Списання дебіторської заборгованості проводки, як списати зі строком давності, що минув.

Випадки, коли кредитор не може добитися від боржника погашення заборгованості або стягнути суми ні договірним, ні колекторським, ні судовим шляхом, трапляються часто.

У таких ситуаціях кредитору не залишається нічого, крім списання непогашеного боргу у фінансовий результат. Однак для проведення такої операції необхідноретельно дотримуватись положення бухгалтерського обліку та податкового законодавства.

Яка заборгованість підлягає списанню

Дебіторська заборгованість - це сума боргів різних осіб перед однією особою. Як правило, такі відносини виникають між підприємствами. Рідше - однією зі сторін виступає фізична особа.

Така заборгованість поділяється на нормальну та прострочену. Якщо компанія рамках договору авансу поставила товар, послуги, роботи контрагенту, у бухгалтерії постачальника з'являється нормальна дебіторська заборгованість. Терміни оплати не порушені, покупець поки що дотримується угоди.

При несплаті належних сум у договірну дату відбувається прострочення, заборгованість стає простроченою.

Види простроченого боргу згідно зі статтею 266 Податкового кодексу:

сумнівний — коли кредитор не забезпечив себе майновими гарантіями, наприклад, заставою чи порукою, тобто. з погляду кредитора виникають потенційні ризики неотримання оплати;
безнадійний — борг визнається нереальним до погашення та списується.

Коли борг стає безнадійним:

закінчення строку позовної давності та строку стягнення судовими приставами;
видання рішення органу влади, що анулює боргові зобов'язання;
припинення існуванняборжника - ліквідація та процедура банкрутства.

Термін давності за цивільним правом становитьтри роки з моменту виявлення прострочення або останньої дії з боку дебітора щодо врегулювання відносин.

У положення з бухгалтерського обліку надано роз'яснення про те, що прострочена дебіторська заборгованість списується окремо за кожним випадком та на підставі інвентаризації та розпорядження виконавчого органу підприємства.

у резерви сумнівних боргів;
у фінансовий результат;
у витрати – для некомерційних компаній.

Для чого потрібно робити списання? Будь-яка заборгованість, що значиться на балансі, відноситься до доходів особи і збільшує розмір бази оподаткування. Коли йдеться про підприємства, то борги становлять чималу, а подекуди суттєву суму і можуть значно вплинути на фінансовий результат та розмір податку. Подібне становище непривабливе для підприємства, тому воно прагнутиме позбутися запису безнадійних боргів.

Підтверджуючі документи

Податковий та Цивільний кодекси затвердили термін для позову -протягом трьох років з дня виявлення обставини.

Якщо дебіторська заборгованість стала безнадійною через закінчення позовного періоду, необхідно зібрати наступні докази цієї події:

договір постачання, підряду, продажу тощо, у якому міститься дата оплати;
квитанція чи платіжне доручення про перерахування авансу;
акт виконаних робіт, наданих послуг, накладна на відвантаження - якщо за їх фактом обчислюється строк для оплати;
інші подібні документи, що містять дати та строки.

Якщо дебітор виходить на контакт — робить поступові авансовіплатежі, пропонує провести акт звіряння, реструктуризацію, тобто. визнає свій обов'язок, то колишній термін зупиняється і починає відраховуватись заново. Тому такі дії не дають змоги списати заборгованість.

Також оновлюється термін під час подання позову — з моменту ухвалення судового рішення про стягнення боргів. Але якщо за позовною заявою було відмовлено у розгляді, термін не припиняється і продовжує перебіг.

Для списання боргів, якими ще не пройшов позовний період, також необхідно підкріплення документальними доказами нереальності стягнення заборгованості:

витяг з ЄДРЮЛ про ліквідацію дебітора;
постанову арбітражного суду про ліквідацію боржника та закінчення конкурсного провадження;
ухвалу суду або ліквідуючої комісії або ліквідуючого адміністратора про неможливість погашення боргів у зв'язку з відсутністю коштів та майна у дебітора;
акти судових приставів про нереальність справляння необхідних коштів тощо.

Без подібних документів-доказів кредитор не може зробити списання, оскільки це може обернутися звинуваченням у необґрунтованому та неправомірному втіленні положень бухгалтерського обліку та зменшенні бази оподаткування.

Списавши борги, кредитор зберігає документацію, що підтверджує, протягом декількох років. Відповідно до №402-ФЗ, що розкриває норми бухгалтерії, зберігання первинні документи та регістри підлягають протягомп'яти років.

Податковий кодекс встановив обов'язковість збереження звітностіпротягом 4 років. Відлік для такої дії починається не з дати формування, а з моменту списання заборгованості з них. Це зумовлено періодом, який охоплюють камеральні та виїзні податкові перевірки.

Збереження підлягають і документи, що засвідчують обставини появи заборгованості. Такі суворі правила документознавства обумовлені критичним ставленням податкових інспекцій до вирахувань і ймовірністю невизнання збитків, що спричинить штраф, пені, донарахування платежів, а також додаткові заходи контролю та необхідність коригування декларацій.

Порядок на 2018 рік

Для переведення боргів у резерви або фінансовий результат потрібен поетапний процес, що включає коло підготовчих заходів, видання розпорядження та безпосередню бухгалтерську операцію. Перший крок – це інвентаризація.

Дебіторська заборгованість списується не єдиним платежем, а відокремленими сумами з найменуваннями, що стаєпричиною для інвентарного аналізу.

Для здійснення інвентаризації необхідна письмова вказівка виконавчого органу підприємства – керівника. Такий документ складається за строгою формою ІНВ-22 з 88-ї Постанови Федеральної служби статистики. Проте допустиме використання бланка, сформованого бухгалтерією організації на власний розсуд.

Інвентаризація проводиться у компанії на розсуд керівництва, крім випадків, безпосередньо зазначених у законодавстві. До них належать підготовка звітності для органів ФНП та аналіз майна при списанні боргів.

По кожному кварталу потрібно інвентаризувати майно суб'єкта при віднесенні заборгованості до резервів сумнівних боргів з метою оподаткування за розділом 25 таки Податкового кодексу. У статті 266 вказується, що розмір коштів, які належать до резервів, обчислюється виходячи з інвентаризаційних даних заборгованості, що виводяться після закінчення кварталу. Порядок процедури кожна фірма закріплює у своїй обліковій політиці.

У довідці надаються відомості:

Довідка додається до акту інвентаризації та є фундаментом для перевіряючої групи під час аналізу розрахунків із клієнтами і постачальниками.

Що підлягає перевірці:

рахунок 60 - аванси постачальникам та підрядникам та борги перед ними;
рахунок 62 - аванси від покупців та їх борги;
рахунки 66 і 67 - борги за позиками та кредитами;
рахунок 68 - надмірно сплачені суми та борги з податків і зборів;
рахунок 69 - надмірно сплачені суми та борги за страховими внесками;
рахунок 70 - виплати працівникам та переплати, нарахування та несплата трудових винагород;
рахунок 71 — виплати підзвітним особам, не засвідчені звітами, та витрати підзвітних осіб, що перевищують видані суми;
рахунок 73 - борги співробітників та співробітникам за іншими обставинами;
рахунок 75 - борги засновників за змістом своїх часток, заборгованості в дивідендах;
рахунок 76 - суми між дебіторами та кредиторами.

Підсумки інвентаризації вказуються в акті за формою ІНВ-17. Також до документу вноситься інформація про частину боргів, визнаних дебіторами, та частину — не визнаних боржниками. Стверджується частка заборгованості, що належить до безнадійної через минулий позовний термін давності.

Суми безнадійних боргів із простроченням позовного періоду слід вивести в окремий рядок — для обґрунтованого їх списання.

Після розгляду акта керівництво фірми видає наказ про списання боргів. Форма розпорядження є вільною. Зареєструвавши документ, бухгалтерія може фактично списати борги.

Приклади та проводки

При переведенні заборгованості від покупців у витрати обов'язково потрібно враховуватифактор ПДВ. Якщо фірма працює за схемою нарахування податку під час постачання, то, отже, ПДВ було нараховано ще за відвантаженні товарів чи послуг і не потрібно додавати у сумі знову. Протилежна ситуація, якщо підприємство працює за схемою ПДВ під час оплати.

Якщо компанія не утворила резерви сумнівних боргів, то борги списуються до розрахунку прибутку як частина позареалізаційних витрат.

Якщо резерви сформувалися, списання здійснюється з рахунку резервів. Проведення для такої операції виглядає так:Дт 63 Кт 62.

Приклади проводок : ТОВ «Вектор» здійснило інвентаризацію заборгованості у 2015 році, виявила та віднесла до резервів борги у розмірі 100000 рублів. Наступного року один із замовників товариства не сплатив поставку і незабаром пройшов процедуру ліквідації. Нереальним боргом стала сума 200000 рублів. Суспільство працює за схемою ПДВ під час оплати. ПДВ за сумою дорівнює 30 000 рублів.

Проведення:

Дп 91-2 Кт 63 - утворення резерву на 100000 руб;
Дп 63 Кт 62 - списання з рахунку резерву в повному розмірі 100 000 руб;
Дп 91-2 Кт 62 - списання у витрати 100000 руб, що залишилися;
Дп 76 Кт 68 - нарахування податку додану вартість у вигляді 30000 рублів.

Якщо можливе списання лише певної частки від усієї суми заборгованості — наприклад, при процедурі банкрутства дебітора арбітражний суд визнав його кошти та обороти недостатніми задоволення кредиторів і лише частину коштів відніс до повернення, а частину визнав безнадійними до стягнення.

Тоді кредитор списує певну нереальною до відшкодування суму та отримує іншу частину:

Дт 51 Кт 62 - боржник сплатив частину боргу;
Дп 91-2 Кт 63 - списання частини, що залишилася.

У рамках податкового обліку, який фірма веде для обчислення податку на прибуток, процедура списання виглядає аналогічно:

борги відносяться до позареалізаційних витрат за відсутності резервів;
наявність резерву веде до списання фінансовий результат боргів з рахунку резервів;
якщо після цього залишилася якась сума заборгованості, вона також списується у позареалізаційні витрати.

Списані суми продовжують бути присутніми на рахунках кредитора протягом 5 років — така норма встановлена на випадок стабілізації фінансового стану боржника та появи можливості сплатити борг.

Облік списання здійснюється на позабалансовому рахунку - 007.