Як економити завдяки правильному контролю над фінансами ресторану, Проблеми тарекомендації на

Найважливішим фактором, що визначає успішність ресторану, є вміння грамотно налаштувати систему управління фінансами

ресторану

Управління витратами ресторану: як правильно враховувати та на що варто звернути увагу

Які звіти та як дивитися власнику ресторану для прийняття управлінських рішень

Автоматизація управлінського обліку у мережі ресторанів

Ресторанний бізнес вважається в Україні одним із найбільш ризикованих — великі витрати, конкуренція, податки. Ресторанний бізнес займає четверте місце у списку банкрутств після магазинів одягу, меблевих та фотомагазинів, проте, за визнанням самих рестораторів, цей бізнес — один із найпривабливіших.

Найважливішим чинником, що визначає успішність ресторану, є вміння грамотно налаштувати систему управління фінансами. А для налаштування такої системи необхідний потужний пласт звітності та аналітики. І йдеться не про бухгалтерський облік — ці дані важливі лише для державних наглядових інстанцій, а про комплексний управлінський облік.

Важливо, що грамотний та правильний управлінський облік дозволяє не лише контролювати фінансову ситуацію ресторану, а й економити. Як? Давайте розберемося.

1. ФОРМУВАННЯ КОРЕКТНОЇ ТА ГРАМОТНОЇ ФІНАНСОВОЇ ЗВІТНОСТІ

Це дуже важливий пункт, оскільки помилки у фінансовій звітності ведуть до ухвалення неправильних управлінських рішень. На що варто звернути увагу:

Достовірність даних — чи немає помилок у цифрах, що заносяться вручну? Найчастіше помилки виникають через банальну неуважність: зайва прогалина в цифрі, було помилково змінено формат осередку та інші. Більше того, часто бухгалтер вносить зміни заднім числом, що так самоповинні оперативно відображатись і в управлінському обліку.

Швидкість надання звітів – наскільки оперативно формуються звіти? Чи завжди звіти готові на той час, коли вони дійсно необхідні?

Деталізація звітів — чи можна розкрити і розглянути суми без додаткових запитів бухгалтеру чи фінансисту?

Трудовитрати — чи потребує скоротити кількість працівників, які займаються управлінським обліком? Чи складно дивитися звіти?

Консолідація даних — чи багато джерел для формування управлінського обліку? Джерелами даних може бути як бухгалтерські програми, і різні складські, виробничі, спеціалізовані.

Чи правильно розроблено методологію збору даних?

2. ПРИСТРІЙ КОНТРОЛЮ КОНТРАГЕНТІВ

На що важливо звернути увагу тут:

Додавання нових контрагентів — важливо розуміти, чи справді потрібний новий контрагент, чи пропонує він конкурентні ціни, чи немає інтересу персоналу в цьому контрагенті.

Завжди краще проводити оцінку контрагента за принципом: необхідність + відповідність бюджету + ціна/якість.

Зупинимося трохи докладніше на пункті ціна/якість: перш за все, треба відповісти на питання, наскільки характеристики продукції відповідають задачі. Далі – співвідношення ціна/якість: влаштовує чи не влаштовує.

Приклад з практики: Одна з відомих бургерних мереж у Москві змогла заощадити 15% від усього закуповуваного охолодженого фермерського м'яса. Як? Почала замовляти для персональських обідів свіжозаморожене м'ясо.

Перевірка коректності контрагентів

Можливість перевірити коректність занесення контрагентів головбухом: самостійно повторно завантажити банківську виписку. Це дозволяє уникнутинавмисного спотворення контрагента у звітності.

Перевірка оборотів за найбільшими контрагентами

Дозволяє домогтися суттєвої знижки або збільшити відстрочку платежу. Також за великих оборотів дає можливість проведення тендерів, що дозволяє підбирати контрагентів і частково диктувати їм свої умови.

3. КОНТРОЛЬ КРЕДИТОРСЬКОЇ ЗАДОВІДНОСТІ

Встановлення лімітів на оплату статей витрат, бажано за невеликий доступний для огляду період.

Наприклад, від виторгу минулого тижня, наприклад,

Як же проявляється економія тут, адже витрати не змінюються? Справа в ціні грошей. Решта % від виручки важливий і необхідний для оперативної діяльності сьогодні і зараз. Не варто забувати і про коефіцієнт дисконтування: гроші, заплачені зараз суттєво дорожчі, ніж гроші, заплачені до моменту приведення.

Визначення обсягу кредиторки

Грамотний контроль за кредиторською заборгованістю дозволяє регулювати % списання, уникаючи невиправданого затоварювання складу. Необхідно тримати заборгованість на постійному рівні та чітко регламентувати виплати, адже товари – це заморожені гроші та мотивація до крадіжки.

Система узгодження платежів

Важливий пункт, який дозволяє вести як графік оплат, а й зупиняти платежі, у яких немає гострої необхідності. Також це додатковий контроль витрат — а це завжди цінно.

4. АНАЛІЗ ВІДКЛОНЕННЯ ДОХОДІВ ВІД ПРОДАЖУ

Діючий метод визначення ступеня впливу різних факторів на розбіжності між плановими та фактичними показниками обсягу продажу.

Коли фактичне надходження коштів не відповідає запланованому у бюджеті продажу, керівництво вимагає від фінансової служби пояснити причини цих відхилень. У цьому випадку можнаскористатися методом факторного аналізу. Він дозволяє виявити, який із чинників і якою мірою викликав розбіжності, і навіть зрозуміти, який із підрозділів має мінімізувати ці ризики надалі.

Розглянемо чинники, які впливають з доходу від продажів.

1. Ціна реалізації одиниці товару. Формує комерційна служба виходячи з ринкових умов та реалій конкурентної боротьби. Ця величина може підвищуватися чи знижуватися, що безпосередньо позначається дохідності продажів.

2. Структура продажів. Залежить від ступеня еластичності попиту при коливаннях ціни і від проведення стимулюючих акцій маркетинговою службою компанії.

3. Собівартість реалізації продукції. На неї безпосередньо впливають закупівельна ціна товару та виробнича собівартість продукції. Важливо переглядати технологічні картки так часто, наскільки це можливо.

4. Кількість проданих одиниць. Потрібно не боятися "грати" з цінами в меню - це призведе до встановлення єдино вірних для певного сезону та аудиторії цін.

5. АНАЛІЗ ЗВІТІВ ЗА РІЗНИМИ ПАРАМЕТРАМИ:

Ефективність кожного ЦФО (окремо різні зали, бар/кухня, офіціантів…)

Ефективність за сезонами

Ефективність event складової

Кістки — у динаміці та статиці

Ефективність за періодами

Маржинальний прибуток та ін.

Контролюйте кредиторську заборгованість та контрагентів. Слідкуйте за прибутковістю.

Намагайтеся автоматизувати або контролювати помилки в управлінському обліку.

Самостійно розумійтеся на цифрах, вводьте нові показники: вони можуть дати багато нової цікавої інформації!