Як довго необхідно зберігати документи щодо ККТ
Застосування контрольно-касової техніки складається з кількох складових. Одного касового апарату мало. Його необхідно зареєструвати, а процес використання підкріплюватиме відповідними документами. А як і будь-яка ділова документація, вона має свій нормативний термін зберігання.
Отже, організація або індивідуальний підприємець, які застосовують ККТ, зобов'язані зберігати пов'язану з цією технікою документацію та подавати її на вимогу податкових та інших контролюючих органів.
Документація ця пов'язана не тільки з використанням, але і з придбанням, реєстрацією та введенням в експлуатацію касового апарату. А її неподання тягне за собою відповідальність за статтею 19.7 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КоАП). Санкція, щоправда, невелика: попередження чи накладення адміністративного штрафу громадян у розмірі від ста до трьохсот рублів; на посадових осіб – від трьохсот до п'ятисот рублів; на юридичних - від трьох тисяч до п'яти тисяч рублів.
Проте недотримання терміну зберігання зазначених первинних документів тягне за собою притягнення посадових осіб організації або індивідуального підприємця до відповідальності вже за статтею 15.11 КоАП РФ. Нею розмір штрафу коливається від 2 до 3 тисяч рублів.
Зберігати необхідно документи:
- пов'язані з придбанням ККТ (що підтверджують факт купівлі-продажу апарату та його вартість),
- пов'язані з реєстрацією ККТ (паспорт касового апарату, договір на обслуговування із центром технічного обслуговування, заява про реєстрацію),
- пов'язані із введенням в експлуатацію ККТ (паспорт касового апарату, акт за формою N КМ-1, картка реєстрації ККТ),
- з обліку операцій із застосуванням ККТ (регістри обліку,наприклад, журнал касира-операціоніста, контрольні стрічки, журнал технічного обслуговування та ін, а також погашені касові чеки).
Виняток становлять використані касові чеки та копії товарних чеків. Вони зберігаються у матеріально-відповідальних осіб не менше 10 днів з дня продажу за ними товарів та перевірки товарного звіту бухгалтерією. Не треба плутати їх із контрольними стрічками. Ті, як і всі облікові регістри, зберігаються щонайменше п'ять років.