Як головному бухгалтеру подолати тотальну нестачу робочого часу
Що найціннішим активом головного бухгалтера? Досить поширена думка, що це колектив, який він створив. Так, хороший колектив — це чимало, але як бути, якщо на якісне управління співробітниками постійно не вистачає часу?
Головбух приходить в офіс раніше офіційного початку робочого дня, а йде набагато пізніше за його закінчення. І при цьому все одно нічого не встигає! День пролітає як одна мить, часом і пообідати ніколи. І навіть надія на те, що можна вийти на роботу у вихідні та все встигнути, не виправдовується. А замість задоволеності роботою накопичуються втома та стреси.
Тому найцінніший актив — це робочий час, і від того, наскільки ефективно головний бухгалтер його використовує, залежить якість роботи не лише його самого, а й усієї бухгалтерії загалом.
Цього разу поговоримо про те, як підпорядкувати собі час, щоб встигати робити все те, що дійсно потрібно, але не витрачати його марно.
Чому необхідно регулярно проводити інвентаризацію робочого часу
Робота схожа на газ: якщо її не контролювати, поступово вона займе весь вільний простір. Як тільки ви дасте слабину і дозволите собі працювати більше положень восьми годин на день, то вам завжди буде чим зайнятися. Дозволили собі затриматися на годину — відтепер так і залишатиметеся на годину довше. Морально змирилися з виходом у суботу — вийдете і працюватимете в суботу до пізнього вечора. А справ не зменшиться, скоріше, навпаки, їх з кожним місяцем буде дедалі більше. І ось уже головний бухгалтер ставить хрест на своїй відпустці, а субота стає практично офіційним робочим днем. Така поведінка — шлях у нікуди, адже на добу всього 24 години, а 25-ї не з'явиться, хоч би як ми цього хотіли. Та йздоров'я з таким графіком підірвеш дуже швидко. А про проблеми у сім'ї навіть і говорити не варто.
Робота схожа на газ: якщо її не контролювати, поступово вона займе весь вільний простір.
Вихід із цієї ситуації один — не збільшувати й без того негумовий робочий час, а скорочувати обсяг обов'язків, які ми на себе звалюємо. Насамперед йдеться про абсолютно марні функції, а також ті, які не відповідають рівню головного бухгалтера і можуть бути делеговані підлеглим.
Ви, мабуть, не раз вечорами ловили себе на думці, що час стрімко пролітає. Наче щойно прийшли на роботу — і ось уже кінець дня. І найголовніше, що навіть згадати особливо нема чого. Цілий день якась суєта, біганина, без діла не сиділи, а результату фактично й немає. Ось і засиджується головбух вечорами, щоб «попрацювати спокійно і зробити хоч щось корисне».
Давайте розбиратися, куди йде наш час.
Що таке одну годину на день і чому потрібно цінувати щохвилини
Далі ще цікавіше — звільнення від непотрібних справ однієї години на день дає економію у розмірі... півтора місяця на рік! І ця економія цілком реальна, тому що при елементарному аналізі робочого часу головного бухгалтера безглуздих завдань набереться набагато більше, ніж на годину на день.
Просто почніть ставитись до свого часу дбайливо. Щоразу, коли хтось із колег захоче відібрати у вас 5 хвилин на незрозумілу розмову, згадайте, що у річному вимірі це 2,5 дні вашого життя, витрачених на роботі марно.
Як розрахувати річний бюджет робочого часу
Щоб визначити, на що витрачається робочий час, необхідно розбити ваші основні справи на щоденні, щотижневі, щомісячні, щоквартальні та щорічні.та занести їх до таблиці (див. нижче). Наприклад, на підписання первинних документів потрібно близько години на день. Щотижневу «оперативку» у генерального директора, яка забирає півтори години, поміщаємо до графи «Тиждень». Щомісячну перевірку декларації з ПДВ, на яку витрачається півдня, показуємо у графі «Місяць». І так далі. Безумовно, всі цифри в таблиці будуть приблизними, але невелика похибка цілком допустима, оскільки нам потрібне загальне розуміння, які обов'язки йде робочий час.
Річний бюджет робочого дня головного бухгалтера (умовний приклад)
| Функція/продукт | Бюджет робочого часу, годинник | |||
| щодня | раз на тиждень | раз в місяць | раз на квартал | раз в рік |
| Підписання первинних документів |
Після того, як основні завдання в таблиці записані, підраховуємо кількість годин кожного стовпця. Потім щоденні завдання множимо на кількість робочих днів на рік (252), щотижневі – на 52 тижні тощо. Складаємо всі отримані цифри таотримуємо реальний річний бюджет робочого дня.
У наведеному прикладі фактичний бюджет робочого часу вийшов практично рівним нормативному, що ще раз говорить про те, що цей приклад є умовним, несправжнім. Насправді підсумкова цифра становить 2500, 3000, котрий іноді 3500 годин. Саме звідси виникають і 12-годинний робочий день, і робочі суботи, і накопичена за останні кілька років невикористана відпустка.
Які бувають «вбивці» робочого часу головного бухгалтера та як з ними боротися
Типова ситуація: головний бухгалтер без діла не сидить, але при цьому ефективність його роботи бажає кращого. Вся справа у «вбивцях» робочого часу. Що ви робите з шафою, яка заповнена всяким мотлохом так, що хороші речі в неї вже не поміщаються? Швидше за все щонайменше раз на рік ви проводите інвентаризацію і викидаєте все непотрібне, щоб звільнити місце. Час теж потребує щорічної інвентаризації.
Поговоримо докладніше про те, як можна впоратися з кожним із «вбивць» робочого часу.
Уявіть, що 50 осіб у компанії час від часу їздять у відрядження. І кожен після повернення дзвонить чи пише і запитує, як йому правильно оформити авансовий звіт. Мало того, що те саме питання можуть поставити різні люди, так ще й одна і та сама людина запитує по кілька разів. Корисна для головбуха подібна витрата часу? Питання риторичне.
Вихід простий — треба не полінуватись і підготувати письмові інструкції для співробітників. Як скласти звіт з відрядження, як написати звіт з придбання товарно-матеріальних цінностей тощо. А потім викласти їх разом із зразками оформлення на чільне місце — повісити на стіну перед входом до бухгалтерії або розмістити на корпоративному сервері.
Перший час дзвінків буде багато, але якщо ви проявите твердість і перестанете всіх шкодувати, поступово люди звикнуть до нових правил. Звичайно, якщо зателефонує генеральний чи фінансовий директор, то ви не зможете їм не відповісти, але VIP-співробітників не так багато, та й оформленням документів для них зазвичай займаються секретарі, яких теж за бажання можна надіслати до інструкції.
Участь у нарадах
Є наради, ходити на які головному бухгалтеру дуже не хочеться. Просто тому, що нічого корисного з них почерпнути не можна. Скажімо, «оперативка» виробничих служб, де головний енергетик вкотре посвариться з головним механіком щодо потужності нової насосної станції.
Найефективніше рішення в даному випадку — не брати участь у таких заходах. Якщо відмовитись не виходить, делегуйте цю функцію своєму заступнику. Звичайно, є збори, пропустити які не можна. Але тут є можливість для оптимізації.
Якщо відмовитись від участі у нарадах не виходить, делегуйте цю функцію своєму заступнику.
Багато планерок страждають або відсутністю чіткого порядку денного, або його невиконанням. Замість прийняття рішення з першого питання, розмова несподівано перескакує або на другий, або зовсім відхиляється від теми. У результаті дві години проговорили, а результату немає, треба збиратися вкотре. Щоб виправити ситуацію, наполегливо закликайте учасників дотримуватись регламенту.
Безумовно, зовсім позбутися підписання документів не вдасться. Але зменшити їхню кількість можна і навіть потрібно. Можливо, ви не бажаєте повністю втрачати контроль над видатковими касовими ордерами. Видайте розпорядження, що РКО у сумі… ну, скажімо, менше 1000 крб. підписує ваш заступник, апонад 1000 руб. - лише ви. Так ви і контроль над великими сумами збережете, і дріб'язок делегуєте. І із 300 розхідників, які раніше ви щомісяця підписували, 250 перейдуть на рівень нижче, і лише 50 залишаться у вас. А витрати часу на підписання скоротяться у шість разів.
Перевірка якості роботи підлеглих
Візьмемо перевірку бухгалтерської чи податкової звітності. Якщо процес формування звітності чітко не збудований і в ньому беруть участь кілька співробітників, то ймовірність помилок, спричинених людським фактором, різко зростає. І відповідно, підвищується час, який головбух витрачає на виправлення недоліків.
Якщо процес формування звітності чітко не збудований і в ньому беруть участь кілька співробітників, то ймовірність помилок, спричинених людським фактором, різко зростає.
Вихід регламентувати закриття звітного періоду, бажано з подальшою автоматизацією. Контролювати такий процес буде значно простіше та швидше. А головна якість звітності збільшиться.
Робота замість співробітників
Ох, це мій найулюбленіший пункт! Коли керівник працює замість співробітників, вони йому такі вдячні!
Головний бухгалтер, статут по кілька разів повторювати те саме, просто каже: «Краще мені самій зробити, ніж тобі пояснювати. Потім ще перевіряти ще раз доведеться…». Бухгалтер із радістю відповідає: «Так-так, ви краще зробите, професійніше!» І ніжки звісив, бо знає, що зарплату все одно отримає, а відповідальності буде менше. І при першій нагоді підкидає керівнику нові завдання під виглядом своєї «сирості та убогості».
Рішення очевидне — кожен має займатися тим, що входить до його обов'язків.
Детальний контроль підлеглих
Якщо відкласти на післязавтра те, що можна зробити сьогодні, у тебе буде два вільні дні.
Стиль керівництва, за якого співробітникам постійно треба давати «тактичні стусани», призведе до того, що вони ніколи нічого не робитимуть самостійно. А навіщо метушитися? Адже якщо завдання справді серйозне, то головбух передзвонить, нагадає, допоможе. А не подзвонив, значить, і справа не важлива, який сенс напружуватись? У результаті головний бухгалтер витрачає велику кількість часу на нагадування, на приведення співробітників до тями, на заклики до відповідальності та розжовування елементарних речей.
Вихід — використовувати лише стратегічні «стусани». Привчити підлеглих, що будь-яке доручення має бути виконано. А якщо виникла якась проблема на шляху виконання, не чекати, доки головбух поцікавиться, як справи, а подзвонити самим: «Маріє Вікторівно, привіт! Ви просили надіслати платіжку, а я не можу знайти ключа від Банк-Клієнта. Де я можу його взяти?
Кілька слів про відпустку — не розкіш, а необхідність
Що вийде, якщо вперто боротися із «вбивцями» робочого часу
Припустимо, після складання річного бюджету робочого часу у вас вийшло завантаження у розмірі 3000 годин. Це в середньому означає 11-годинний робочий день.
І припустимо, що внаслідок боротьби з неконтрольованим потоком документів, які потребують підписання, вдалося виграти півгодини на день. За підсумками року це 126 годин. Створення інструкцій дозволило заощадити ще одну годину на день. Отримуємо ще 252 години на рік. Скорочення часу на наради становило дві години на тиждень, або 104 години на рік. В результаті річний бюджет часу зменшився на 482 години, а робочий день – до 9,5 годин. Це, звичайно, не зовсім ідеал, але, погодьтеся, вженабагато краще.
Універсальний спосіб, який дозволить перемогти будь-якого «вбивцю» робочого часу, це жорсткий ліміт для кожного процесу.
Універсальний спосіб, який дозволить перемогти будь-якого «вбивцю» робочого часу, це жорсткий ліміт для кожного процесу. Наприклад, пообіцяти собі не витрачати на підписання первинних документів понад півгодини на день. А якщо не вкладаєтесь у встановлені рамки, аналізувати причини та знаходити шляхи для оптимізації. Лише так можна утримати ситуацію під контролем. Без цього ефективної роботи, що приносить моральне та й матеріальне задоволення, не вийде. Час, що звільнився, ви зможете витратити на більш важливі справи, до яких раніше не доходили руки. Або просто відпочити.