Як боротися з помилками співробітників, Журнал «Директор з персоналу»
Статті на тему
Помилки співробітників – поширене явище у будь-якій компанії. Робочий процес допускає виникнення форс-мажорів, збоїв та вплив людського фактора. Помилка співробітника – це привід керівника проаналізувати бізнес-процес, знайти у ньому слабкі місця і скоригувати процес. Важливо пам'ятати, що на помилках можна і потрібно вчитися, вони можуть стати не тільки проблемою, а й стимулом для подальшого зростання.
З цієї статті ви дізнаєтесь:
- Які помилки можуть припуститися співробітники в роботі;
- Як запобігти помилкам персоналу;
- Яких правил важливо дотримуватися при роботі над помилками співробітників;
- Як проаналізувати та виправити помилку співробітника;
- Як зменшити ймовірність появи нових помилок.
Яких помилок припускаються співробітники?
Усі помилки, які допускаються співробітниками, можна умовно поділити на дві групи: випадки, коли співробітник усвідомлено завдає шкоди компанії та ситуації, коли помилки відбуваються несвідомо. Причина перших, як правило, у відсутності належного контролю дій персоналу та неузгодженості дій працівників зі стратегією компанії.
Якщо немає чіткого плану дій, неясно ставляться завдання, допускається лобіювання співробітниками власних інтересів, то помилки співробітників неминучі. Зовсім інша ситуація - це випадкові промахи, допущені несвідомо. Їх причиною стають як банальна безтурботність співробітників, так і відсутність у компанії певних регламентів та стандартів безпеки.
Як запобігти помилкам персоналу?
Щоб звести до мінімуму кількість помилок персоналу, керівнику слід дотримуватися таких правил:
- Кожне завдання має виконуватися під контролем відповідальної особи. Завдання керівника – розподілити зони відповідальності та відобразити їх у нормативних документах: посадових інструкціях працівників чи положеннях.
- Нормативні документи, що регулюють діяльність груп співробітників та окремих працівників, мають бути затверджені відповідними наказами щодо компанії.
- Керівництву слід надати співробітникам повну інформацію про затверджені нормативні документи. Кожен працівник повинен ясно представляти свою зону відповідальності та розуміти, які наслідки викличе ігнорування встановлених правил.
- Виконання чинних регламентів має бути під постійним контролем керівництва. Корисним інструментом можуть стати єдині критерії оцінки діяльності персоналу.
Яких правил важливо дотримуватись при роботі над помилками персоналу?
Якщо ж помилку вже допущено, важливо створити для підлеглого таку обстановку, в якій він не злякається визнати свій промах. Відносини між керівництвом та персоналом мають бути засновані на довірі та взаємоповазі. Для начальника важливо виявляти терпимість та розуміння. Найчастіше співробітнику не хочеться визнавати свої помилки лише тому, що він боїться засудження. Якщо ж людина знає, що в будь-якій складній ситуації, вона не тільки може покластися на своїх колег, але й зустрінеться з розумінням, вонанабуває великої впевненості у собі. Для керівництва важливо створити такий стиль управління, при якому співробітники не боятимуться відповідати за свої помилки.
Якщо помилку допущено, можна скористатися наступним алгоритмом роботи з проблемною ситуацією:
Як проаналізувати та виправити помилку співробітника?
Для аналізу та виправлення помилки можна вдатися до наступної послідовності дій:
- Переконатись, що співробітник визнав свою помилку
- Створити робочу групу щодо виправлення ситуації із залученням самого співробітника
- Провести аналіз помилки з пошуком найменш витратного варіанта її виправлення
- Відновити послідовність дій, які призвели до помилки, щоб не допустити її повторно
- Вжити заходів щодо виправлення ситуації під контролем керівництва компанії
- Визначити необхідність та вид дисциплінарного стягнення
- За необхідності провести корекцію нормативних документів, що діють у компанії, внести зміни до бізнес-процесів.
Ще більше цікавих матеріалів на тему ви знайдете в розділі сайту «Психологія управління».
Як показує практика, більшість помилок персоналу підлягають виправленню. Різні лише ступінь негативних наслідків для компанії. В результаті грамотної роботи з помилками співробітників ймовірність повторення однієї і тієї ж помилки можна знизити практично до нуля. Якщо ж аналогічна ситуація повторюється за відсутності збоїв у системі, це може говорити про недбалість працівника та необхідність піддати його матеріальному стягненню. У деяких випадках доводиться навіть розлучатися зі співробітниками, які не здатні визнавати свої помилки та працювати над ними. Завдання успішного керівника –навчити персонал думати кілька кроків уперед, оцінювати можливі наслідки своїх дій. Тільки так можна зменшити ймовірність появи помилок у процесі підприємства.
Будь-який професійний керівник повинен пам'ятати, що персонал має право допускати помилки. Важливо коректно та своєчасно реагувати на помилки персоналу, створюючи атмосферу, де співробітник не боятиметься визнавати свої помилки та прагнутиме запобігати появі нових.