та інших. ). На перетині стовпців і рядків ставлять умовний знак, що означає ступінь відповідальності структурної одиниці за виконання зазначеної роботи (функції або процесу) або її частини. Найбільш простим варіантом матриці відповідальності є таблиця, в якій використовується лише один умовний знак, за допомогою якого позначають відповідальність співробітника або підрозділу за виконання зазначеної роботи загалом, без виділення будь-якої частини цієї роботи (функції, процесу)

У проектному управлінні матриця відповідальності узгоджує структуру розбиття робіт із проекту з організаційною структурою управління проектом.За допомогою матриці відповідальності на всі роботи призначається свій відповідальний виконавець, і при цьому кожен виконавець має обсяг відповідальності, що відповідає його посадовим обов'язкам, правам, повноваженням та матеріальній винагороді.

Найбільш опрацьованим різновидом матриці відповідальності є матрицяподілу адміністративних завдань управління - матриця РАЗУ. У цій матриці використовуються символи, що відображають три важливі аспекти виконання кожної роботи.

1. Прийняття рішення щодо роботи:

Я – одноосібне ухвалення рішення;

! - участь у колективному прийнятті рішення з правом вирішення

Р - участь у колективному прийнятті рішення без права вирішального підпису.

2. Управління роботою:

1 П - планування;

3. Виконання роботи та її технічне та інформаційне обслуговування:

С - узгодження та консультування;

Т - Виконання робочих операцій;

М - підготовка пропозицій;

І - отримання інформації;

± - виконання розрахункових операцій;

прочерк ■— неучасть у виконанні роботи.

При заповненні символами матриці РАЗУ необхідно дотримуватися кількох логічних правил. У кожному рядку:

• символи "!" і «Р» завжди повинні бути присутніми у рядку. При цьому символ "!" може бути лише один раз, символ «Р» — більше одного разу. Якщо в рядку є символ «!» без символів "Р" або символи "Р" без символу "!", то це є помилкою;

• символ «Я» повинен бути присутнім у рядку лише один раз;

• символ «Я» та група символів за колегіальним рішенням «!» та «Р» є взаємовиключними. По роботі може прийматися рішення або колегіально, або одноосібно, але не колегіально і одноосібно одночасно;

• символи прийняття рішення мають бути присутніми у рядку обов'язково;

• символи керування роботою - «П», «О», «К», «А» обов'язково повинні бути присутніми у кожному рядку один чи кілька разів, символ «X», тобто. символ координації можна опускати у випадку, якщо робота передбачає участь не більше трьохструктурних одиниць;

• символ «Т», що зображує виконання робочих операцій, обов'язково має бути у кожному рядку. Таких символів може бути більше одного. У цьому відповідального виконавця виділяють спеціальним чином, наприклад, підкресленням, кружком, жирним шрифтом чи курсивом.

Наведені правила повинні виконуватись у будь-якому випадку. Решта комбінацій символів дозволено.

Крім розвиненого апарату зображення різних видів участі у виконанні робітматриця РАЗУ має ще гідність : можливість переходу від символьного позначення відповідальності до чисельного та використання отриманих відносних числових показників при аналізі та проектуванні організаційних рішень за проектом . Такий перехід здійснюється через таблицю парного порівняння (матрицю переваг) видів відповідальності, що позначаються символами. У цю таблицю вносяться експертні оцінки - порівняльної значущості чи трудомісткості операцій, які стоять за кожним із символів.

Подібним чином можна оцінити трудомісткість або важливість робіт (завдань, функцій, процесів), представлених у першому стовпці матриці відповідальності.

Маючи кількісні оцінки трудомісткості робіт та операцій, що відображаються символами матриці відповідальності, можна дати загальну оцінку трудомісткості виконання робіт:

Таким чином, матриця поділу адміністративних завдань управління є не лише матрицею відповідальності, що дозволяє наочно зобразити систему відповідальності структурних підрозділів та виконавців за виконання робіт за проектом, а й є повноцінним інструментом організаційного аналізу та проектування.

ІТМ. Інформаційно-технологічна модель дозволяє інтегрувати всі роботи,процеси, базові елементи, організаційну структуру управління проектом, а також розробити докладну логіко-тимчасову структуру та інформаційно-технологічну систему проекту.

Побудова інформаційно-технологічної моделі починається зі збирання інформації про процес. Ця інформація зазвичай збирається шляхом анкетування та інтерв'ювання та заноситься до спеціальних документальних форм.

Інформаційна таблиця.

Найменування завдань, які вирішуються під час реалізації своїх посадових обов'язків	Інформація, необхідна для вирішення цього завдання*	Джерело інформації, необхідної для вирішення завдання (співробітник, відділ, організація або ДР-)	Вид зв'язку, за допомогою якого передається інформація	Документ (документи), одержуваний під час вирішення завдань"	Термін чи періодичність виконання завдання	Споживач результуючого документа (співробітник, відділ, організація чи ін.)
Підготовка та ведення таблиць зі статистичного аналізу продажів	Дані про фактичні продажі	Торгові підрозділи	Локальна мережа, e-mail	Звіт про продаж	Два рази на місяць	Менеджер відділу планування, проект-менеджер, комерційний директор

---